加強房地產交易登記檔案管理的探索

潘長喜

摘 要：房地產交易在現今社會是十分普遍的情況，從一定程度上來說，房產交易從很久以前就存在。隨著經濟的快速發展，人們對于房地產也越來越重視。房地產不但能代表一個人的資產，更能體現一個人的社會水平。對于檔案部門來說，房地產檔案本來就屬于非常專業的檔案，其不但具有一定的經濟價值，更具有保存價值。房地產交易登記檔案對于交易雙方來說都是十分重要的，對于社會檔案管理來說也有十分重要的意義。房地產交易檔案不僅能反應國家在一定時期的政治、經濟文化水平，更能體現國家整體的發展水平。每個國家都有自己獨特的房地產交易登記方法，更有自己特殊的檔案管理方法。本文作者從事多年房地產交易登記檔案管理工作，通過對自己以往工作中的經驗總結，結合自己所查詢書籍得出的房地產交易登記檔案管理辦法，歸納如下，希望可以給每個從事房地產交易登記檔案管理的人員合理參考。

關鍵詞：房地產檔案；登記；信息化

房地產檔案登記管理是全面進行房地產管理的一項基礎工作。如何讓房產檔案工作更好的為經濟發展服務、滿足社會需求成為房產管理部門亟待解決的問題。

1、加強房產檔案信息系統建設

加強房產檔案信息系統建設不是純粹的把手工管理模式搬到電腦上，而是以數據的形式，對儲存數據進行合理的存儲、分發和運算，房產檔案信息管理需要構建檔案信息資源共享體系，構建互聯互通、分布共享的檔案信息服務通道，從而使得房地產檔案信息的共享將成為可能。這就需要檔案管理部門要加強對房產檔案信息的采集工作，房地產檔案信息系統要與房地產交易系統有效結合，房地產交易中產生的房產信息可以便捷的進入房產檔案管理系統，保證了全面有效的房產信息資源。另外，對于以往的房地產檔案信息也要采用有效手段，以掃描、手工錄入或者相機拍攝等手段歸入房產檔案系統，海量的房產信息在搜集完畢后，還要進行有效的歸類和組合，建立清晰的房地產檔案信息數據庫。另外，由于房地產市場交易的頻繁變動導致房屋產權不斷進行調整，作為檔案管理部門要及時對新的房產信息進行更新和整理，對檔案管理軟件不斷升級，保持信息與產權變動的同步性，實行房地產檔案的適時管理。

2、保障房登記檔案管理

隨著我國保障房建設規模的擴大，保障房登記檔案管理工作的重要性開始凸顯。國家房地產管理部門明確要求，市、縣級住房保障主管部門，應當依法建立住房保障檔案信息利用制度，利用住房保障檔案信息，為住房保障申請、審核、分配、復核、退出等管理工作服務，為房屋管理、使用、維護提供依據。且應當依法建立住房保障檔案信息公開和查詢制度，規范公開和查詢行為，依法保障住房保障對象的合法權益。市、縣級住房保障主管部門應當配備必要的檔案管理人員，確保檔案安全，統籌安排檔案管理經費，確保足額到位，并嚴格按規定用途使用，不得擠占、挪用。要求對住房保障對象檔案按照“一戶一檔”的原則，在申請人獲得住房保障后三個月內完成歸檔。住房保障房源檔案按照“一套一檔”的原則，建立保障性住房的基本情況、使用管理情況，在房屋分配使用后三個月內完成歸檔；成套房屋應當按套建立檔案，宿舍應當按間建立檔案。建立紙質檔案并同步建立電子檔案，相互印證。對于有不按規定歸檔、涂改偽造檔案，以及擅自提供、抄錄、公布、銷毀、出賣或者轉讓檔案等行為的責任人員，依照公務員法、檔案法等法律法規給予處分；構成犯罪的移交司法機關依法追究刑事責任。

3、建立房屋的全生命周期檔案管理

隨著經濟社會的發展，近年來，我國已建成房屋建筑物的面積不斷增加。由于不同時期建造的房屋有不同的設計標準，在使用過程中，材料老化、房屋改造裝修等，嚴重影響了房屋的使用安全及使用壽命。目前的房地產檔案信息大多集中于房屋權屬、面積、戶型以及交易過程等信息，反映不出來房屋質量狀況目前，我國還沒有比較完整的針對房屋建筑物在長期使用直至拆除階段安全管理的法律法規，相關機構和資金也不能有效應對房屋建筑物的安全管理工作。而國外的房子看起來都很整潔是因為當地有一套完整的房屋檔案，政府會定期按照年份給房子做檢查、維修，這種做法值得借鑒。為了全面掌握各類房屋的“健康”狀況，今后我們可以建立房屋的全生命周期檔案，包括建于什么年代、什么結構、設計者和施工者是誰、產權人是誰、曾經遭受過怎樣的自然災害、什么時候對房屋進行過維修，以及什么時候進行過安全鑒定等，從房屋的開發建設到最終的拆除，所有的情況將全部計入檔案中。而且該檔案也會實時動態更新，“比如某房屋的公共部位進行了維修，物業公司隨后就要把相關記錄上傳，記入檔案。”可供業主或者其他相關權利人查詢。從房屋的開發、建設到交易、登記情況，再到建成后的物業管理、使用維護直至最終拆除，房屋在其全生命周期之中的各種情況都將一目了然。將為政府的宏觀決策提供支持。同時，也將服務于一些具體的工作。比如住房限購中核查購房人已有住房的情況，保障房資格核查申請人住房情況，差別化稅收和貸款中核查首套房、二套房等，都可以利用全生命周期檔案查詢，此外，通過信息的接口，還為地稅、統計等部門提供了房屋的信息。由于住宅房屋的一些情況涉及隱私問題，因此檔案并不會對外公開。但進行房屋產權轉移交易時，市民可以提出申請，查詢房屋的交易記錄等內容。

4、破解產權登記的遺留問題

每種制度都有優點，也當然不可避免的擁有缺陷，房產產前登記中就有很多的遺留問題。通過對這些遺留問題的處理了，不但能提升房產交易登記檔案管理的質量，更能為更好的服務人民打下基礎。在很多人購買商品房時，對于商品房交易登記程序和手續不是十分的了解，這不但導致買房登記的人多跑很多冤枉路，更導致對我們房地產登記交易部門的不滿。因此，經過對傳統房地產登記的思考，通過改革傳統的房地產交易登記模式，不但解決了買房者的困擾，更為我們更好的對交易檔案進行管理墊定了基礎。

5、努力提高房地產檔案管理者的素質

不管從事什么行業，很多時候人員的多變性是導致問題發生的原因。因此要想從根本上加強房地產交易登記檔案管理，最重要的也是最實際的就是提高房地產檔案管理者的素質。只通過日常的技術培訓、思想教育培訓，對每個員工來說都是不夠的。想要日程交易登記檔案管理的好，還要進行更高層次的管理。首先要根據每個檔案管理人員的不同條件，進行具體的知識培訓和素質培養，以求達到更適合工作的水平要求。在工作中遇到問題時要樹立換位思考的思想模式，以求達到在發生問題時能夠更好的處理和解決。對于員工的日常培訓，不能單單是進行單方面的知識培訓，要加入多方面的知識，更要以提高每個員工的素質為基本要求進行培訓。對于不斷融入人們生活的新技術，也要要求每個員工都能熟練掌握和運用。通過培訓以求每個檔案工作者都能有熟練的技術水平，高尚的道德素質和較高的素質。

總之，加強房地產檔案登記管理，已成為當前房地產檔案管理工作的重要課題。作為房地產檔案管理人員要充分認識到這一點，在實際工作不斷探索檔案管理的手段和方法，切實提高房產檔案管理水平。

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