鄉鎮計劃生育服務中心檔案信息化管理分析

摘要：隨著社會的發展與進步，我國鄉鎮計劃生育服務中心的檔案管理工作也在逐步正規化，并向信息化方向發展。信息化技術應用到鄉鎮計劃生育服務中心檔案信息化管理中具有一定的必然性，可以通過積極建立計劃生育檔案數據庫，提高采集計劃生育數據的質量;將信息數據落到實處，使資料實現共享;優化人才結構，加強信息化隊伍建設，將信息化技術應用于鄉鎮計劃生育服務中心檔案管理中。

關鍵詞：信息化技術 鄉鎮計劃生育 服務中心 檔案管理

中圖分類號：G270? 文獻標識碼：A? 文章編號：1009-5349（2019）23-0122-02

隨著社會經濟的不斷發展與進步，信息化技術已經在人們的日常生活中得到了發展與普及，在鄉鎮的計劃生育服務中心檔案管理工作中也應用到了信息化技術。在檔案管理信息化建設的過程中，需要準確把握當前的計劃生育發展方向與發展規律，利用信息化技術提高鄉鎮計劃生育服務中心檔案管理的效率，實現鄉鎮計劃生育服務中心檔案的無紙化管理，從而形成新的檔案管理體系。

一、信息化檔案管理的內涵

首先是利用現有的信息化技術對檔案信息進行分類與集成，使檔案信息更加方便查詢與開發利用，并且對檔案信息進行排序、編目和歸檔保存等一系列高效的信息化管理。這樣不僅可以提高計劃生育服務中心檔案管理效率，還可以減少不必要的丟失情況。其次是利用信息化技術實現檔案的無紙化管理，使檔案信息更加清楚，調控檔案信息更加便捷。

二、檔案信息化管理內容

想要把信息化技術更好地應用到鄉鎮計劃服務中心檔案管理中，需要做到以下幾點。

1.對數據資料實行信息化管理

在這個過程中需要應用掃描器或者計算機等信息化手段，對要存檔的信息資料或者文件統一進行信息化數據錄入，這樣就形成了計算機電子文檔。

2.對工作流程進行信息化管理

利用信息化技術對檔案進行分類、編目和排序等操作。以上操作要注意工作流程的統一與規范，明確崗位工作人員的工作指標，從而提高工作效率。并且計劃生育服務中心的辦公系統與檔案管理系統要相互兼容，這樣才能切實提高鄉鎮計劃生育服務中心檔案管理的效率。

三、信息化技術應用于計劃生育服務中心檔案管理的必要性

1.信息化技術是我國計生工作信息化發展的必然結果

隨著新時期科技的飛速發展，人口計生部門也不能只依靠傳統的檔案管理模式開展工作。計劃生育服務中心檔案管理是十分復雜與繁瑣的，相關部門可以充分利用信息化技術對其進行完善，這樣既可以享受到科技發展為我們帶來的高效、便捷的服務，又可以使計劃生育服務中心檔案管理工作的管理水平得到提高，有利于我國計劃生育工作更好地發展，使計劃生育服務中心積極履行職責，由被動管理轉化為主動管理，更加主動地為大眾服務。

2.傳統的檔案管理模式不能滿足當前的社會發展需求

首先，我國傳統的計劃生育服務中心檔案管理模式，采取的是手工登記，紙質存檔，這樣不僅耗時，而且內容在很大程度上會受到經手人自身素質的影響，并且對工作人員的專業能力和責任心都有很高的要求。其次，紙質的檔案如果保存時間過長，可能會出現字跡模糊、紙張脆弱等現象。再次，檔案的調用頻率比較高，加大了檔案管理難度。最后，由于檔案比較多，在檔案調用過程中需要花費大量的時間和精力，影響計劃生育服務中心檔案管理人員的工作積極性，大大降低了工作效率。而對檔案實施信息化管理之后，不僅可以隨時調用，還無需考慮紙質檔案容易出現毀壞的問題，使檔案管理人員的工作更加便捷，推動了計劃生育服務中心檔案管理人員工作效率的提升。

3.信息化技術能夠有效提升計劃生育部門的辦事效率

將信息化技術合理地應用到計劃生育服務中心檔案管理工作中，可以改變傳統的手工登記管理方式。信息化檔案管理模式的推廣，使鄉鎮的計劃生育服務中心檔案管理也能應用信息化技術進行管理。信息化技術應用到鄉鎮計劃生育服務中心檔案管理工作以后，可以隨時調檔、移交和歸檔等，使檔案的管理時間更加充裕，有利于鄉鎮計劃生育部門工作效率的提高。

四、信息化技術在鄉鎮計劃生育服務中心檔案管理中應用的具體措施

1.積極建立計劃生育檔案數據庫，提高采集計劃生育數據的質量

政府在措施具體實施中扮演著領導者的角色。在計劃實施的過程中，也需要充分發揮部門的優勢作用，優化鄉鎮中計劃生育信息采集工作，建立具有權威性的計劃生育信息數據庫。在信息數據庫中，每一個人都有唯一的識別標志，這個識別標志可以設置為居民身份證號。各個地區的計劃生育部門要準確把控計劃生育檔案信息的采集工作，并且全面了解其中的各類檔案資料，在經過反復核實確定其信息的真實性后再準確錄入到計算機中，并再次核實錄入信息，然后上傳到計劃生育檔案數據庫。在整個信息采集與錄入的過程中，要注意避免重復采集信息或者重復建設信息數據庫的情況，以免造成不必要的浪費。

想要提高鄉鎮計劃生育服務中心檔案管理效率，就要把信息化技術合理應用其中，將數據質量的提高作為核心思想，采集、審核和錄入的全過程都要嚴格把關，確保其信息數據及時、準確錄入，同時要確保資料信息的完整。要明確相關工作人員的具體職責，建立合理的懲罰制度或者質量考評制度等，這樣不僅可以提高工作人員的責任心，還可以提升計劃生育服務中心檔案管理的工作效率[1]。

2.將信息數據落到實處，使資料實現共享

落實數據的應用對于計劃生育檔案信息化管理具有重大意義，可以通過資料分析與調查統計，將所得出的數據信息建設為一個人口信息系統，這樣可以確保計劃生育工作的有序展開。例如，以往證件辦理是比較繁瑣的，現在可以采用證件打印的模板辦理，整個流程更加簡潔，提高了辦證的效率;在信息的查詢方面也可以利用信息化管理，對計劃生育的檔案數據進行關鍵詞查詢，使查詢的信息更加精確;把信息化技術應用到計劃生育報表匯總方面，將會改變傳統的手工做報表模式，可以利用信息化技術使數據在系統中自動生成表格，大大降低了相關工作人員的工作量。這不僅能夠提升工作人員的工作效率，還在一定程度上減少了統計工作中出現的誤差，使數據誤差率降到最低。可見，在檔案管理中開展信息化建設，能夠更好地服務大眾，實現信息資源共享的目標[2]。

3.優化人才結構，加強信息化隊伍建設

在鄉鎮計劃生育服務中心檔案管理工作中應用信息化技術，還需要注意專業人才的培養與引進。鄉鎮的計劃生育檔案管理人員專業素質相對較低，需要對其加強業務培訓，尤其是要加強其計算機等信息化設備的操作培訓，保證鄉鎮計劃生育服務中心檔案管理人員人人都能熟練地操作計算機，并且能夠獨立使用信息管理系統，從整體上提高計生工作人員的信息化管理水平[3]。

五、結語

綜上所述，信息化技術在計劃生育服務中心檔案管理中已經得以應用，并且取得了一定的成果。但是調查分析后可以發現，一些鄉鎮地區在信息化建設中出現了很多問題。因此，針對鄉鎮計劃生育服務中心檔案管理中信息化技術的應用問題，相關部門應積極采取合理措施，建立完善的檔案管理體系，使其滿足新時期的社會發展需求。

參考文獻：

[1]趙君，代巧云，張宏光，等.全國計劃生育技術服務信息化平臺的設計與應用[J].中國計劃生育學雜志，2017，25（8）：514-518.

[2]牛璐璐.信息化視角下的檔案管理員素養要求[J].中國新通信，2017， 19（22）.

[3]姜佩思.全面二孩政策下鄉鎮計劃生育工作轉型研究[J].長江叢刊，2017（29）：144.

責任編輯：景辰

[作者簡介]楊秀梅，通化市輝南縣朝陽鎮人民政府計劃生育辦公室助理館員，本科，研究方向：鄉鎮計劃生育檔案管理。