淺談企業檔案數字化管理的應用研討

馬雪

關鍵詞：企業;檔案管理;數字化;意義;應用措施

檔案管理是企業管理中一項重要的內容，不容忽視，企業應該要結合時代發展的特征，不斷的去優化數字化檔案管理的工作，將現代化信息技術的價值和作用充分的凸顯出來，以此才能滿足社會發展的需求，促進企業向著更好的方向發展。

1企業實施檔案數字化管理的意義

在新形勢下，企業應該要意識到檔案數字化管理的重要性，要將其優勢充分的凸顯出來，以此才能從整體上提升企業檔案管理的水平。檔案數字化管理傳統的檔案管理方式相比具有很明顯的優勢，首先，提高了檔案資源的利用效率[1]。數字化管理能夠將企業內部所有的檔案資源進行集中管理，這樣就能夠在第一時間獲取想要的檔案。同時，還能夠及時的更新檔案資源，提高檔案資源的時效性。其次，完善了檔案管理的保管方式。數據化檔案管理在一定程度上完善了檔案的保管方式，更為重要的是將檔案管理的服務職能提升了，充分的將檔案管理的價值體現了出來。并且，打破了傳統紙質管理的弊端和局限性，電子版的檔案管理能夠更便捷的進行保管。第三，能夠優化企業各個部門的歸檔職責和權限，建立檔案管理網絡并在各部門配備兼職檔案人員。數字化管理的方式加強了各個部門之間歸檔的交流、合作，在一定程度上能夠提高辦事的效率。各個部門能夠更加清楚自身的歸檔職責，并配合好檔案管理部門做好相應的工作，確保檔案信息數據的準確性和有效性。

2優化檔案數字化管理的措施

2.1強化數字化管理的意識

企業從事檔案管理的人員應該要從思想上進行轉變，要不斷學習新的管理理論和管理方法，以此才能確保檔案數字化管理的工作能夠順利、高效的開展。企業的領導干部應該要重視檔案數據化管理的建設，并依據企業發展的實際情況來制定出合理的管理方案，將不同類別的檔案資料進行收集和整合，更要及時更新檔案信息資源[2]。企業內部應該要營造出良好的數字化管理的氛圍，要將數字化管理理念滲透在企業文化中。要將檔案數字化管理的基礎知識納入到日常培訓中，不斷的強化數字化管理的意識[3]。同時，應該要對智能管理系統進行完善。檔案管理工作應該要將各種先進的技術引入進來，不斷的強化計算機設備的使用，智能化技術的應用能夠提高檔案數據整合的效果，提高檔案管理的效率和水平。并且，在智能化系統構建的過程中，應該要及時的對硬件設施進行改進和維護，確保信息化平臺能夠正常運轉。還需要注意的是，應該要不斷優化管理軟件的應用，以此才能構建出一套完善的檔案資料管理體系，保證檔案管理的各項工作都能夠實現無縫銜接。

2.2重視基礎管理的工作

石化工程項目一般都規模比較大，涉及到的事項比較多，且重要資料信息多。如可行性研究報告、工程設計基礎文件、工程勘察報告、項目經理部綜合管理的資料文件、日常業務實施和經營管理生成的資料文件、生產技術和安全管理、監督檢查方面的資料文件等。為了確保檔案信息的穩定性，就有必要重視并做好數字化管理的基礎工作，在具體實施的過程中應該要依據檔案資源的實際情況，對檔案數字化管理的類別進行完善，特別是對于價值比較高的檔案信息，如工程文件、項目部綜合管理文件、經營管理資料等，一定要對數字化管理的方式進行優化，這樣才能提高檔案資源的整體利用效果[4]。首先，應該要完善檔案數字化管理的制度。應該要明確各個部門兼職檔案員的職責，同時，對管理的流程和標準應該要明確，以此才能體現出檔案信息管理的規范性和標準化。各個部門兼職檔案員都能夠各司其職，按照相關的操作規范和流程執行，依照石化行業檔案管理規章制度辦事，減少操作失誤事件的發生。特別是要對基建檔案、生產技術檔案的規范進行完善。企業在生產運營的過程中會生產大量的信息資料，為了確保檔案資料信息的完整性和準確性，應該要開展細化的生產技術工作，要檢查移交的技術月報內容是否正確，有無出現遺漏的現象。并且，應該要仔細的基建檔案的圖紙，查看圖紙是否清晰，版面是否整潔，一定要保證檔案的準確、完整[5]。其次，做好資源整合的工作。應該要先對所有移交文件進行分類，之后再進行分類歸檔。第三，應該要做好數字影像處理的工作。為了保證掃描影像的清晰，應該要重視數字化掃描的質量。要選用掃描分辨率較高的設備，并且在掃描的過程中應該要適當的延長掃描的時間。這樣還能夠拓寬資源的儲存空間。需要注意的是，需要對檔案的全過程進行管理和控制，不僅要監測檔案的掃描環節，對歸檔環節也需要加強監測。

2.3重視檔案資源的安全工作

在檔案數字化建設的過程中會受到各方面因素的影響，對檔案數據的安全性造成了威脅，企業應該要重視數據信息安全建設的工作。要對不同類型的文件進行加密處理，管理人員需要輸入密碼才能瀏覽檔案信息，并設定一定期限進行密碼更換。同時，為了避免遭受到黑客的入侵，應該要及時設置防火墻，以此才有效的阻擋外界的威脅，避免出現竊取檔案信息的現象，這也在一定程度上提升了檔案資料的安全性。最關鍵的是，應該要定期對信息系統進行維護和更新，確保系統運行的正常。同時，對于檔案信息應該要留有備份，避免出現檔案資料損毀或是丟失的情況。需要注意的是，管理人員一定要熟練掌握各種先進技術的應用，并按照規范操作執行，以此才能發揮出信息技術的優勢，全面的落實好檔案數字化管理的建設工作。企業在數字化建設的過程中，必然會遇到各種困難，要積極的去探索各種解決辦法，提升檔案數字化管理的整體效果。

結束語

企業應該要重視檔案數字化管理的建設，結合自身發展的實際情況，不斷的優化管理的措施，首先，應該要強化數字化建設的意識，從思想上引起重視;其次，做好數字化建設的基礎工作;最后，加強數字化管理建設的安全性，更好的來保護企業檔案資料的安全，確保數字化管理工作能夠有效的開展。

參考文獻：

[1]劉鑫. 大數據時代國有企業檔案數字化管理研究[J]. 現代企業文化，2021（2）：17-18.

[2]林靖霏. 企業檔案數字化管理的應用[J]. 科學與財富，2021，13（13）：254.

[3]楊靖. 企業檔案數字化管理的探索與研究[J]. 魅力中國，2021（22）：31-32.

[4]張勝磊. 如何做好企業檔案數字化管理工作[J]. 數字化用戶，2017，23（32）：172.

[5]何惠云. 企業檔案數字化轉型的理論框架與實踐探索[J]. 城建檔案，2021（8）：16-17.