工程檔案管理在建設(shè)工程中的重要性研究

田寶華

摘 要：工程檔案管理工作是建設(shè)工程的重要組成部分，因?yàn)槠渚哂幸欢ǖ奶厥庑裕沟霉こ虣n案管理尚未得到建設(shè)工程行業(yè)的高度重視，這是此行業(yè)發(fā)展的一大主要通病，直接影響著建設(shè)工程單位的順利發(fā)展。所以，工程單位應(yīng)積極采取科學(xué)合理、行之有效的工程檔案管理措施，全面提高檔案管理工作效率和質(zhì)量，以此為后續(xù)工程驗(yàn)收及投入使用提供重要保障。本文主要對(duì)工程檔案管理在建設(shè)工程中的重要性進(jìn)行了詳細(xì)分析。

關(guān)鍵詞：檔案管理;建設(shè)工程;重要性

我國的建筑行業(yè)飛速發(fā)展的同時(shí)加快了我國城市化建設(shè)的腳步，大量的建筑拔地而起，建筑施工項(xiàng)目也越來越多，很多的建筑工程會(huì)發(fā)生同時(shí)施工的情況，產(chǎn)生了大量的建筑工程資料。這些資料對(duì)我國的建筑行業(yè)發(fā)展有著重大的意義，是建筑行業(yè)的寶貴經(jīng)驗(yàn)，所以，應(yīng)當(dāng)對(duì)這些工程信息完好的保存下來。[1]為提高施工單位對(duì)這一工作的重視，應(yīng)當(dāng)提高建筑單位對(duì)工程檔案管理工作的認(rèn)知度，提高工程項(xiàng)目管理工作的效率。

一、工程檔案管理在建設(shè)工程中的重要性

1.1 是建設(shè)工程的有機(jī)組成部分

建設(shè)項(xiàng)目批準(zhǔn)文件詳細(xì)記錄了建設(shè)項(xiàng)目的決策、批準(zhǔn)和決定，是項(xiàng)目成本實(shí)施和項(xiàng)目順利建設(shè)的重要基礎(chǔ)。其中，項(xiàng)目預(yù)算的準(zhǔn)備、概算設(shè)計(jì)、投標(biāo)必須基于項(xiàng)目文件進(jìn)行，并且根據(jù)項(xiàng)目的調(diào)查和設(shè)計(jì)做項(xiàng)目預(yù)算。因此，在項(xiàng)目建設(shè)過程中，檔案的生成也與建設(shè)過程密切相關(guān)，在使用工程材料之前，需要詳細(xì)的測試，只有通過測試的材料才能使用，測試的檔案也是重要的基礎(chǔ)。在使用工程材料的過程中，為了有秩序的使用，必須規(guī)定特定的標(biāo)準(zhǔn)，并改善相關(guān)監(jiān)督和試驗(yàn)記錄。在測試過程中發(fā)生問題時(shí)，需要根據(jù)指示調(diào)整和變更相關(guān)信息，在建設(shè)項(xiàng)目的整個(gè)過程中，總有兩條主要的線，一個(gè)是技術(shù)，可以用文檔表示，第二個(gè)是操作，這是實(shí)質(zhì)性的，以工程物理結(jié)果為特征。

1.2 是工程建設(shè)過程的真實(shí)記錄

建設(shè)項(xiàng)目的整體質(zhì)量，是對(duì)建設(shè)項(xiàng)目的性能、質(zhì)量、安全性進(jìn)行全面評(píng)價(jià)的感知評(píng)價(jià)。而且，項(xiàng)目資料直接反映的是整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目的過程。作為建設(shè)過程的實(shí)際記錄，工程歸檔也具有非常重要的意義。在工程建設(shè)中，許多進(jìn)程內(nèi)容將被下一個(gè)進(jìn)程覆蓋，即所謂的隱藏工程覆蓋。如果是隱藏的工程，在項(xiàng)目完成和批準(zhǔn)后，人們就不能用肉眼觀察和檢測它，他們只能根據(jù)報(bào)道前的網(wǎng)站的實(shí)際記錄來判斷這個(gè)情況。目前，工程歸檔的作用可以充分發(fā)揮，不能置換，工程文件直接反映了工程建設(shè)相關(guān)部門在文件管理能力方面的能力[2]。從最新管理的角度來看，工程文件的質(zhì)量直接影響了工程建設(shè)項(xiàng)目的整體質(zhì)量，良好的文件質(zhì)量反映了項(xiàng)目管理、管理的標(biāo)準(zhǔn)化。人員管理質(zhì)量好，項(xiàng)目質(zhì)量就好。

二、建設(shè)工程中檔案管理存在的主要問題

2.1管理意識(shí)低下

有些建設(shè)部門設(shè)有專門的檔案管理人員，但其合理性明顯不足，不能提供科學(xué)有效的指導(dǎo)。工程文件的種類多種多樣，各部門沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，大多根據(jù)各自的需要概括文件，情況非常混亂，長期以來，許多建設(shè)部門都沒有認(rèn)真注意項(xiàng)目歸檔管理。建設(shè)單位有很多重大任務(wù)，因?yàn)轫?xiàng)目需要進(jìn)行調(diào)整以解決，所以在項(xiàng)目完成之前，在建設(shè)單位投入特定人員之前，直接忽略文件管理，導(dǎo)致工程歸檔的文件數(shù)據(jù)質(zhì)量相對(duì)較低、頻繁出現(xiàn)文件丟失的現(xiàn)象。

2.2不完整的管理系統(tǒng)

項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)是順利進(jìn)行工作的重要前提條件。但是，從中國建設(shè)項(xiàng)目的現(xiàn)階段來看，幾乎所有的項(xiàng)目都沒有設(shè)立合理的歸檔管理部門，管理系統(tǒng)的構(gòu)建并不完善。有些單位建立了檔案管理系統(tǒng)，但沒有嚴(yán)格實(shí)施，文件收集不完整，沒有及時(shí)排序，文件嚴(yán)重丟失等問題，影響文件可靠性、時(shí)效性。

2.3管理與項(xiàng)目建設(shè)之間的脫節(jié)

一些建設(shè)單位不注意項(xiàng)目歸檔管理工作，歸檔管理工作和項(xiàng)目建設(shè)嚴(yán)重分散，不同的建設(shè)階段、不同的建設(shè)單位和部門相互獨(dú)立管理。項(xiàng)目完成得到批準(zhǔn)后，由于項(xiàng)目文件過于復(fù)雜分散，和排序的難度明顯增加，導(dǎo)致文件不完整。

2.4需要提高員工的管理水平

現(xiàn)在，為了削減人事費(fèi)用，大部分建設(shè)部門都會(huì)雇傭臨時(shí)文件管理人員。工程歸檔管理是一種系統(tǒng)工作，在工程建設(shè)過程中，必須隨時(shí)填寫相關(guān)的建設(shè)技術(shù)表格，保存特定的施工日志、竣工圖紙、檔案文件等，是一項(xiàng)全面的工作，需要專業(yè)的工程檔案管理人員。但是，中國的建設(shè)項(xiàng)目歸檔管理人員大部分都有一定的建設(shè)專業(yè)知識(shí)，但歸檔技術(shù)知識(shí)和管理技能嚴(yán)重不足，難以滿足工程歸檔管理工作的需要。

三、建設(shè)工程中工程檔案管理的主要措施

3.1為了確保歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)化的科學(xué)分類

為了構(gòu)建健全的歸檔管理網(wǎng)絡(luò)，強(qiáng)化歸檔管理的均勻性和標(biāo)準(zhǔn)化，確保歸檔的完整性是重要的基礎(chǔ)。首先，構(gòu)建文件管理團(tuán)隊(duì)，也就是說，進(jìn)行歸檔工作的集中管理和合并管理，領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)組織檔案管理，合理分配全職人事檔案管理，明確負(fù)責(zé)各事業(yè)部門之間的合理設(shè)置。全職員工和特別的檔案辦公室軟件，及時(shí)輸入數(shù)字信息分類目錄，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化和信息開發(fā)。其次，要在部門內(nèi)建立適當(dāng)?shù)臍w檔系統(tǒng)，明確要求項(xiàng)目各部門的有關(guān)人員及時(shí)、安全、完善的方式返還文件，以防丟失[1]。歸檔時(shí)，需要逐個(gè)檢查文件，確認(rèn)文件信息的內(nèi)容是否完整。

3.2確保工程文件的可靠性和有效性

為了確保工程建設(shè)文件的準(zhǔn)確性、可靠性和時(shí)效性，項(xiàng)目管理人員必須嚴(yán)格按照現(xiàn)有建設(shè)過程的規(guī)定，進(jìn)一步明確相關(guān)工作人員的主要責(zé)任，并由負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。代理簽名的現(xiàn)象被嚴(yán)格禁止，由于特殊原因無法直接登錄時(shí)，負(fù)責(zé)人必須發(fā)行對(duì)應(yīng)的批準(zhǔn)書，確認(rèn)批準(zhǔn)書和完成文件同時(shí)存檔和保存，這兩個(gè)是一致的。工程文件的創(chuàng)建需要有效避免數(shù)據(jù)或文本表達(dá)式的錯(cuò)誤[3]。如果發(fā)現(xiàn)問題，負(fù)責(zé)人必須在短時(shí)間內(nèi)修改問題，以確保文件的合法性、可靠性和準(zhǔn)確性。在項(xiàng)目實(shí)施過程中，項(xiàng)目管理人員應(yīng)及時(shí)整合歸檔管理工作和項(xiàng)目建設(shè)全過程，積極進(jìn)行自我檢查，實(shí)時(shí)跟蹤建設(shè)現(xiàn)場的文明檢查和形成，在指定時(shí)間內(nèi)修改歸檔管理問題的項(xiàng)目文件和特定過程。

3.3加強(qiáng)工程歸檔管理的全面指導(dǎo)

首先，在項(xiàng)目建設(shè)前，必須明確建設(shè)部門有關(guān)項(xiàng)目完成文件質(zhì)量的要求和具體管理規(guī)定。而且在主要建設(shè)階段，要積極投入建設(shè)現(xiàn)場和監(jiān)督工作，完成其他項(xiàng)目的文件編輯，以指導(dǎo)特定的業(yè)務(wù)。第二，通過各種指導(dǎo)，提供管理主要項(xiàng)目完成計(jì)劃的教育和訓(xùn)練，基于網(wǎng)絡(luò)和視頻會(huì)議等多種多媒體方法，可為主要項(xiàng)目的建設(shè)單位提供有效的商業(yè)指導(dǎo)服務(wù)。第三，工程歸檔管理部門可以對(duì)建設(shè)單元、監(jiān)督單元等相關(guān)需求采取定期或不定期、完整跟蹤型指導(dǎo)服務(wù)模式，為全面提高工程歸檔管理水平和質(zhì)量的指導(dǎo)服務(wù)。

四、結(jié)語

簡而言之，項(xiàng)目歸檔管理在建設(shè)項(xiàng)目中起著無可替代的作用。因此，為了充分發(fā)揮項(xiàng)目檔案管理的有效性，檔案管理部門需要積極加強(qiáng)歸檔管理意識(shí)、明確歸檔范圍、科學(xué)分類，確保文件管理的標(biāo)準(zhǔn)化，必須確保工程歸檔的有效性和時(shí)效性，全面加強(qiáng)工程歸檔管理的指導(dǎo)，進(jìn)一步落實(shí)文檔管理信息，同時(shí)促進(jìn)項(xiàng)目歸檔管理的效率和質(zhì)量，只有項(xiàng)目歸檔管理人員全面提升檔案管理能力，建設(shè)項(xiàng)目才能順利實(shí)施。

參考文獻(xiàn)：

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[3] 李娜.淺談建設(shè)工程檔案管理工作中存在的問題及對(duì)策[J].同行，2016（6）.