現代醫院綜合檔案管理問題及對策探討

施萃

(中國醫科大學附屬盛京醫院財務部， 沈陽市 110004)

1 醫院檔案管理的內涵范圍

醫院檔案以紙質和數字形式真實記載醫院的發展歷程及各項業務活動，并作為醫院歷史和文化真實再現的載體，通過檔案可以了解醫院歷史，體現醫院文化的傳承和發展。醫院檔案管理就是對醫院所有檔案進行科學分類、歸檔、編號、存儲/存放、借閱、鑒定、銷毀、查找/檢索以及日志記載。因此，加強醫院檔案管理已經成為醫院文化建設和醫療業務開展的有效途徑之一。以醫院的財務檔案為例，它是醫院檔案的重要組成部分，其主要工作內容包括涵蓋各類原始憑證等各類記賬憑證、各類賬簿(總賬、明細賬、科研明細……)、賬務賬表(年報、預算、決算……)、銀行對賬單、工資發放(績效、福利、計稅扣稅明細……)以及與銀行的業務往來信息[1]。其他檔案也都具有相應的工作內容和管理規范，本文定位于醫院綜合檔案管理的共性問題及對策研究。

2 醫院檔案管理的目的意義

2.1 為經營決策提供信息基礎

醫院的發展需要領導班子在發展的關鍵節點做出科學的經營決策，而正確決策的制定需要可靠詳實的依據為支撐。醫院檔案記載了醫院的發展歷程及其各方面的業務信息，醫院決策者可以通過這些檔案全面了解醫院的發展歷程、經營特色、財務狀況和優勢及不足，從而確立發展目標，明確制定出適合于自身發展的規劃，改善醫患關系，提高職工滿意度行業口碑。

2.2 為相關醫療糾紛提供可靠證據

醫院經營管理中起舉足輕重作用的是醫患關系，在大數據、人工智能高度發展的時代，對醫院經營起決定性作用的是口碑。醫院的醫療和服務水平與患者的切身利益乃至生命安全都密切相關，這也是患者選擇就診醫院的最關鍵因素。這些年暴露出的逐漸緊張的醫患關系，給許多醫院帶來了很大的負面影響，直接影響了醫院的口碑，甚至阻礙醫院的經營發展。醫院檔案詳細記錄患者的就診及相關情況，如果出現醫療糾紛，就可以依據患者就診檔案科學合理地明確各方承擔的責任，及時向社會各方公布實情，保護患者利益的同時也減小醫院損失。

2.3 為文化建設提供指導

為培育醫院文化提供參考。醫院必須根據自身所處的歷史和現狀、內外部環境、醫療制度、管理方式和員工的狀態來建立檔案，并認真探索如何才能建立醫院文化動態沉淀的長效機制，以創立自己的文化品牌[2]。

為宣傳醫院文化樹立典型。醫院的締造者、決策者、崗位能手等都是單位的正面典型，其言行代表了醫院的形象，是醫院文化的重要組成部分。榜樣的力量是無窮的，通過典型案例傳播正能量，能獲得明顯的激勵和教育成效。如果人人都以先進為榜樣，單位的凝聚力必然得到增強，每個個體的道德和職業素養提高，從而達到弘揚醫院優秀文化的目的[3]。

為鞏固醫院文化化解矛盾。許多醫院通過減員增效、下崗分流等措施實施改革以調整結構，但這樣也帶來許多新的問題，產生了新的矛盾。這些矛盾和問題得不到有效解決，就不能最大限度地調動醫院職工參與改革的主觀能動性，也不會產生預期的效果。通過民主程序征集職工提案，對提案進行分類、梳理，了解職工的關切，有針對性地開展政治思想工作，消除隔閡，建設和諧的醫院文化，增強醫院的凝聚力和全體員工的向心力，豐富文化建設內涵，筑牢文化建設根基。

為傳承醫院文化編修檔案。醫院的檔案記載了醫院的成長軌跡，承載著醫院的未來希望。醫院輝煌的歷史激勵員工奮發向上的斗志，更覺事業之偉大，責任之重大。對于新入職員工，醫院歷史檔案可以使他們快速地了解醫院文化，更好更快地融入其中，成為醫院文化的見證者和傳承者。

為創新醫院文化維護權益。病人就醫檔案是醫院檔案的重要組成部分，也是解決醫療糾紛問題的最原始憑證。國家頒布《醫療事故處理條例》，醫療衛生體制改革不斷深入，病人的就醫診斷檔案對于處理各種醫療糾紛，保護患者利益，保障醫療安全，維護醫院名譽，促進醫院業務開展具有積極意義。必須確保病歷檔案的準確、完備，不容質疑，使其在維護各方的利益中起到不可替代的作用。

3 醫院檔案管理的問題分析

3.1 檔案管理制度不健全

在“互聯網+”、人工智能和大數據時代，大多數醫院尤其是規模大的三甲醫院都運用先進的信息技術進行醫院檔案的數字化管理和應用。各類檔案都被采集并存儲到計算機網絡系統中，便于不同業務部門之間進行數據的互通互聯和數據共享，極大地方便了醫院業務的高效開展，大大方便了患者，也為醫院創造了效益、贏得了口碑[4-5]。如此信息完整、規模巨大的檔案資料進行集中存儲，一方面帶來了數據管理的負擔，另一方面也存在完全隱患，不法分子可能會破壞或盜取檔案資料。目前醫院對此并沒有萬無一失的解決方案。這種潛在的不利局面并未引起很多醫院的管理層的高度重視，沒能從檔案管理制度上進行設計，因此缺乏檔案管理模式的創新發展。

3.2 檔案管理人員的專業水平有待提高

在信息化、網絡化和智能化時代，數字檔案管理必將全面推行。隨著檔案數字化進程的推進，醫院在檔案管理中也引入各種先進的信息技術手段，這客觀上要求檔案管理人員具備必要的信息技術素養。而目前醫院檔案管理人員的水平大都停留在傳統的以紙質和實物為載體的管理階段，他們的管理水平并不能滿足數字化檔案管理業務的需要，形成許多醫院檔案數字化管理水平不高的局面。因此，目前急需提高醫院檔案管理人員的管理水平和專業素質，培養一支專業的數字化檔案管理隊伍，提高醫院檔案管理水平，以更好地服務醫院發展大局。

4 醫院檔案管理的創新發展

目前，作者所在醫院將辦公自動化(Office Automation,OA)平臺和會計檔案管理系統進行結合，檔案主管部門和財務部門共同負責會計檔案工作的指導、監督和檢查，會計檔案的具體管理工作由財務部門負責。會計檔案管理人員負責先期的會計檔案的整理工作。首先，由財務部的檔案管理員，整理歸集所有會計檔案材料，按照檔案管理分類登記造冊并上傳OA系統后，檔案中心管理人員進行后期編號入庫、核實信息并形成電子目錄，在醫院內檔案庫統一留存。其次，后期檔案調閱利用等一系列工作，由院內檔案中心按照檔案管理規章制度執行。OA系統與檔案管理系統相融合，提高了會計檔案的利用率和監管力度，使查閱會計檔案更加便捷，節約人力和時間成本，也增強了安全性和保密性。

雖然本單位的檔案管理工作取得了一定的成效，但仍存在管理隊伍專業性需要提升、檔案數字化程度需要加強、檔案價值利用不充分等諸多問題，需要從以下方面進行加強，以充分體現醫院檔案管理的文化價值導向。

4.1 創新醫院檔案管理體系，完善醫院檔案管理制度

在新型醫療改革體系下，要勇于向傳統過時的檔案管理模式發起挑戰，打造適合于“互聯網+”、大數據和人工智能技術的檔案管理平臺。確立符合信息化時代發展的數字化檔案管理制度，建立數字檔案管理的工作規范和評價機制，明確檔案管理人員的職責，細化數字檔案的歸檔、記錄、存儲、分類、查詢和借閱等要求，重視檔案管理人員的工作績效考核，實行責權利相統一的檔案管理考評機制。

4.2 創新醫院檔案管理模式，加強信息化數字化管理

“互聯網+”時代的信息化、數字化和網絡化規模擴大，數據急劇增長，復雜度日益增加。醫院只有創新檔案管理模式[6]，充分利用先進的信息技術手段，提升檔案管理效率，才能更好地服務于醫院工作大局。醫院應從資金和技術上增加檔案管理投入，加強基礎設施建設。實現網絡設備、服務器、終端、存儲等硬件設備的更新換代，開發或購買功能完善、穩定可靠、安全高效的軟件系統，同時兼顧與醫院其他軟件系統的互通互聯和數據共享，避免產生“信息孤島”。實現紙質檔案向數字檔案的轉化、存儲和管理，確保數字化檔案管理的深入全面推行和醫院各項業務的一體化發展。

4.3 堅持以人為本管理理念，建設數字檔案專業隊伍

任何社會最缺乏的都是人才，尤其是特定領域和技能的專門人才。新型醫療改革對醫院的檔案管理人員提出了更高更專的業務要求，提升醫院檔案管理人員的數字化管理水平已刻不容緩。一方面，對已有檔案管理人員進行培訓交流，提高數字化管理水平，但他們的專業背景和業務基礎決定其發展空間有限；另一方面，醫院應增加投入聘用能勝任數字檔案管理的專門人才，打造一支精干高效、業務精湛的數字檔案管理隊伍。加強檔案管理人員與外界的聯系和交流，以保證其業務素質和能力能與時俱進。

4.4 堅持患者為本管理理念，建立檔案管理安全機制

當前醫院的數字檔案大都重點考慮信息收集全面性、檔案利用方便快捷性以及管理高效性等方面，而在檔案本身的安全保密性方面存在很大漏洞。對醫院病人的病歷檔案而言，因其記載了病人的病情及診治信息，具有個人私密性，病人絕對不希望其就診信息遭到泄露、篡改，因此對病歷檔案管理要萬無一失。對財務檔案來說，其涵蓋分類廣、明細多，且與資金密切相關，這些檔案具有一定的保密性和高度敏感性，是醫院核心競爭力的體現，其安全性也必須得到保證。要對檔案管理人員進行安全保密知識教育，增強安全保密的責任意識，掌握安全保密防護手段和技能，并邀請權威機構定期進行檔案管理的安全保密檢查。

4.5 搭建數字檔案管理平臺，挖掘數字檔案蘊含價值

很多醫院都采取一定的手段實施檔案管理，有些醫院的檔案管理也達到了一定的數字化程度，但這些數字化的檔案被淹沒在檔案管理系統中，很少有醫院對數字檔案進行了有效的挖掘和利用，未能充分體現數字檔案的價值所在[7-8]。信息和互聯網技術的快速發展，軟件系統的升級換代，硬件設備的性能提升，大數據和人工智能技術的廣泛利用，使數字檔案管理平臺的使用逐步普及，也使數字檔案價值的高效挖掘成為可能。與傳統檔案相比，數字檔案具有資源數字化、實體虛擬化、管理系統化、傳輸網絡化和利用知識化等顯著特點，運用數據挖掘、機器學習方法，結合數據分析和人工智能技術，充分利用檔案之間的關聯關系，最大限度地挖掘出可以為醫院利用的潛在價值，為醫院的決策提供依據，也使得以患者為本的理念成為可能。

5 結論

筆者對當前醫院綜合檔案管理的狀況進行了調研，指出了當前醫院檔案管理工作存在的主要問題及其產生的原因。結合當前所處的數字化、網絡化和智能化時代背景，提出了基于“互聯網+”思維、人工智能和大數據技術支撐的數字檔案管理解決方案，充分挖掘數字檔案蘊含價值，為醫院的文化建設和經營決策提供重要支撐。作者下一步將對醫院財務檔案做深入的分析研究，準確定位財務檔案管理存在的實際問題，并尋求切實可行的解決方案，提升財務檔案管理工作效能，并尋求通用檔案管理的解決方案。