大數據時代的檔案管理模式創新問題探析

李昱龍 平頂山體育運動學校 河南 平頂山 467000

近年來，伴隨著網絡科學技術的飛速發展，我國逐步進入了大數據時代。大數據時代的到來促使了人們的生活、工作、思維方式等發生改變，與此同時，網絡科學技術的進步也給我國的檔案管理工作帶來了新的發展機遇和挑戰。傳統的檔案管理模式已經不能適應新時期社會對檔案數據管理的新要求，只有經過改革和創新，充分利用大數據的優勢，提高檔案管理工作的效率，才能適應不斷增長的社會信息化需求。

“檔案管理”，顧名思義，就是檔案館或者檔案室對檔案實體和檔案信息進行直接管理，它是國家檔案事業最基本的組成部分。檔案管理的對象是檔案，服務對象是檔案使用者，所要解決的基本矛盾是檔案的量大分散、零亂質雜等狀況與社會利用檔案要求系統集中、優質廣泛等特點之間的矛盾。要想平衡這一矛盾，首先要提高我國的檔案管理水平，使我國的檔案管理水平跟上時代發展的步伐，適應不斷增長的社會發展需求。目前，我國的檔案管理機制發展得并不完善，這就需要在大數據背景下，轉變思想、實事求是，在不斷探索中尋找改革新出路，讓我國的檔案管理水平達到一個新的高度。

一、大數據時代檔案管理的新特點

(一)擁有海量的數據資源

我國的檔案資源豐富，種類繁多，主要來源于兩個方面：一是各業務部門通過業務系統產生的業務數據轉為檔案數據，具有及時、廣泛、內容繁雜的特點；二是檔案部門通過人工填寫錄入、搜集歸類后轉為檔案數據，最為常見的是將館藏的實體檔案通過數字化技術轉為檔案數據，如拍照修圖、掃描識別等。隨著檔案數據資源“存量數字化”“增量電子化”發展模式的全面展開，檔案數據資源的數量快速增長，形成了真正意義上的“檔案大數據”。然而，傳統的檔案管理模式已不能滿足現代檔案用戶的使用需求，檔案的處理需要采取建立跨平臺、跨數據庫的新方式，這就促進了檔案管理方式的變革。

(二)有完整的數據管理體系

在大數據環境下，我國的檔案管理方式發生了很大的轉變，形成了一套以計算機為載體的智能化管理體系。檔案管理可以在計算機系統實現各種信息結構的自動化處理，實現廣泛搜集、存儲信息的目標，還可以快速、準確地實現數據信息的自動歸檔，有效地提高了檔案管理的效率。另外，檔案管理還可以借助云服務平臺運行，通過計算機對檔案信息資源進行動態化存儲與管理，實現智能化管理海量數據信息的目的。

(三)海量數據資源有實際的應用價值

在傳統的檔案管理工作中，我國大多數檔案館一直存在“重藏輕用”“重資源輕管理”的現象，大量的檔案數據資源得不到有效的利用，人們在需要檔案信息資源時不能快速、準確地檢索出來，導致檔案的價值不能有效地體現出來。而在大數據時代，不僅追求數據資源的廣泛搜索和存儲，更重要的是追求檔案管理的全智能化服務。利用大數據時代的優勢，主動建立和完善數據模型，更新數據信息，對各類數據進行甄別和分類、挖掘和分析，降低檔案數據的模糊性，實現檔案管理的個性化服務，滿足用戶需求，發揮檔案在各種事務決策、各大科學研究和工程建設等活動中的作用。

二、大數據時代檔案管理的發展現狀

(一)檔案管理機制不完善

檔案從收集到錄入系統，這中間的步驟是相當煩瑣的，而這中間的每一個細節，對以后檔案的使用率和利用率有著很大的影響。就目前的檔案管理現狀來看，我國的檔案管理機制存在很多的問題和不足，比如流程不清晰、系統不完善、管理不細致、檔案的核校機制缺乏等。這一系列問題的存在使得目前我國檔案管理工作的效率相對較低，在很大程度上不能實現檔案資源的有效利用。所以，在開展現代化檔案管理工作中，建立健全的檔案管理機制是第一步的，也是最重要的一步，同時還要細化管理流程、優化管理結構，樹立大數據意識，促進檔案管理的科學化。

(二)缺乏專業的技術型人才

在大數據背景下，檔案的收集和管理需要大量的專業性人才。目前，從事檔案收集和管理的人員并不具備專業的數據處理能力和檔案處理管理能力，對新形勢下的檔案管理模式不重視，停留在傳統的、陳舊的檔案管理模式上止步不前，不思進取、不念創新，在數據收集與最終整理的過程中都存在很大的障礙，直接影響檔案管理工作的順利展開。因此，我國應該加強對檔案管理方面人才的引進和培養，改變檔案管理中人才、技術缺失的現狀，要為我國的檔案管理事業儲備人才，提供技術保障。

(三)檔案管理的安全問題不容忽視

在檔案管理新模式發展的初級階段，有很多單位對檔案管理的基礎設施建設投入不夠，存儲設備老舊，更新不及時，系統配置不足，導致檔案資料損壞或丟失情況頻發。另外，在大數據環境下，新技術的使用，增加了虛擬環境下檔案信息資源管理的風險性，容易導致檔案信息丟失或泄露。正如我們所知，檔案具有很強的客觀性和保密性，往往涉及各種隱私和數據的安全。由于國家的法律法規在保護檔案安全性方面還不完善，再加上大數據時代檔案信息在互聯網環境下還缺乏強有力的保護墻，使得目前大數據環境下的檔案管理缺乏安全保障，存在一定的安全隱患。由此可見，我國檔案管理的安全問題也應當引起足夠的重視。

三、大數據時代檔案管理模式創新的發展策略

(一)優化檔案管理機制

大數據環境下，要實現檔案管理效能的提升，首先要從各個管理的細節入手，認真落實機制的各項職責，加強檔案管理工作中的核校力度，找出管理中的漏洞與不足，確保檔案數據信息的準確性，從根本上避免檔案信息傳遞的不科學。另外，檔案管理機構應當改變傳統的管理模式，借大數據時代之優勢，與時俱進，設立監督機制，制定獎懲制度，科學地開展檔案收集和管理工作，為檔案管理工作者提供良好的環境，從而做好檔案管理的優質化服務。

(二)培養專業的創新型、技術型人才

傳統的檔案管理模式和觀念已經不再適應現代化的檔案管理需求，我們要在新時代的發展趨勢指引下，引導檔案管理機構轉變思想觀念，對檔案管理人員進行綜合素質的培養，提高他們的各項管理技能。另外，在專業人才的培養過程中，既要堅持“引進來”策略，又要堅持“走出去”策略，鼓勵優秀人才走出國界，學習更多的檔案管理技能，引進先進檔案管理理念和技術，鼓勵管理人員不斷進取，開拓創新，齊心協力提升我國檔案管理的服務水平。

(三)創建良好的安全管理機制

網絡技術的使用，能夠更好地幫助我們進行檔案管理，提升檔案管理工作的效率，與此同時，不能忽略檔案的安全問題。首先，培養工作人員的安全意識，時刻將檔案信息的安全放在首位；其次，優化檔案信息系統，配置信息安全裝置，安裝信息保護系統，為檔案信息資源設密加鎖；再次，制定檔案管理條例，明確資料發送方和檔案管理方的權利和義務，加強各部門、各環節的相互監督，為保護檔案信息的安全提供有利的環境；最后，國家要完善《檔案法》及相關的法律法規，完善獎懲機制，多管齊下，實現檔案管理工作的安全性、高效性。

四、結 語

大數據時代，隨著檔案管理的不斷改革和創新，檔案管理模式的不斷變化，我國的檔案事業正以一種穩健的勢態向前發展，但在檔案管理工作的探索階段，我們依然應該明確目標，正視檔案管理的優勢與不足，不斷探索和改進，勇于實踐和創新，為提高檔案管理的工作效率和服務水平而不懈奮斗。