加強檔案管理服務水平推動檔案管理的信息化

李曉敏

摘要：隨著信息技術的飛速發展，加速了當前檔案信息化管理的轉型，檔案管理信息化的實現是檔案管理的一個重要變革，對檔案管理的服務水平提出了更高的要求，也為檔案管理提高平了新的思路要求。因此，在當前的檔案管理運作中，應有效結合先進技術，全面提高檔案管理的信息化水平，使檔案管理可以更好地服務于社會。當前，檔案管理信息化的發展還存在一些不足，為實現檔案管理的現代化建設，本文對加強檔案管理服務水平、推動檔案管理信息化的方法進行了一些分析和探討，以供參考。

關鍵詞：檔案管理;服務水平;信息化

引言：隨著社會和科學技術的發展，當前檔案管理的任務是加快檔案管理的信息化進程。實現檔案管理信息化，不僅要創新檔案管理理念，更要充分利用信息技術，在實踐中應用新的檔案管理方法。但是，在當前的現代檔案管理方式中，現代網絡安全對檔案管理信息化的影響更大，對電子檔案管理提出了更高的要求，實現檔案管理信息化還有很長的路要走。

一、檔案管理信息化的概述

所謂檔案信息化，是指在國家檔案管理部門統一規劃和組織下，將現代信息技術綜合運用到檔案管理活動中，為檔案信息資源提供加工、管理和利用服務。換言之，檔案信息化是指檔案管理方式從檔案的歸檔轉變為向社會提供數字化信息服務的過程，這是一個長期的演進過程，檔案部門必須不斷引進最新的信息技術和設備，以提高檔案管理和利用的現代化水平。目前，現代信息技術廣泛應用于檔案管理領域，無論是電子檔案的創建，還是傳統的紙質檔案的存取，都需要信息化的管理。檔案信息化管理的深度發展主要是提供有效的系統處理和精細化的信息，以滿足不同層次、不同角度的需求。計算機打破了信息獲取和傳輸的時間和空間限制，方便快捷地滿足了人們當前的需求，檔案網站和數字檔案也應運而生。隨著檔案管理信息化的不斷普及，人們可以在信息化條件下共享檔案信息資源。

二、檔案管理信息化的重要性

傳統紙質檔案隨著時間的推移容易出現損壞，使得此類損壞的檔案信息更難恢復，需要更多的人力、物力和財力。在檔案管理信息化過程中，有效避免傳統檔案管理操作的各種弊端，利用計算機系統實現檔案信息的存儲，使檔案管理的更長久、更穩定。傳統的檔案管理任務比較繁瑣，查找和讀取文件信息需要很長時間，而且文件管理人員的工作強度比較高，效率不高。互聯網信息技術在當前檔案管理工作中的普及，為檔案管理工作增添了巨大的技術優勢，因此，為加快檔案管理信息化的發展，必須創新檔案管理方式。在檔案管理的信息化環境中，簡單地將檔案信息輸入計算機，不僅大大提高了檔案管理的效率，而且減輕了檔案管理人員的勞動強度，避免工作融人員在編輯和研究檔案上投入了更多的精力和時間。在檔案管理的信息化模式下，檔案信息的檢索和查詢可以在計算機系統中完成，非常高效，充分體現了檔案管理資源共享的便利性。在檔案管理信息化進程中，有效改善了傳統檔案管理無法共享和浪費資源的問題，全面提高信息資源的使用效率，實現了檔案信息的資源共享。

三、加強檔案管理服務水平，推動檔案管理的信息化

1.提高檔案管理人員的職業素質

提高檔案管理人員的專業素質，是加強檔案管理安全保密工作的第一步。一是要注重檔案的集中統一管理，檔案保管人要善于對檔案進行分類整理;其次，在聘任檔案保管人時要適當提高標準，引進優質檔案管理人才，認真審查檔案管理人員的安全保密工作;三是檔案管理人員要不斷提高業務素質，提高自身安全保密管理水平;最后，企業或單位要重視檔案管理人員的安全保密培訓，要做好檔案管理信息化建設工作，檔案管理人員要及時跟上信息化的發展趨勢，提升檔案管理信息化工作水平。

2.統一信息管理設備的分布

為了使檔案流動化、便捷化，逐步將紙質檔案信息轉化為數字化檔案信息，該技術的實現必須依靠網絡設施，應充分利用計算機文件管理系統，實現計算機網絡部門的全范圍化。其功能包括檔案的自動編目和檢索、檔案的自動全文存儲以及其他相關的信息工作流程。因此，有必要統一所用計算機的型號和規格，這是文件管理信息化的硬件保障。需要在計算機內部使用具有更大內存的大容量載體，以滿足數字信息的所有要求。隨著各單位檔案數量的逐漸增多，檔案保管負擔加重，同時面臨紙質檔案自然老化和人事管理不科學的損害，因此，使用大容量的載體可以有效地解決這些問題。在工作中使用計算機磁盤存儲設備和光盤存儲系統，尤其是光盤存儲系統，可以解決傳統文件存儲的問題。大容量存儲介質不僅解決了繁瑣的檔案管理問題，而且為歸檔和整理提供了便利，快速實現檔案的交換共享。高速信息網絡的快速信息傳輸和豐富的信息資源提供了一種新的文件管理方式，成為信息時代信息管理和交流的重要基礎。因此，檔案管理應逐步適應這一趨勢，選擇標準化、通用、可靠的檔案管理系統，實現檔案信息和傳輸資源的共享。

3.建立規范化的檔案管理機制

在進行檔案信息化建設時，要明確網絡和數據安全運行的相關責任，要從實際出發，切實建立相關的管理制度。檔案管理部門的核心是嚴格按照國家有關政策，建立適合信息化建設的檔案管理制度。一是管理規范檔案管理技術，完善檔案管理的工作流程。二是確保檔案管理的安全性和完整性，建立相關的安全管理措施，特別是在電子檔案領域。員工要有高度的工作責任感、負責任的工作態度和服務意識，提升檔案管理的標準。此外，檔案標準化管理流程包括檔案管理標準、統計標準等，這些相關標準有效地平衡了檔案管理的工作情況，還可以對工作情況進行量化檢查。在評定過程中，如果各項標準沒有建立，信息庫資源的衡量標準設置不完善，就無法對信息庫進行監督，保證信息庫的合理性。因此，各部門要按照規范化的檔案管理機制，建立合作體系，形成暢通的檔案網絡，實現資源共享。

4.提高檔案信息和數據的安全性

就檔案信息本身而言，應采用加密技術，進一步提高安全性和保密性。信息加密通常是指重新整合檔案信息，使其只能在發送方和接收方之間打開，這種加密技術可分為雙密鑰加密和單密鑰加密兩個方面。單密鑰對文件進行加密具有計算量小、加密效果顯著等諸多優點，但這種計算方式在分布式系統中使用難度較大，密鑰管理難度較大，增加了檔案管理的操作成本。目前雙密鑰在信息加密管理中的使用比較廣泛，是一種將兩個加密密鑰結合起來的加密系統，在檔案加密中的應用效益更加明顯。此外，企業或單位要從進一步加強檔案管理信息化建設的角度，加強檔案信息和數據的安全保護。企業或單位要繼續引進成熟的檔案管理信息技術和基礎設備，不斷完善檔案管理信息化操作系統，加大檔案管理信息化建設的資金投入。同時，企業或單位可以加強與網絡服務商的合作，爭取網絡資源的優惠，與大企業通力合作，獲得技術和資源支持。此外，要做好軟件管理，及時發現和解決檔案管理軟件的漏洞，對檔案管理進行二次審查，提高檔案管理工作的效率和質量。

結語：檔案信息化是檔案管理的一個重要發展趨勢，特別是在信息技術快速發展的新形勢下，檔案信息化是國家信息化工程的重要內容，通過檔案信息化的實現，可以有效提升檔案管理水平，促進了檔案管理的工作效率和文件信息的共享。因此，我國必須在實踐中抓住機遇，在檔案管理工作中不斷創新，實現檔案信息資源與時俱進的高效開發利用。

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