新發(fā)展形勢下事業(yè)單位辦公室行政管理工作的策略

劉志云 鹽城工學(xué)院 江蘇 鹽城 224003

任何單位的可持續(xù)發(fā)展，都離不開與之相關(guān)的行政工作，也就是說，保證行政管理工作的效率和質(zhì)量，是事業(yè)單位實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的前提基礎(chǔ)。而辦公室作為綜合、全面的辦事部門，在事業(yè)單位的正常運轉(zhuǎn)中發(fā)揮著不可替代的中樞作用。但由于行政管理工作內(nèi)容多，不僅涉及單位內(nèi)部的各個部門，還涉及文秘、檔案、值班、督察以及信息等其他工作內(nèi)容，從而導(dǎo)致處理起來較為復(fù)雜。因此，結(jié)合實際工作，切實提高事業(yè)單位辦公室行政管理工作的效率和質(zhì)量，是目前迫切需要解決的問題。

一、辦公室行政管理的現(xiàn)狀與問題

(一)行政管理制度有待完善

事業(yè)單位辦公室的工作具有一定的復(fù)雜性。在新發(fā)展形勢下，雖然事業(yè)單位為了促進(jìn)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展、滿足新經(jīng)濟(jì)體制的要求，對辦公室的行政管理工作進(jìn)行了一定的改革與創(chuàng)新，也取得了一定的效果。但是，在社會和經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的社會背景下，辦公室在行政管理工作中難免會出現(xiàn)問題，事業(yè)單位辦公室行政管理工作的相關(guān)制度要明顯滯后于事業(yè)單位的發(fā)展速度以及社會經(jīng)濟(jì)體制改革的進(jìn)程，從而導(dǎo)致辦公室的管理制度不能有效適用于實際行政管理工作當(dāng)中，以至于行政管理中所存在的弊端較大，嚴(yán)重影響和制約了事業(yè)單位的進(jìn)步和發(fā)展。

(二)員工綜合素質(zhì)水平有待提高

辦公室行政管理部門職工綜合素質(zhì)水平的高低，將直接影響辦公室行政管理工作能否有序、高效的開展，兩者之間存在必然的聯(lián)系。但就目前我國事業(yè)單位辦公室行政管理工作開展現(xiàn)狀來講，缺乏較高綜合素質(zhì)水平的專業(yè)行政管理人員，其整體素質(zhì)較差。由于行政管理執(zhí)行人員的能力水平有限，導(dǎo)致無法有效保證行政管理工作協(xié)調(diào)和執(zhí)行的質(zhì)量。除此之外，因為辦公室工作的特殊性和復(fù)雜性，無論是執(zhí)行、監(jiān)督或者是服務(wù)哪項工作的開展，都需要逐層進(jìn)行傳遞，在這個過程中就極易出現(xiàn)浪費現(xiàn)象，從而嚴(yán)重影響工作的效率，導(dǎo)致其工作效率低下。

(三)辦公作風(fēng)建設(shè)問題

長期以來，我國事業(yè)單位對辦公室作風(fēng)問題一直都是處于嚴(yán)抓嚴(yán)打狀態(tài)，將其當(dāng)作發(fā)展的戰(zhàn)略性任務(wù)，在不斷的實踐當(dāng)中也取得了不菲的成績。然而，在新發(fā)展形勢下，辦公室人員的作風(fēng)建設(shè)依舊存在一定的問題，表現(xiàn)在生活作風(fēng)、工作作風(fēng)、思想作風(fēng)等方面。在工作中態(tài)度消極、思想保守、不思進(jìn)取，不能夠真實、客觀地對自己的工作進(jìn)行評價，缺乏求真務(wù)實精神，甚至有些員工的生活作風(fēng)極度缺乏自律意識，從而導(dǎo)致辦公室行政管理難度大大增加。

二、事業(yè)單位辦公室行政管理的策略

(一)合理提高員工服務(wù)意識

辦公室作為事業(yè)單位的服務(wù)窗口和服務(wù)部門，在考慮問題和解決問題時一定要有大局觀，要站在全局的角度看待問題，不能將眼光僅局限在某個部門，更不能為了某一個團(tuán)體的利益而犧牲整個單位的利益。換而言之，就是辦公室的工作人員在工作中要嚴(yán)格貫徹落實單位領(lǐng)導(dǎo)的決策，立足于全局去開展工作，從而對各方的關(guān)系進(jìn)行妥善地處理，實現(xiàn)高效服務(wù)和參謀。事業(yè)單位辦公室的行政管理工作，要以事業(yè)單位的整體利益為工作之基本，為社會提供服務(wù)，避免產(chǎn)生因為管理而管理的此類問題。與此同時，更要突破形式主義的束縛，樹立求真務(wù)實的意識，對財務(wù)支出嚴(yán)格控制，避免不必要的浪費和鋪張，并根據(jù)單位的實際情況選擇相適應(yīng)的處理事情方法，力求將單位的利益最大化，積極創(chuàng)新與改革傳統(tǒng)的管理方式。

(二)明確各崗位職責(zé)

事業(yè)單位辦公室的行政管理工作具有一定的時效性和針對性，但在實際工作中，辦公室大部分崗位的設(shè)置都是隨機、任意進(jìn)行設(shè)置的，缺乏一定的參考性和實際操作性，從而導(dǎo)致崗位之間出現(xiàn)重疊交叉甚至是空白的現(xiàn)象，最終在處理事情和問題時就會出現(xiàn)無人問津或者是多人干一件事的極端現(xiàn)象，造成人力資源的浪費和管理的混亂。由于崗位分工不明確，在出現(xiàn)問題后也無法進(jìn)行有效的追責(zé)，也會大大降低辦公室工作人員的工作熱情和積極性，在處理問題時互相進(jìn)行推諉，從而導(dǎo)致原本很簡單的問題卻難以完成，大大降低工作效率。但是由于辦公室行政管理工作的特殊性，領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的事務(wù)也較多，如果不能對各崗位進(jìn)行精細(xì)化的區(qū)分，就會導(dǎo)致工作分配的混亂。因此，在設(shè)置辦公室崗位時，要綜合考慮，精細(xì)化區(qū)分，嚴(yán)格明確各崗位的職責(zé)范圍，逐漸提高行政管理工作的效率和質(zhì)量，凸顯其針對性和實效性。

(三)加強職員思想作風(fēng)建設(shè)

事業(yè)單位辦公室這種中樞機構(gòu)擁有一定的綜合管理職能，因此要求辦公室職員要具備全面、充足的專業(yè)知識，同時還要兼?zhèn)滢k公系統(tǒng)自動化技術(shù)以及公共關(guān)系處理技巧，更要具備過硬的工作作風(fēng)以及先進(jìn)的思想意識。由此可見，加強辦公室職員的思想作風(fēng)是多么的重要。首先，要加強辦公室職員的政策理論水準(zhǔn)，包括對上級進(jìn)行報告，對下級的行文以及日常事務(wù)的處理，都需要職員擁有較強的政策性。需要工作職員在工作中要嚴(yán)格遵守事業(yè)單位的規(guī)章制度、認(rèn)真學(xué)習(xí)黨的理論要求和上級文件所傳達(dá)的精神，從而保證在行政管理工作中能夠充分體現(xiàn)單位的核心思想內(nèi)容，緊靠黨的方針路線。其次，辦公室的行政管理工作不能只在辦公室內(nèi)進(jìn)行，要下基層走出辦公室，走進(jìn)其他部門內(nèi)，切實了解和掌握其他一線部門的實際情況，了解其發(fā)展動向和需求，并將其所掌握的資料整理后如實匯報給領(lǐng)導(dǎo)，嚴(yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行管理工作。

(四)增強團(tuán)隊協(xié)作精神

由于辦公室內(nèi)部人員所負(fù)責(zé)的工作范圍不同，其職責(zé)分工也不盡相同，但是都是屬于一個整體、一個團(tuán)隊。有些事情的處理是個人單獨就可以進(jìn)行處理的，但有些事情則需要多人配合才能完成，，因此要加強團(tuán)隊之間的協(xié)作精神和觀念，建立內(nèi)部同事之間平等和諧的關(guān)系，增強其內(nèi)部凝聚力，將行政管理工作做好。除此之外，辦公室不僅要負(fù)責(zé)處理日常固定的事物，還要負(fù)責(zé)臨時的傳達(dá)、收發(fā)之類的事務(wù)，這就要求工作人員的行政工作能力要非常的過硬，能夠統(tǒng)籌全局，在保證重點任務(wù)完成的前提下將其他任務(wù)完成好，合理安排工作時間和內(nèi)容，妥善解決相關(guān)的問題，以此提供更好的服務(wù)。

(五)加強行政管理模式的創(chuàng)新

事業(yè)單位要先改善辦公室行政管理工作的現(xiàn)狀，首先就要根據(jù)辦公室行政管理的實際情況，找出其中所存在的不足，從而將其結(jié)合起來有針對性地對其進(jìn)行改革，實施相應(yīng)的改革管理辦法。事業(yè)單位辦公室的行政管理屬于幕后工作，因此要甘于做幕后的英雄，為單位的發(fā)展貢獻(xiàn)自己的力量，提供更好的服務(wù)。還要不斷加強其廉政建設(shè)，因為辦公室人員經(jīng)常出現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)旁邊，辦公室的精神風(fēng)貌能夠直接影響到領(lǐng)導(dǎo)的形象，因此辦公室人員要做到潔身自好、一身正氣、忠于職守、勇于創(chuàng)新，做到勤政、廉政。通過不斷對辦公室行政管理模式進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新，以此實現(xiàn)事業(yè)單位辦公室行政管理的規(guī)范化、科學(xué)化，優(yōu)化事業(yè)單位對外形象，做好單位內(nèi)部服務(wù)工作，提高行政管理工作的效率和質(zhì)量。

三、結(jié) 語

綜上所述，新發(fā)展形勢下對事業(yè)單位提出了新的挑戰(zhàn)和更高的要求，辦公室作為事業(yè)單位的中樞部門，所承擔(dān)的責(zé)任更加巨大，所要處理的工作內(nèi)容在逐漸增多，其任務(wù)非常艱巨。因此，辦公室的行政管理人員要充分認(rèn)識到自身的職能作用和重要地位，加強員工的思想作風(fēng)建設(shè)，提高員工的自身綜合水平和職業(yè)道德素養(yǎng)，合理優(yōu)化人力配置資源，不斷創(chuàng)新行政管理模式。以此做好相關(guān)的輔助、參謀、協(xié)調(diào)以及保障工作。抓住行政管理工作的重點，推動工作進(jìn)程的開展，協(xié)調(diào)好各部門之間的關(guān)系。從而不斷提升服務(wù)的質(zhì)量，有效發(fā)揮自身的管理職能，推動單位全面工作的有序開展。