新時(shí)期如何做好醫(yī)院檔案管理工作

林學(xué)建

關(guān)鍵詞：檔案管理;醫(yī)院檔案;管理工作

引言

目前一些醫(yī)院已經(jīng)實(shí)施了醫(yī)療檔案管理，但在檔案管理系統(tǒng)上不能定期更新和改善，不能為醫(yī)院提供穩(wěn)定的醫(yī)療基礎(chǔ)。因此，我們應(yīng)該完善醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)，增大檔案的含義，改善檔案的模式，引進(jìn)檔案管理技術(shù)人才，適應(yīng)在新形勢(shì)下的醫(yī)院檔案管理方式，把控每個(gè)管理環(huán)節(jié)的細(xì)節(jié)，從而促進(jìn)我國(guó)醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展。

1現(xiàn)代醫(yī)院開展檔案管理工作的意義

為醫(yī)療研究等工作的開展提供了充足、有力的支持互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與信息技術(shù)的普及與應(yīng)用，提高了國(guó)內(nèi)醫(yī)院的工作質(zhì)量與效率。作為醫(yī)院經(jīng)營(yíng)管理工作中的重要一環(huán)，檔案管理的重要性是不言而喻的，無(wú)論是開展醫(yī)療研究活動(dòng)，還是收治患者，均需檔案管理為其提供充足的依據(jù)與支持。因此，應(yīng)有目的、有計(jì)劃地促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展，巧妙應(yīng)用信息技術(shù)及計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、規(guī)范化的管理，在幫助醫(yī)院開展不同類型醫(yī)療研究活動(dòng)的同時(shí)獲得更多的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益。

確保醫(yī)院穩(wěn)步、可持續(xù)發(fā)展醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展，能夠在一定程度上提高醫(yī)院整體工作的效率與質(zhì)量。一般來說，檔案管理工作的實(shí)質(zhì)即對(duì)各類信息資料進(jìn)行高效且專業(yè)的歸類與整合，對(duì)其進(jìn)行合理安排，并充分發(fā)揮其作用。在過去，我國(guó)大部分醫(yī)院均不重視檔案管理工作，因此無(wú)法完全滿足新時(shí)代背景下醫(yī)院及社會(huì)對(duì)信息資料的各方面要求。為了改善這一現(xiàn)象，就需加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作，以此來確保醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

2當(dāng)前現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題

2.1檔案管理制度機(jī)制尚未完善

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，醫(yī)院的醫(yī)療護(hù)理工作有了很大的發(fā)展，形成的檔案資料也越來越多元化。這些檔案資料不僅能為醫(yī)院發(fā)展決策提供依據(jù)，也是進(jìn)行醫(yī)療護(hù)理工作的重要依據(jù)和參考。要發(fā)揮好這種作用，推進(jìn)檔案管理規(guī)范化，是重要途徑。但從實(shí)際情況看，部分醫(yī)院對(duì)檔案工作重視不足，相應(yīng)的檔案管理制度不夠規(guī)范。有的依然沿用傳統(tǒng)的工作方式，在管理方法和工作模式上缺少創(chuàng)新，并沒有對(duì)檔案管理制度進(jìn)行有效落實(shí)，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理范圍界定不清，在檔案管理過程中很多檔案并沒有進(jìn)行分類，在后續(xù)查詢和利用過程中需要花費(fèi)大量的時(shí)間和人力、物力，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效利用。

2.2檔案管理人員素質(zhì)偏低

醫(yī)院檔案規(guī)范化管理既需要優(yōu)秀人才的帶領(lǐng)，也需要普通檔案管理人員的主動(dòng)投入和專業(yè)能力的支撐。但當(dāng)前部分醫(yī)院對(duì)檔案工作及人才隊(duì)伍建設(shè)重視不足，很多檔案管理人員不熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，一些人員在其他科室難以勝任工作，被調(diào)配到檔案室工作。很多檔案管理人員都沒有接受過系統(tǒng)的專業(yè)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，有的人員素質(zhì)偏低，不僅對(duì)醫(yī)院檔案管理規(guī)范化認(rèn)識(shí)不足，而且自身對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)了解不多，對(duì)醫(yī)院檔案管理的相關(guān)軟件設(shè)施難以進(jìn)行有效操作，也在一定程度上影響了醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的有序推進(jìn)。

3加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的改善措施

3.1建立科學(xué)完善的檔案管理制度

針對(duì)醫(yī)院檔案管理工作上的不規(guī)范，應(yīng)以科學(xué)為基礎(chǔ)，建立更完善的醫(yī)院檔案管理制度，并遵從《檔案法》等國(guó)家出臺(tái)的相關(guān)法律法規(guī)。醫(yī)院上級(jí)應(yīng)加強(qiáng)管理力度，并結(jié)合各市、縣醫(yī)院的實(shí)際問題制定相應(yīng)的解決辦法，借鑒成功醫(yī)院檔案管理的工作手段，共同完善醫(yī)院檔案管理制度。

3.2樹立全新檔案管理價(jià)值觀

從理念創(chuàng)新的角度入手，引導(dǎo)工作人員樹立全新的檔案管理現(xiàn)代觀、檔案管理效率觀、檔案管理動(dòng)態(tài)觀以及檔案管理價(jià)值觀。現(xiàn)代觀是指：工作人員應(yīng)充分意識(shí)到云計(jì)算、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)對(duì)檔案管理工作的影響，不斷提高自身的管理意識(shí)及信息化水平，只有這樣，才能快速適應(yīng)新時(shí)代背景下醫(yī)院改革及轉(zhuǎn)型需要。效率觀是指：要幫助管理人員樹立效率觀念和競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)。動(dòng)態(tài)觀是指：鼓勵(lì)檔案管理人員與時(shí)俱進(jìn)，改變守舊觀念，沖破傳統(tǒng)模式的桎梏，積極引進(jìn)新的理念，大力推動(dòng)檔案資源的開發(fā)與利用。引導(dǎo)檔案管理人員正確認(rèn)識(shí)檔案服務(wù)所具有的作用與價(jià)值，并在此基礎(chǔ)上，為提升醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量及經(jīng)濟(jì)效益提供充足的支持。

3.3提高醫(yī)院電子檔案的安全管理水平

當(dāng)前醫(yī)院各個(gè)科室生成了大量的電子檔案，這些電子檔案不僅是醫(yī)院檔案收集的主要對(duì)象，同時(shí)這些電子檔案安全風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)也較高。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不同，電子檔案需要存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，面臨著黑客、病毒等多重安全風(fēng)險(xiǎn)，存儲(chǔ)使用過程中也容易造成數(shù)據(jù)丟失和損毀，受到外部的侵入而造成遺失或泄密。因此，醫(yī)院在檔案規(guī)范化管理過程中一定要注重電子檔案的安全管理，進(jìn)一步提升電子檔案的安全管理水平，確保醫(yī)院電子檔案能夠得到妥善保管保存，為后續(xù)開發(fā)利用奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。應(yīng)制定更為嚴(yán)格的醫(yī)院電子檔案安全管理制度，特別是加強(qiáng)系統(tǒng)權(quán)限管理，明確電子檔案管理閱讀權(quán)限，做到醫(yī)院電子檔案使用留痕，一旦某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題可以追根溯源，及時(shí)查找風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。

3.4加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理人員的培訓(xùn)

新人要積極參加檔案行政部門組織的各種培訓(xùn)班或活動(dòng)，還必須要進(jìn)行崗前培訓(xùn);分派檔案員到檔案管理先進(jìn)單位學(xué)習(xí)觀察，規(guī)范檔案的管理工作，特別是在電子檔案管理培訓(xùn)方面要加強(qiáng)，鼓勵(lì)檔案工作人員自學(xué)成才。檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和工作能力直接影響到醫(yī)院的檔案管理工作，提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平和技能是做好檔案管理工作的一個(gè)重要保證。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，應(yīng)正確認(rèn)識(shí)到醫(yī)院檔案管理工作的重要性與必要性，積極引進(jìn)創(chuàng)新的理念與技術(shù)，對(duì)現(xiàn)有的檔案資源開發(fā)管理現(xiàn)狀實(shí)施高效的改革與創(chuàng)新，進(jìn)而最大限度地提高醫(yī)院的管理水平與經(jīng)濟(jì)效益。

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