信息化時代企業辦公用品采購成本控制研究

關鍵詞：信息化;辦公采購;成本控制

不論是企業日常運作還是人們家庭生活，只要存在消耗就會涉及到采購，所以毫不夸張地說，采購是我們人生活在社會上不可避免的一項活動。而大企業由于其人口數量眾多，涉及的業務范圍廣，因而相較于普通家庭而言，其消耗更快，需要的物資種類也更多，所以毋庸置疑其花費也會相當巨大的，進而很大程度影響了企業的經濟收入，因而適當的控制采購成本是不僅必要也是必須。

一、傳統采購模式成本控制存在的弊端

采購這項活動在社會生產活動中存在已久，但一直以來由于缺乏技術的支撐，使得在很長一段時間里人們只能用較為傳統的方式進行，但傳統的方式受時間、地域、價格、供應商等因素的影響，即使企業有心作控制和改變，其收效也不甚明顯，繼而不利于企業在市場中的生存與發展。

1、采購模式的單一化

傳統的采購模式由于受到地域、信息不暢通、物流等因素的影響，使得其對于辦公用品的采購大多選擇就近模式，這就在一定程度上削弱了價格優勢，使得采購的成本較高，且當企業適應了這些價格后，如果后續價格沒有太大波動且產品質量也無差別，一般而言是不會輕易改變供應商的，因為改變供應商不僅需要再次去了解市場的價格、確認收到后的商品質量，還需要適應新供貨商的供貨方式、服務模式、付款交易等等，總而言之就是會增加開銷成本和額外的工作量，使得采購成本控制更是不能得到很好地改善，這也就促使了傳統采購模式的較為單一化。

2、缺乏健全的采購體系

由于辦公用品不像生產資料那樣是一個企業運行所必須的東西，因而一般企業在對其進行采購的過程中并沒有過多的流程限制和嚴格把關，也沒有派專人去監督和跟蹤，因而就容易出現購買的無規章性和隨意性，這樣一方面會加大成本管控的難度，另一方面也容易讓有心之人鉆制度的漏洞，從而出現腐敗等問題，且有相關研究表明，隨著企業人數的增多，其出現辦公用品采購浪費甚至是不良采購等情況的幾率也會隨之增加。所以不健全的采購體系，是企業在辦公用品采購中控制成本的絆腳石。

二、信息化時代辦公用品采購成本控制的優化建議

信息化時代的到來，其強大功能的拓展和延伸改變著人們的思維和生活方式，企業的采購模式也不例外，因而針對以上問題，筆者結合自身工作經驗及認識，認為可以作以下優化和改進。

1、利用網絡資源信息，合理選擇供應商

供應商的選擇是采購中非常重要的一環，其不僅涉及商品的價格，還包括商品的質量、供貨的時效、交付的方式等等，而傳統的采購由于受多方面條件的制約，致使在供貨商的選擇上較為閉塞和局限，但隨著信息技術的發展和普及，打破了傳統意義上時間和地域的區隔，使得商品價格更為透明，也更有助于企業對于采購成本的計算和管控，并且企業還可通過網絡資源去搜尋相關廠家的資金運轉，了解商品的質量信息，以此更好實現“價格與質量”的平衡和匹敵，再加上我國運輸業的蓬勃發展，更是進一步減少了距離的差異，提升了行業內的競爭機制，為企業更進一步控制成本提供了便利。此外，網絡信息的發達也為企業重新尋找供貨商提供了便捷，企業只需要通過網絡查找和聯系就可以實現商家的更替，因而信息化的普及也從側面約束了曾經供貨商的不太道德的一些行徑，這對企業不論哪方面來說都是大有裨益。

2、搭建采購信息化平臺，規范采購流程

眾所周知辦公用品的種類繁多，包括便宜的如垃圾袋、電池、簽字筆等每日消耗品以及貴價的如投影儀、打印機、電腦等設備，雖然貴價的辦公用品不是每日都需要更換或者馬上消耗殆盡，但其被消耗卻存在難以觀察和不可預計性，而便宜用品雖然價格低廉，但由于其被消耗頻率高，東西零碎，想當然耳，積少成多也是非常龐大的一筆，而傳統的采購模式由于雜亂無章，企業想要對采購辦公用品的過程進行成本控制其難度之大不言而喻。而信息化時代的到來，使得采購系統的出現成為可能，因而所有采購的辦公用品都可以借助采購平臺進行記錄和跟進，這樣一方面解決了傳統采購模式的繁瑣和雜亂，另一方面也方便于相關部門對采購情況進行監督和查看，填補了傳統采購中的一些漏洞，減少了采購環節中的灰色地帶。與此同時，借助采購信息化平臺的搭建，規范化采購流程也可以得以順利實施，因為一個企業的管理其必然具有多層架構，如果對傳統采購辦公用品進行規范化流程，必然會涉及如簽字、審批等問題，而這些事項都需要人力的奔走完成，其間必然耗費大量的時間和精力，進而造成采買的低效率，而信息化平臺的搭建，使得簽字、審批等工作可以直接通過電腦、手機等設備完成，極大地簡化了工作流程，在提高工作效率的同時也實現了上通下達的效果，更有助企業內部的全方位把控和管理，對采購成本控制而言也是非常有利的。

結語

傳統的采購模式已經沿用多年，甚至于今天還有許多企業在使用，但是這種模式的弊病也是非常顯現的，且隨著信息技術的發展與創新，目前許多企業也對采購模式進行了優化和改進，一方面節約了企業辦公用品的開銷，另一方面也給辦公用品采購成本的控制提供了許多便捷和思路，筆者相信隨著社會的進步和信息技術的持續跟進，其最終必是大勢所趨。

參考文獻：

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[2]王存喜，王鵬.鐵路企業辦公用品和低值易耗品推行電商采購的探討[J].鐵路采購與物流，2018，13（07）：42-43.

作者簡介：

文東娟（1988年10月）女，民族：漢，籍貫：江西贛州，當前職務：采購，當前職稱：初級，學歷：本科，研究方向：采購。