新形勢下事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化分析

關鍵詞：新形勢;事業(yè)單位;檔案管理

隨著時代的發(fā)展，過去事業(yè)單位的檔案管理的工作方式，已經(jīng)暴露了其局限性，因此，對于相關工作的優(yōu)化越來越重要。檔案管理工作的創(chuàng)新與改進，能夠提升相關工作的效率和質量，同時，確保相關工作的順利開展。隨著信息化技術的不斷普及，檔案管理工作也找到了一條明確的方向，使得相關工作的開展更加高效、有序。

一、事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化重要性

（一）提升檔案信息化效率

在新的歷史形勢下，信息化技術的發(fā)展對于檔案管理工作造成了沖擊，使得檔案管理的發(fā)展趨向信息化和數(shù)字化。目前，部分事業(yè)單位已經(jīng)意識到信息化技術應用的重要性，并積極引進相關技術，使得檔案管理工作的開展，更加高效與便捷，從過去的人工查詢逐漸朝著自動化搜索的方向進行轉變。

為此，事業(yè)單位可基于信息化技術對檔案的信息化管理方式進行優(yōu)化與改善，探索一條適用于本事業(yè)單位的檔案信息化解決方案，并通過個性化的網(wǎng)絡管理信息平臺，使得檔案管理工作的服務功能更加強大，從而滿足相應的需求。

（二）促進檔案管理現(xiàn)代化

現(xiàn)代化的辦公設備與檔案管理工作有著密不可分的關系，通過管理平臺，能夠實現(xiàn)各種工作的開展，而現(xiàn)代化的辦公設備也必不可少，例如：可通過掃描儀將紙質檔案經(jīng)由掃描導入電腦，通過打印機將數(shù)字版的檔案輸出為紙質檔案等。

但是，如果要將現(xiàn)代化的辦公設備更好地應用于檔案管理中，就需要相關人員對現(xiàn)代化的技術進行全面掌握，同時，還要在信息安全技術方面，做好充足的準備工作，以免因人工操作不當導致檔案信息資料的真實性和準確性受到影響，確保檔案管理的工作效率與質量[1]。

二、事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化的措施

隨著新的歷史形勢的到來，信息化技術的運用，為檔案的管理工作帶來了便利，但如何將信息化技術在檔案管理中得到充分應用，則需要對相關的措施進行了解，以更好地提升檔案管理工作的質量和效率。

（一）強化工作宣傳力度

首先，對于檔案管理工作，要加大宣傳的力度，讓人們對檔案管理工作的重要性擁有更加深刻清晰的認知。通過多樣化的檔案宣傳手段，使得群眾能夠對檔案管理工作的相關內容擁有更為全面地了解，例如：其作用、內涵與相關的政策法規(guī)，使得相關工作的開展能夠更加深入人心。

其次，在使用開發(fā)檔案資源的過程中，需要從多個角度與層次進行管理，從保管到收集再到歸檔，各種操作都需要結合實際情況，對檔案文件進行匯編工作，并通過檔案的深入發(fā)掘，提高檔案的使用效率。只有充分發(fā)揮檔案的參考價值，才能夠更好地提升公眾對于檔案管理工作的重視程度。

最后，通過結合最新的信息技術，能夠對檔案管理工作進行優(yōu)化與改良，通過打造信息化的數(shù)字檔案管理平臺，提高檔案管理工作的效率，同時，提升檔案的利用率。

（二）組建檔案管理團隊

為了在新形勢下提升檔案管理工作的效率，一支專業(yè)的檔案管理團隊必不可少。首先，事業(yè)單位必須根據(jù)相關工作的實際情況，提供資源上的支持，并對現(xiàn)有的檔案管理人員進行培訓工作，加強專業(yè)技能和理論知識;其次，重視對管理人員各項技能的培訓，從數(shù)據(jù)管理到信息處理，都需要對相關工作采取正確的引導，從而更好地開展相關管理工作;最后，檔案管理團隊的構建還需要重視思想道德的教育工作，提高工作人員的責任感，并對檔案具有保密意識，避免因管理不當，導致不良后果。

（三）優(yōu)化檔案管理配置

新形勢下的檔案管理工作中，信息化技術具有非常重要的作用，并具有非常重要的地位，而軟硬件設備的應用具有非常重要的作用。因此，事業(yè)單位需要根據(jù)相關工作要求制定相關規(guī)范，加大相關資源的投入力度，為相關工作配備相應的軟硬件設施，例如：檔案管理軟件、計算機設備、掃描儀、打印機等，同時，還要對各種設備進行維護與檢查，確保相關設備運行的穩(wěn)定性。如果條件允許，還可根據(jù)相關規(guī)范，自主構建數(shù)字化檔案信息管理平臺，有效提升檔案管理的效率和質量，提高檔案的利用率。

（四）完善工作規(guī)章制度

在進行檔案管理工作的過程中，需要根據(jù)檔案工作的內部狀況，將各項規(guī)章制度進行健全和完善，將檔案管理人員的職責進行明確，并將相關的規(guī)章制度進行落實。例如，檔案的保密管理、歸檔與借閱等，通過對相關規(guī)章制度的完善，將工作中的各個環(huán)節(jié)進行規(guī)范，將具體的工作范圍進行明確。同時，還要對檔案管理工作進行不斷完善，通過結合自身特點，建立一套統(tǒng)一的工作標準和歸檔要求，每個人都要做好各自的分內工作，同時，加強檔案管理人員的工作積極性，使得檔案整理工作得以更加有序地開展。

（五）促進檔案信息建設

新形勢下的事業(yè)單位檔案管理，應做到與時俱進，根據(jù)時代的發(fā)展步伐，將過去的管理模式進行改革，同時，對現(xiàn)有模式進行優(yōu)化，從而促進檔案管理的轉型升級，打造更加信息化、數(shù)字化和規(guī)范化的檔案管理平臺。通過對實際發(fā)展需求的了解，開展調研工作，更好的豐富工作經(jīng)驗，同時根據(jù)相關的法律法規(guī)，制定更為合理的信息化管理方案，從而使得相關工作得以有序開展。

同時，檔案管理的信息化需要加強檔案數(shù)據(jù)的靈活使用，通過事業(yè)單位的網(wǎng)絡辦公系統(tǒng)，借助線上查閱與歸檔等操作，提升檔案的利用率，提升相關工作的效率。

（六）發(fā)揮檔案服務功能

對于事業(yè)單位的檔案管理人員，需要積極與業(yè)務人員開展溝通與交流，提升服務的主動性，同時，提高服務的水平，并將相關的工作內容做到最好。例如，檔案目錄的分發(fā)、信息資源的查詢等。在對檔案進行數(shù)字化處理和編制期間，需要通過先進技術，將檔案進行信息化處理，從而有效提高檔案的利用效率[2]。

三、結論

在事業(yè)單位的檔案管理工作中，相關工作的優(yōu)化，不但能夠提高檔案信息化的效率，還能夠促進管理工作的現(xiàn)代化。在實際工作中，需要加強工作的宣傳力度，并組建專業(yè)團隊，對軟硬件配置進行優(yōu)化，同時，對工作規(guī)章制度進行完善，促進檔案信息的建設工作，將檔案服務的功能充分得到發(fā)揮。

參考文獻：

[1]李西奎.新形勢下事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化思考研究[J].人文之友，2021（2）：195-196.

[2]王言娜.新形勢下事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化研究[J].神州，2021（11）：269-270.

作者簡介：

劉子光， 1984年3月，男，天津人，本科，檔案管理方向 .