新形勢下如何做好高校檔案管理工作

付云金 濟寧學(xué)院 山東 濟寧 273155

在信息化時代發(fā)展的新形勢下，高校對檔案管理非常重視，檔案管理是高等教育工作的重要環(huán)節(jié)，在高校發(fā)展方面也發(fā)揮著重要的作用。在新形勢下，如何在工作中規(guī)范檔案管理是高校要考慮的重要因素。

一、新形勢下高校檔案管理的重要性

(一)時代改變檔案管理

在信息化時代背景下，隨著計算機的廣泛應(yīng)用，許多高校也紛紛利用計算機技術(shù)改變檔案管理模式。對于以前來講，許多高?；旧隙际羌堎|(zhì)的檔案，很難整理，也很難及時找到想要的答案。而對于現(xiàn)在的數(shù)字化檔案、文件數(shù)字化來講，檔案管理工作變得逐漸簡單，許多高校紛紛開通了校園網(wǎng)，校園網(wǎng)與學(xué)校內(nèi)部系統(tǒng)相串聯(lián)以及遠程教育的發(fā)展極大增加了高校檔案的需求，客觀上來講，高校檔案管理工作必須與時俱進，要提高檔案管理水平，以促進高校發(fā)展。

(二)規(guī)范化的檔案管理是管理的工作要求

在新形勢下，高校檔案管理工作的基礎(chǔ)和前提都是以整理檔案和收集檔案為主要目的。目前很多高校的檔案工作都存在一些問題，一方面是檔案整理意識度不夠高，一些高校的教職工不善于進行檔案整理，缺乏對檔案歸檔整理重要性的認識。另一方面是檔案歸納整理能力欠缺。在日常工作當中，一些教職工不能將檔案進行正確的分類。當高校進行檔案整理，需要將這些檔案拿出來使用時，卻找不到檔案在哪里，難以找到需要的資料，因為高校的檔案資料種類繁多，尋找檔案嚴重影響了教學(xué)效果，耗費了大量時間。因此，對于檔案的整理，高校要走上規(guī)范化道路，一定要明白檔案管理的工作要求并認真落實完成。

(三)有效的檔案管理能夠更好發(fā)揮其作用

檔案是見證高校歷史發(fā)展的產(chǎn)物，因此對于許多高校來講，檔案管理工作的目的不是為了整合檔案，而是為了高校在以后的服務(wù)當中能夠精準快速地找到相應(yīng)的檔案資料。許多高校檔案整理工作者只認為每天的工作內(nèi)容就是整理檔案，將檔案分類，其實最重要的是看檔案的借閱頻率，看檔案發(fā)揮的實際作用。因此，檔案管理人員應(yīng)加強自身服務(wù)意識，讓檔案資料能夠主動為學(xué)校的教學(xué)以及科研服務(wù)，盡最大限度提升檔案的作用。

二、新形勢下高校檔案管理存在的問題

(一)檔案資料不規(guī)范

傳統(tǒng)的高校檔案管理一般是對紙質(zhì)版的文件進行整理，相關(guān)制度已成熟。但由于現(xiàn)在是信息化時代，高校老師辦公都使用電腦，一方面可以減少工作量，另一方面可以節(jié)約時間，因此檔案也由紙質(zhì)檔案變成電子版檔案。就目前而言，電子版的檔案雖然更加方便，但由于很多高校對檔案管理沒有明確規(guī)范，導(dǎo)致了很多檔案在歸檔時沒有進行統(tǒng)一處理，使得出現(xiàn)了在尋找檔案時資料顯示不完整、檔案資料無法使用的問題。一些高校對檔案整理持一種隨意性的態(tài)度，對于他們而言，只需要上傳就行，由于后期資料的不完整，在使用上也非常困難，最終導(dǎo)致檔案整理沒有太多實際意義。

(二)電子檔案整理歸檔缺乏重視

隨著高校的不斷發(fā)展，需要用到的歸檔資料越來越多，不僅是學(xué)生的戶籍資料、教學(xué)資料，還有高校的發(fā)展資料以及科研資料等。但一些高校的相關(guān)部門對于資料歸檔并不重視，一些資料如果在整理過程中沒有被重視，后期可能會導(dǎo)致無法使用，甚至?xí)贿z漏，最終影響整個工作的進程。尤其現(xiàn)在很多高校的檔案都是電子文檔，對電子文檔又沒有專業(yè)的管理模式，也沒有被重視，導(dǎo)致整理檔案時比較隨意。當下的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境存在許多安全隱患，有黑客經(jīng)常會襲擊某些高校的校園網(wǎng)平臺，導(dǎo)致校園網(wǎng)平臺癱瘓，學(xué)生和教師都無法登錄，這也給檔案資料的安全保護帶來了極大威脅。

三、新形勢下高校檔案管理的變化

(一)資源易整合

在目前新形勢下，高校的管理分為很多種類，比如說人事檔案、學(xué)生的學(xué)籍檔案、學(xué)校的發(fā)展檔案、老師的教研檔案等等，這些檔案在新形勢能夠被合理整合，以達到資源的優(yōu)化整合，對優(yōu)化檔案管理也發(fā)揮著極大的作用。

(二)服務(wù)多元化

以往的高校檔案，基本上都是老師的一些教學(xué)資料或者學(xué)校的發(fā)展資料，而現(xiàn)如今高校檔案管理更加多元化，由以往的教職工和學(xué)生逐漸向社會研究人員發(fā)展，使得檔案資料應(yīng)用范圍更為廣泛。

四、新形勢下做好檔案管理的舉措

(一)加強重視并合理利用

對于許多高校而言，檔案管理部門一直以來都是比較獨立的部門，雖然它是學(xué)校的一個重要部門，它的使用率卻不頻繁，導(dǎo)致許多人就會認為檔案管理是一個可有可無的部門。再加上新形勢背景下，檔案管理逐漸數(shù)字化，這讓很多人覺得完全可以用線上的整理方式來代替線下整理，導(dǎo)致一些人對檔案管理不重視。此外，學(xué)校對整理檔案的一類人不夠重視，而且檔案長期處于不被使用的狀態(tài)，對于很多教師來說，檔案仿佛是可有可無的東西，因此會導(dǎo)致檔案管理不被重視。因此，高校領(lǐng)導(dǎo)一定要主動加強對檔案的重視，積極向?qū)W校的教職工以及其他工作人員來闡釋檔案資料的重要性以及作用，以自身的能力去提高檔案的使用率，盡最大限度發(fā)揮檔案資料在高校的優(yōu)勢，讓大家全部重視起來檔案管理，也可以將檔案管理設(shè)置為日常的工作項目。

(二)完善相關(guān)的規(guī)章制度

要想加強學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重視，一定要完善相關(guān)的規(guī)章制度，正所謂“沒有規(guī)矩不成方圓”，檔案管理亦是如此。高校要嚴格按照工作流程來進行檔案的規(guī)范化、合理化以及標準化管理。只有這樣，才能夠逐步完善檔案管理需求。一些高校由于自身的疏忽以及管理不到位，在進行檔案整理歸類時，經(jīng)常會出現(xiàn)錯誤，導(dǎo)致后期無法使用檔案文件，因此一定要加強對檔案管理的規(guī)章制度，嚴格要求檔案管理工作流程。完善檔案管理相關(guān)的規(guī)章制度是一個漫長的過程，需要在實施中逐步發(fā)現(xiàn)問題并改正，高校應(yīng)當多聽取其他部門的意見，與其他學(xué)校進行相應(yīng)溝通，取長補短，在管理上進行相應(yīng)的整改完善。

(三)提升管理者綜合素質(zhì)

在大部分的高校當中，檔案管理部門一直以來都是不被重視的，領(lǐng)導(dǎo)在安排管理者方面也沒有嚴格考核其管理能力和綜合素質(zhì)。由于高校檔案管理不被重視，因此管理者不會有太多的晉升機會，他們也就不會主動進行綜合素質(zhì)的提升。所以高校應(yīng)當努力提升管理者的綜合素質(zhì)力，采取相應(yīng)的獎勵計劃來激勵管理者。當然在管理者的選拔方面也一定要提高要求，招聘一些具有管理方面能力的專業(yè)人員，以此來提高高校檔案管理部門的整體水平。除此之外，學(xué)校還應(yīng)對管理者進行定期培訓(xùn)，鞏固并提升其業(yè)務(wù)知識水平。此外，高校還應(yīng)該引進一些專業(yè)性的技術(shù)人才，來實現(xiàn)對高校檔案資料的專業(yè)化管理。

(四)加強管理技術(shù)并優(yōu)化管理系統(tǒng)

現(xiàn)階段許多高校都會利用互聯(lián)網(wǎng)來進行電子檔案整理，電子管理模式方便傳輸，方便應(yīng)用，但同時也存在許多安全隱患，因此高校在檔案管理方面一定要優(yōu)化管理系統(tǒng)，加強技術(shù)管理。在網(wǎng)絡(luò)條件下，高校應(yīng)當根據(jù)實際使用情況對用戶的使用權(quán)限進行控制，合理設(shè)置安全驗證碼、人臉識別等技術(shù)。

總而言之，在新形勢下，檔案管理工作的要求會越來越高，需求也會越來越大，檔案管理的重要性不言而喻。高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)清楚現(xiàn)階段檔案管理的現(xiàn)狀，主動闡釋檔案管理的重要性，加強對檔案管理的重視。除此之外還應(yīng)該培養(yǎng)檔案管理者的綜合素質(zhì)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)來管理檔案，才能使檔案管理達到良好的效果。