藥企OA系統設計開發研究

陳靈

摘要：當今社會科技發展迅猛，互聯網技術已經逐漸滲透到各行各業，OA（Office Automation）系統就是其中最常用到的一種，能夠有效提高企業辦公效率，改變傳統企業內部信息傳遞速度較慢、工作效率不高的問題，同時可能很好的解決信息數據處理過程中出現的各種錯誤情況。本文以藥企為例，簡要分析OA系統的設計開發，以供參考。

關鍵字：藥企;辦公自動化系統;開發設計

企業要想更好的適應社會發展，需要不斷優化辦公方式，結合當下先進科學技術，力求節約經濟成本、提高企業整體辦公效率與運營效果。設計并開發適合藥企發展的OA系統，具有應用便捷、操作簡單、信息采集率較高、協同多個部門運作等優點，尤其適合當下社會市場經濟發展要求與快節奏的工作方式，為企業高效率經營管理注入了新的力量。

一、藥企實際需求

隨著互聯網、電腦、手機、5G網絡的相繼出現，傳統的辦公方式越來越無法適應當下快節奏的社會發展步調，也無法應對市場經濟發展。對于藥企而言，醫藥行業產品種類繁多，包括藥品、化學制劑、醫療器械、玻璃儀器等，每一項大類下面又會細分為多個小的類目，醫藥產品的特殊性決定了藥企區別于其他行業的管理特點：首先，產品種類繁雜且產品編碼沒有規律，查找時需要耗費大量的時間、人力和物力，加之藥品需要嚴格把控批號與有效期，更加需要嚴格管理出入庫;其次，藥企的銷售模式與售后處理流程相對復雜，業務流和資金流呈反方向流動，業務量較大且多數會和醫院展開合作，涉及的用戶也較多，使得藥品經營全過程業務量很大，如果仍舊沿用傳統的辦公方式，很難跟上企業發展腳步，應對越來越龐雜的運營管理問題，實現采購、銷售、業務的流程化管理;最后，藥企管理機構大多呈樹型，銷售渠道復雜且中間環節可能涉及多個分銷商或零售終端，會采用分支機構、連鎖經營管理等，這就容易導致各分支機構的庫存資料、業務資料無法及時匯總到總部，從而影響到總部對庫存、采購及銷售的正確決策和統一調配，急需要自動化的辦公系統來優化辦公環境，提高辦公效率。

二、OA系統的設計目標與原則

（一）目標

藥企中的綜合辦公管理系統設計目標是通過先進的互聯網、計算機信息技術來優化辦公應用，構建一個能夠覆蓋企業內部的自動化辦公平臺，運用網絡信息技術搭建一個高效率、高質量的辦公平臺，實現資源共享、協同辦公等工作內容，為各個部門員工查詢、處理事務提供便利，同時也為領導下達命令、實時動態跟蹤和強化監督提供便利。簡單來說就是實現信息資源的共享化、辦公方式的現代化、信息傳輸的網絡化、人員管理的人性化，由傳統的紙質化信息傳遞逐漸轉變為無紙化辦公，使得企業管理全過程規范化與信息資源傳遞的集中式管理、分散式應用。

設計開發OA系統，藥企可以實現對整個辦公流程的規范管理與信息約束，全面實現對管理的制度化規范化，進而大大提高企業內部整體辦公效率，保障人員溝通暢通無阻礙，工作指令傳達快速清晰，員工可以及時收到指令并展開工作，領導可以及時了解工作或項目的完成進度，同時還可以減少辦公過程中通訊、紙張等用品的大量消耗，起到綠色辦公、高效辦公的效果。

（二）原則

OA系統的設計原則主要表現在以下五個方面：一是穩定性與可靠性。服務器承擔著大量的數據交換和數據處理業務，如果在投入使用后頻繁出現卡頓甚至死機，不僅無法提高辦公效率，還會導致工作無法在規定時間內完成甚至耽誤重要任務傳達，因此在OA系統具體設計中，設計人員應當特別重視系統的穩定性與可靠性，結合實際資金預算和辦公需要選擇適合的服務器配置、操作系統功能配置等，如果出現故障，應當第一時間確保信息數據不會丟失，然后在此基礎上完成修復，待系統完全恢復正常后再繼續辦公。二是可擴展性和開放性，當前藥企不斷發展壯大，所承接的業務也越來越多，因此系統設計完成后不能只滿足于現在的需求，應當要能夠在之后相當長的一段時間內都可以滿足日常辦公所需，尤其是網絡與資源平臺要能夠擴展和開放，同時還需要更加靈活，以應對不斷擴張的業務和技術要求。三是先進性和成熟性，系統設計開發勇當務必確保符合當下社會經濟發展，所有設備和技術都相對成熟，已經有其他企業使用且效果良好，只有同時具備成熟性和先進性，設計開發出的OA系統才能使用更加長久，出現風險的概率也會大大下降。四是實用性和可管理性，設計開發出的OA系統要確保符合實際辦公需要，可以與當前所使用的辦公流程、信息傳遞流程相匹配，在此基礎上可以有一定程度的優化但是不能完全照搬他人的系統，以免大相徑庭，不僅無法提高辦公效率，還會延誤工作進度，給日常辦公增添阻礙，應當要考慮到系統使用的性價比，精簡網絡配置步驟便于后期的管理和維護，即使使用過程中出現故障也能夠第一時間得到解決，不會對工作產生較大影響。五是安全性，這也是OA系統設計開發的重心，一定要保障數據信息資料的安全，盡可能采用三層開發模式并限定用戶的權限，所有用戶只能間接存取數據，無法直接獲取數據信息，確保數據內容和結構對普通用戶完全屏蔽，以最大限度確保數據信息安全。

三、OA系統的模塊設計應用

整個OA系統包括四個環節：

一是郵件管理管理模塊，可以實現企業內部全體員工之間的一對一、一對多郵件收發，這樣即時通信的方式能夠最大程度滿足日常辦公需要，減少紙質化信息傳遞并能大大提高辦公效率。這一模塊的主要內容包括管理員、郵件、員工和部門，管理員負責創建和刪除郵件并能與各個部門之間形成聯動，作為總管理者可以確保企業內部所有郵件收發無誤，信息數據傳遞暢通無阻。

二是日志管理模塊，一般會運用到Web技術、工作流等，可以方便每位員工羅列當天工作，總結工作進度、重難點等，通過日志管理，員工也可以向領導匯報工作進程和問題并提供相應的數據分析，便于領導以此為根據進行決策，進而促進企業的良性發展，這一模塊的主要內容包括個人日志、垃圾箱、草稿箱、加密文檔等。

三是工作流管理模塊，這也是整個OA系統的主要功能模塊，會將大量的Web技術內容融合其中，并同時結合業務、發文、數據的輸入輸出等流程，其中業務流程包括申請、審核、通過和實施，發文流程包括擬稿、審閱、校對、通過、發文、存檔，數據的輸入輸出流程包括申請、審核、通過和整合處理。基于工作流所設計的模塊功能會更加具有系統性和完整性，結合數據層完成操作并針對相關領域對象進行建模，更加具有實用性且便于操作。首先，基于工作流進行分層設計開發，將各個模塊功能封裝到兩個數據接口中，一個是Work Flow Remote Service，另一個是Work Flow Service，這樣可以確保數據的對應遠程對象封裝，也就是說可以將Work Flow Remote Service封裝到Work Flow Service的對應遠程對象中，實現合理化調用Web層應用程序的效果。當前大多數藥企的OA系統設計開發都是針對多個Managager類項目展開，這樣設計的最大應用優勢在于，企業能夠基于不同的工作流，在不同的工作領域實現對象延遲加載，然后對應不同封裝對象系統建立業務審批機制，實現不同類別的業務審批功能，最后統一匯總納入系統業務申請中，根據設定時間發起相關業務流程。除此之外，OA系統的設計開發中應當設計Session Bean，目的是對于關鍵數據信息，系統可以實現系統化封裝并建立業務審批UML時序圖。

四是信息交流管理模塊，即使企業內部工作人員的交互平臺，又是整個系統的信息分享平臺，主要融入Web技術內容和工作流的設計理念，根據不同功能設計多個子模塊，囊括公告、論壇、意見、工作計劃、工作總結等，可以完整的構建企業內部信息交互體系，為領導項目決策提供所需數據和信息，還可以針對某一個具體問題在線發起提問，集思廣益征集解決方案;可以結合抽象設計圖等功能實現系統附件屬性的構建與優化，具體體現在將功能內容抽象化后放入Publication類中，然后建立多個Replay回復機制，最后集成Publication中的多功能數據內容;還可以加入私密數據訪問項，便于提高系統開發效率和實現代碼重用。

小結：

飛速發展的社會市場經濟與快節奏的工作方式使得傳統藥企辦公方式逐漸落后，面對新時代需要，藥企需要更多的運用計算機信息、大數據、云儲存等先進技術，設計開發OA系統，以全面提升企業內部辦公效率和辦公質量，促進企業良性發展。

參考文獻

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