高校檔案管理數(shù)字化發(fā)展面臨的問題及對策

張芝慧

摘 要：檔案管理工作含有高校的學校信息、科研立項、資源分配等資料，是高校管理的重要參考依據(jù)，對對高校管理有著十分重要的意義。本文對高校檔案管理數(shù)字化發(fā)展面臨的問題進行了剖析，并對其提出了相應的建議。

關鍵詞：高校管理;主要問題;解決措施

高校檔案管理數(shù)字化是當前高校檔案管理發(fā)展的必經(jīng)之路，需要引起高效管理的重視。檔案管理數(shù)字化程度能夠有效反映該校的辦學水平。高校實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，能夠在節(jié)約人力資源的基礎上，有效提升檔案管理工作的效率和質量。

1.高校檔案管理數(shù)字化面臨的問題

1.1硬件投入不足

數(shù)字化管理建設首先要建立充足的軟硬件設備。當前，我國的高校檔案管理數(shù)字化缺乏足夠的硬件設備，具體體現(xiàn)在：第一，缺乏良好的網(wǎng)絡連接環(huán)境，不能穩(wěn)定輸送信息。目前，很多高校受限于經(jīng)費或者其它客觀因素，一些過于老化的硬件設施不能及時得到更新?lián)Q代，當下的信息管理系統(tǒng)很難進行大體積的網(wǎng)絡信息輸送，導致信息傳遞困難;第二，一些經(jīng)費充足的高校雖然更換了足夠先進的硬件水平，但是其與硬件匹配的軟件水平落后，不能充分發(fā)揮硬件的作用，無法為檔案管理人員提供高效便捷、人性化的工作系統(tǒng)，導致信息處理和信息共享方面存在極大的障礙，影響了高校檔案管理數(shù)字化的發(fā)展進程。

1.2管理規(guī)范及標準體系不統(tǒng)一

當前，高校檔案管理并未建立同一的管理規(guī)范和管理體系，各高校之間互不兼容。數(shù)字化管理工作對共享安全性要求高、對兼容性要求高，這就需要統(tǒng)一的技術支持、統(tǒng)一的管理體系和統(tǒng)一的工作標準。但目前，檔案管理數(shù)字化在信息收集、歸類、分檔和共享方面存在多個標準，各高校的檔案數(shù)字化工作建設標準不一、進度不同，加之相應的管理制度和管理體系不完善，沒有形成一致的高標準管理意識，制約了高校檔案管理數(shù)字化進程。

1.3缺乏專業(yè)性人才

檔案管理需要復合型人才，既要掌握檔案管理的知識，又要對現(xiàn)代信息技術有較好的掌握。但是目前，滿足這兩方面要求的人才較少，從事檔案管理工作的人員整體素質較低，沒有足夠的專業(yè)能力;一方面他們沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓，不能高效利用數(shù)字化工具，另一方面他們沒有經(jīng)過完整的培訓，檔案管理知識還停留在紙質版時代。這導致了人才隊伍不能很好完成高校檔案管理數(shù)字化建設工作，難以適應高校檔案管理數(shù)字化發(fā)展需要。專業(yè)人才的缺失導致了檔案管理隊伍整體素質不高，影響了高校檔案管理數(shù)字化發(fā)展。

1.4安全方面存在較大隱患

檔案信息的安全十分重要。但是就目前而言，我國的信息管理安全工作仍不到位，對檔案信息安全的重視程度不夠，加之檔案信息工作本身具有一定的保密性，教職工和學生普遍對信息管理的重要程度重視不夠，使得檔案管理工作的安全性存在較大隱患。

2.提升高校檔案管理數(shù)字化發(fā)展的對策

2.1加大硬件設備的投入

高校檔案管理數(shù)字化工作高度依賴于硬件設備的建設。檔案的載體和記錄方式隨著技術的進步而不斷發(fā)展，推動數(shù)字化工作的建設首要就是需要足夠的硬件設備建設。首先要保障優(yōu)良的基礎設施建設，選用滿足需要的數(shù)字化硬件設施，提升檔案信息化工作的經(jīng)費投入，及時更新硬件設施，保障基礎設施，如計算機、硬盤、網(wǎng)絡帶寬、掃面儀等硬件投入，為高校檔案管理數(shù)字化夯實設備基礎;其次還要為檔案管理工作提供良好的數(shù)字化軟件、系統(tǒng)等，使用專業(yè)的管理系統(tǒng)能夠提高檔案管理工作的規(guī)范程度，同時提升工作人員的工作效率，切實推進檔案管理數(shù)字化進程。

2.2完善的高校檔案管理體系

完善的規(guī)章制度和管理體系是提高高校檔案管理數(shù)字化工作的重要一步。應當建立健全當前的高校檔案管理工作的管理制度，建立完善的監(jiān)督、考核體系，以便于管理制度的順利實施和整個檔案管理工作的順暢運行，依據(jù)目前的《高等學校檔案管理辦法》制定適合各高校的檔案管理制度，不斷修正、完善管理體系。明確檔案管理工作的職責，建立嚴格的管理規(guī)范，在檔案整理工作的各個環(huán)節(jié)嚴格按照標準完成檔案的歸納;此外，還應建立完善的考核體系，設立專門的管理組織，定期或不定期對檔案管理工作進行視察、考核，保障數(shù)字化管理工作的高效;最后還應簡化工作程序，指定便捷、高效的管理手段進行檔案管理，保障高校檔案管理數(shù)字化工作順暢運轉。

2.3培養(yǎng)專業(yè)的人才隊伍。

高校檔案管理數(shù)字化工作離不開高效、專業(yè)的人才。首先，高校應當對現(xiàn)有的工作人員進行專業(yè)化的培訓，提高他們專業(yè)的檔案管理知識和管理能力，提升其數(shù)字化方面的知識和能力，更新他們對檔案管理的認識，提高其對檔案管理的重視程度;其次，高校應當積極引進檔案管理建設的人才，積極引入檔案管理學和計算機科學的人才，充分發(fā)揮他媽呢的專業(yè)優(yōu)勢，提升整體的高校檔案管理數(shù)字化工作人員的專業(yè)化素質。高校可借助當前豐富的教學資源和師資力量，快速對現(xiàn)有的檔案管理人才隊伍進行培養(yǎng)和教育，提升他們的專業(yè)能力;最后，高校還應當制定良好的工作競爭機制和晉升機制，提升工作人員的競爭意識，調動工作人員的積極性，提升他們的工作能力，滿足高校檔案管理數(shù)字化工作的需要。

2.4加強安全管理，提高重視。

檔案是個人隱私，應當提高對檔案管理工作安全方面的重視程度;一方面，國家和地方應當嚴格立法，確立相應的保密制度和保密措施，提高檔案管理工作從業(yè)人員的保密意識;另一方面，學校也應當完善目前的安全制度，防范外來黑客對檔案系統(tǒng)的破壞和攻擊，此外，還應當提升學生對高校檔案工作的重視程度，加強對檔案管理知識的普及，讓教職工和學生對檔案管理工作有更加深入的認識，這樣才能更好地推進高校檔案管理數(shù)字化工作。

3.結論

高校檔案管理工作是高校重要的管理工作，我國的高校檔案數(shù)字化建設剛剛起步，面臨著極大的挑戰(zhàn)。目前，高校的檔案管理主要存在硬件投入不足、管理規(guī)范及標準體系不統(tǒng)一、缺乏專業(yè)性人才、安全方面存在較大隱患等問題，需要高校提升硬件設施投入，進一步重視相關人才培養(yǎng)，完善管理規(guī)范和管理體系，提升安全方面的重視程度，切實推進高校的檔案數(shù)字化管理工作。

參考文獻：

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