檔案為疫情防控決策提供咨詢服務研究

馮艷 馬穎輝 劉雙紅 陳建軍

摘? 要：本文采用網絡調查法和實地訪問法了解河南省生殖婦產醫院疫情防控檔案部門提供信息服務的現狀，分析得出檔案等信息服務部門為黨委決策提供咨詢服務過程中出現資金不足、缺少專業人員、提供信息服務模式單一等問題，并針對這些問題提出改進建議。

關鍵詞：疫情防控;檔案資源建設;決策咨詢;服務

Abstract： This article uses the Internet survey method and the field visit method to understand the current situation of the information services provided by the archives department of Henan Reproductive and Obstetrics Hospital for epidemic prevention and control， and analyzes that the archives and other information service departments have insufficient funds and lack of professionals in the process of providing consulting services for the party committees decision-making.， Provide single information service mode and other issues， and put forward suggestions for improvement in response to these issues.

Keywords： Epidemic prevention and control; Archives resource construction; Decision-making consultation; Service

2020年突如其來的新冠肺炎疫情，社會各界包括基層醫療衛生單位都對事件發展高度關注。應對重大突發公共衛生危機事件，突顯了檔案工作在知識服務、決策咨詢服務上的重要性。本文以河南省生殖婦產醫院為例，分析疫情防控檔案在決策咨詢和信息服務方面的問題，有針對性地提出改進建議。

1 檔案是提供疫情防控決策咨詢服務的基礎

在基層醫療單位，以河南省生殖婦產醫院為例，疫情防控檔案資源主要包括：在疫情防控工作中所形成的文件材料（包括起草、制定和收到的文件、圖表、照片、錄音、錄像等，包括：

（1）上級部門下發的關于疫情防控工作的重要批示、指示等文件材料。

（2）上級部門及有關領導督導檢查科研院疫情防控工作的相關文件材料。

（3）院方及各科室（中心）圍繞疫情防控開展工作形成的文件材料。包括：召開疫情防控工作會議的記錄、紀要、決定、領導講話等文件材料;有關疫情防控工作的規定、辦法、意見、通知、應急預案等文件材料;有關疫情防控工作的請示、報告、批復、批示、函和復函等文件材料;有關疫情防控工作的計劃、安排、措施、報表、匯總統計、簡報、宣傳資料、大事記、防控預案、監測方案等文件材料。

（4）各醫技科室在做好疫情防控工作中形成的線上線下醫療工作方案。

（5）院方工程項目部、安全、后勤保障等部門等在做好疫情防控工作中形成的文件材料。包括：建筑工地衛生防疫、職工管理、食堂管理、專題培訓等。

（6）附屬醫院在疫情防控工作中形成的文件材料。包括：醫院有關疫情防控的部署、措施等文件材料;醫護人員的請戰書、報名表、個人抗疫日記等文件材料;其它與疫情防控相關的文件材料。

（7）相關科室開展醫學、科學研究、專利申請等方面形成的文件材料。

（8）院方捐贈物品及相關資金調撥、分配和使用等方面形成的文件材料。

（9）各科室（中心）參與疫情防控的特色工作資料（含醫生和護士的典型案例）。

2 檔案在疫情防控工作提供決策咨詢服務現狀分析

走訪生殖婦產醫院，對檔案室面向院領導提供的決策咨詢服務開展面對面的調查，調查了解到檔案為黨委決策提供咨詢服務主要包括專題文件匯編服務、編輯信息簡報、建立網絡服務平臺等內容。[1][2]

（1）專題文件匯編服務。檔案室根據單位工作重心的調整，不定期的制定文件匯編專題服務，有《2019年省屬科研業務經費項目匯編》《二級醫院申報檔案資料匯編》等資料輯匯工作，目前正在整理《2020年疫情防控工作專題匯編》材料。

（2）編輯信息簡報。編輯疫情防控工作信息簡報22份，為院領導和上級部門提供了信息服務。

（3）建立網絡服務平臺。檔案室利用院內網發布工作信息，編制“工作動態”“經驗交流”等欄目，并推出“信息搜索”“導航”等服務項目，方便公眾獲取各類信息;利用網絡，在微信工作群每天報告當日體溫監測人員數量，發布防疫信息300條，覆蓋人群350人。

3 檔案室為院領導提供決策咨詢服務中存在的問題

3.1 檔案部門的信息服務與院領導的要求還有差距。在調查過程中相關人員咨詢服務意識有了較大的發展，不僅重視檔案信息的基本服務職能，比如，提供利用、編制匯編等，還有為院領導提供決策咨詢服務的迫切愿望。但由于資金和人員方面的不足從而在一定程度上造成信息設備更新緩慢、信息內容的滯后、輿情監測信息服務無法開展、很難滿足決策咨詢需求。

3.2 檔案室與其他業務科室的聯系不夠緊密。在調查過程中發現，檔案與其他科室，特別是在疫情防控工作中，對醫療衛生領域不太了解，不能收集有效正確的信息為黨委提供專題咨詢服務。

3.3 檔案室對院領導、黨委模式單一。基本上是采用編輯信息決策專刊、定期專題服務、建立網絡服務平臺這 3 種單一的服務模式。

4 檔案室為院領導、黨委提供決策咨詢服務的改進建議

4.1 檔案室應加大資金投入，引進先進技術。檔案室作為單位的文件材料中心，應當充分發揮其服務功能，充分利用，加強疫情信息的資源收集、整合、發布功能，建立檔案室與各科室合作發展的長效機制，合理對檔案進行資源分配，提供更加全面、科學的信息決策。

4.2 檔案室應加強與各科室的業務聯系，建立多學科組成的一支高水平信息服務隊伍。檔案室應選取一些具有專業學科背景的人員，包括從事信息資源管理、計算機、醫療衛生等專業的人員，將他們組成一個團隊，定期的培訓與指導，根據黨委中心工作的調整，通過各種渠道搜集疫情防控信息并能夠及時準確地發現內容，最終形成工作簡報、調研報告等報送決策者，決策者再對專報內容進行圈閱、批示和轉發，影響決策制定和實施。

4.3 檔案室應豐富館藏數字資源，開展特色服務。檔案室作為醫院信息資源中心，應最大限度地做好院內職工與院領導、院黨委信息服務的橋梁工作，建立院外就診人員與院內醫療專家建立信息反饋機制，反映發展、就診過程中最需要解決的問題。定期開展特色服務：（1）舉辦專題講座，解讀政策要聞、檔案新知、改革動態等主題，讓職工理解檔案工作，支持檔案工作;（2）豐富館藏數字資源，建立以醫院特色的信息資源庫，及時進行數字化整理，合適時機推出專題展覽、視頻直播;（3）開設網上信息服務，與醫院系統建立業務連接，包括抖音直播、QQ 咨詢、電話咨詢、當面咨詢、E-mail 咨詢等，將檔案室的資源服務轉化為個性化服務;（4）深度挖掘檔案信息資源，與醫院專業數據平臺建立連接。要充分運用大數據、云計算等信息技術，以智能化應用為手段，充分運用AI、VR、5G等科技手段，創新搭建VR智慧醫院信息服務平臺，開展智慧建設試點，對疫情傳播規律及影響因素進行研判，為決策調整提供參考和評價。以現有的醫療和檔案信息資源來實現科學防控、以信息技術的發展和應用對疫情實現系統、動態、智能管理。

*本文為河南省檔案局科研項目“疫情防控檔案資源建設與智能決策咨詢能力建設研究”（編號：2020—X—28） 和河南省屬科研院所基本科研業務費專項資金項目課題研究成果之一。

參考文獻：

[1]王志庚，陳力.我國公共圖書館政府信息整合服務的方向與策略[J].圖書館建設，2010（01）2-3+8

[2]吳秀花.“嵌入式”服務：政府決策信息服務新探索[J].圖書館建設，2013（03）： 52-54.

（作者單位：河南省生殖婦產醫院 來稿日期：2020-09-23）