新常態背景下的檔案館空間資源配置研究

李偉超 李琴 賈藝瑋

摘要：檔案館空間是檔案館服務功能開展的重要載體和基礎性資源。針對檔案館空間進行資源配置研究，為檔案館服務功能的轉變及服務效能的提升提供有效支撐。本文探討了新常態背景下檔案館空間的內涵，基于檔案館空間的底層需求，提出了以“統一、構建、調整”為核心思路的檔案館空間配置策略及優化路徑，以期為檔案館空間配置的應用實踐與理論研究提供參考。

關鍵詞：檔案館空間資源 需求轉變 檔案服務

我國社會發展步入新常態，科學技術更迭愈加迅猛，這對社會大眾的信息獲取方式及文化需求產生了重大影響。在此社會背景下，檔案管理工作顯得尤為重要，正處于由傳統模式向信息化、數字化模式轉變的關鍵時期。檔案館作為信息及文化機構[1]，新常態的時代背景為其開展工作帶來了更多的新機遇、新挑戰。面對日趨激烈而復雜的生存環境，檔案館更需要以多元化的服務理念、靈活的服務方式，去滿足社會公眾日趨復雜多變的檔案需求，而如何在有限的資源約束條件下高質量地完成此項任務，則是未來檔案館工作開展所需持續面對的難題。

一、檔案館空間概述

（一）檔案館空間研究

空間是人們開展社會活動的重要載體，承載了一切活動開展所需要的資源。檔案館作為信息資源中心和區域文化傳播基地，為政府機關、企事業單位、社會公眾提供多元化的服務和產品，檔案館空間則是以檔案館為載體，提供并創造一種獨特的場所和氛圍供人們保管與利用檔案資源。目前，學界有諸多學者對檔案館空間進行了研究，如周林興等[2]運用SWOT方法對檔案館公共文化空間的內部要素和外部環境進行分析，并提出多種發展策略建議以提高檔案館公共文化空間的影響力。倪曉春[3]對綜合檔案館公共文化空間建設的必要性和可行性進行了分析，并對公共文化空間的建設提出了相關建議。孫瑾等[4]提出以信息共享空間的創新模式來探索檔案館發展的新路徑。曹宇[5]對檔案館在功能轉變背景下的空間合理配置進行了研究，并對檔案館空間動態配置提出了一些建議。黃荷等[6]對我國綜合檔案館的資源配置現狀進行了分析，并針對資源配置不均、結構不合理等問題提出了針對性建議。上述研究對檔案館公共文化空間、信息共享空間、空間資源配置方面進行了有益的探索，但其提出的策略及建議皆為零散的、非系統的。鑒于此，本文將從檔案館工作的實際需求出發，對檔案館空間資源優化進行系統的研究。

（二）檔案館空間運行模式

檔案館空間存在的價值是通過利用檔案館內各種有形及無形的資源對檔案資源提供保管及利用服務，是檔案館工作開展的基礎。因此，檔案館空間不僅僅為有形的、物理意義上的空間，還包括無形的、虛擬化的空間——集成數據、信息與知識的信息空間，圍繞檔案信息保管和利用的業務交互空間，檔案館空間內館員、用戶意識或精神上的空間。這四種空間在檔案館內相互交融，從而形成了可提供檔案保管與利用服務的檔案館共融空間。

在這四種空間中，物理空間是檔案館空間的載體，業務交互空間是檔案館空間的服務應用，信息空間是連接物理空間與業務空間的紐帶，意識或精神上的空間則是檔案館空間的最終作用對象。具體的檔案館空間運行模式如圖1所示。

二、新常態下檔案館工作對空間資源的需求

當前在新常態背景下，檔案事業正處于轉型時期，檔案館作為檔案事業的主陣地，在轉型過程中面臨著較多且較為復雜的問題，加之新技術、新理念的不斷涌現，使得檔案館在服務功能、資源配置、可持續發展等方面對空間資源的需求較為突出。

（一）檔案館服務功能的轉變

在新常態影響下，社會各界對檔案館的服務提出了更高的要求，檔案館工作步入轉型的關鍵時期，以保管為主的傳統檔案館工作正逐漸延伸發展多項服務功能。檔案事業的轉型不可能是一蹴而就的，需要隨著社會經濟的發展動態且持續地進行改進。在此期間，檔案館也需重新審視自己的社會地位和職能，不斷吸納社會各界的有利資源，轉變服務理念和服務方式，拓展和延伸服務內容，持續向社會提供高效且優質的產品和服務以滿足社會公眾對檔案館的眾多需求。這種為適應外界變化而導致的檔案館內生性服務功能變革，需要檔案館對其空間資源進行持續優化與整合，但這也將為新時期檔案館工作的開展帶來持續性的挑戰。

（二）檔案館空間資源配置不足

國家檔案局于2008年發布了《檔案館建設標準》，該標準規定了國家各級檔案館的建筑面積指標和館藏檔案數量。筆者通過國家統計局調查了2008年到2018年10年之間的檔案館數據[7]，發現檔案館的平均建筑面積從2008年的1468平方米增長到了2018年的3170平方米，實現了翻倍。但是平均館藏檔案數量從2008年的7.9萬卷（件）增長到了2018年的22.6萬卷（件），增長了近3倍。由此，可以看出，檔案館建筑面積的增長還遠未滿足館藏檔案數量增長所對應的要求。所以整體來看，現今檔案館日常運轉所需要的空間資源仍有較大缺口。

（三）綠色檔案館發展的需要

當前背景下，檔案館需持有“綠色、環保、低能耗”等可持續發展的理念以在滿足社會需求的前提下盡可能減少對社會資源的浪費。2019年國家檔案局發布《綠色檔案館建筑評價標準》[8]，為檔案館的設計、建造及未來的館舍使用提供了方向性的指引，即需要在有限資源投入的條件下，最大限度地深挖資源使用效率，提供綠色檔案產品及服務，這也對未來檔案館空間的設計和使用提出了更高的要求。

通過上述分析，不難發現檔案館對空間資源的利用具有“高效、綠色、可持續”等特征，而現有的檔案館因建設完成后其空間形態較為固定且不易調整，未能滿足自身空間資源利用的需求，因此，亟待構建一種致力于實現空間資源優化配置的檔案館空間建設體系。

三、檔案館空間資源配置策略

（一）空間資源需求

隨著現代檔案館館藏資源及業務服務種類愈加豐富，其自身內部的空間組織架構也呈現出一定的復雜性特征。檔案館在對空間進行配置時，很難對其空間內的資源進行整合和優化，因此需要以檔案館空間優化過程中的具體需求為牽引，給出空間資源配置的處理策略，從而為空間配置的具體實施方案提供指導意見。根據對檔案館空間資源配置過程的深入分析，其空間資源需求具有以下四個方面的特征。

1.安全性。檔案館的安全性是檔案館各項服務功能正常開展的前提基礎。檔案館對空間資源進行優化時，需著重對自身安全性進行考慮。

2.兼容性。檔案館的空間資源優化是對以往檔案館空間形態的繼承和發展，所以在進行空間優化時，需要考慮配置方案在現有空間形態中的兼容性問題。

3.可行性。檔案館的發展面臨多重資源約束，因此在制訂檔案館空間資源配置方案時，需著重考慮該方案在經濟、制度、流程等方面的可行性問題。

4.動態性。檔案館作為社會組織的一部分，其內部的正常工作開展時刻受到外界多方因素的動態影響。因此，檔案館在對空間進行持續性的調整時，應考慮其自身動態性需求。

（二）配置策略

檔案館在進行空間資源配置時必須要從檔案館全局出發，由底層需求牽引，通過對檔案館空間的深刻分析，提出以“統一、構建、調整”為核心思想的空間配置策略，如圖2所示。

1.“統一”是檔案館空間資源配置策略的基礎，它為后續策略在處理問題時提供基本的約束關系，并將檔案館空間資源配置的一系列活動限定于某一組織框架內。統一策略的制定需滿足檔案館空間安全性、兼容性、動態性的需要，它的實施需要著重注意以下兩方面的內容：資源約束、事件擾動。資源約束指的是約束檔案館空間正常運行所需要的資源條件，包括各類檔案資源、檔案設施、工作人員等。事件擾動指的是在檔案館空間正常運行中可能出現的各種非常態事件對檔案館空間的影響，包括各類自然災害、設備故障、檔案損壞、網絡異常等。

2.“構建”是配置策略的主體，它決定了檔案館空間的組織形態，在檔案館空間組織構建的基礎上，延伸至資源配置方案的制訂。構建策略的制定需滿足檔案館空間安全性、兼容性和可行性的需要，并在實施過程中主要關注組織構建、要素配置兩方面的內容。組織構建旨在搭建檔案館空間運行的組織架構，包括檔案館的機構設置、業務流程再造等方面；要素配置旨在將檔案館空間內的各資源要素（包括館員、設備、檔案資源、網絡資源等）有機整合在組織架構內，從而形成資源的有效利用并實現檔案館空間的各項服務功能。

3“.調整”是配置策略的核心，直接體現了檔案館空間的動態性，使固定或一成不變的檔案館空間運行過程變為持續的靈活重組過程。調整策略的執行需滿足安全性、可行性、動態性的要求，主要有漸進調整和緩沖調整兩個方面的內容。漸進調整是指期望通過盡量微小或溫和的調整方法來對檔案館空間組織結構進行調整，以避免頻繁、較大的變動對組織結構產生難以預估的影響；緩沖調整是在對檔案館空間中出現的不同程度擾動事件進行處理過程中，以期望降低甚至消除擾動事件對整個檔案館空間正常運行的影響，從而避免資源配置方案的較大調整。

（三）優化路徑

筆者依據對檔案館空間運行模式及空間資源需求的分析，順承檔案館空間資源配置策略，提出檔案館空間資源配置優化路徑，如圖3所示。該空間資源配置模式由“統一-建構-調整”三個階段所構成，可在檔案館的實際工作開展中持續對檔案館空間資源進行優化。

1.統一階段。統一階段是對檔案館空間整體框架進行全局思考和布局的階段，本階段的重點內容在于分析檔案館空間內所包含的各要素的屬性及特性，以及各要素之間的相互聯系，并根據現有及預期規劃的服務功能和空間資源需求特征對檔案館空間內所有要素進行有機整合，以促進檔案館空間服務功能的順利開展。在此階段，還需重點考慮與外界協同辦館的發展策略，積極引入外部資源，拓展自身的服務功能，增強服務能力，實現互惠共享。

2.構建階段。構建階段是統一階段的延續。在構建階段的前期，需要對當前檔案需求的現狀進行分析，以需求為出發點，通過邏輯建構的方式來細化統一階段所形成的整體框架，根據規劃的檔案館服務功能構建檔案館的組織架構、業務流程等內容，從而形成檔案館空間組織建構方案，在此基礎上對檔案館空間內各要素進行關聯，以支撐空間組織的架構，從而形成檔案館空間要素配置方案。在此階段，需注重對未來預期服務功能變化的考慮，以便降低后續階段的調整幅度，并積極運用多種智能化技術與設備，如物聯網、大數據技術等[9]，便于在后續的業務服務中形成自我感知、組織、修復等智能化的管理技術方法。

3.調整階段。調整階段是檔案館空間資源配置模式的關鍵。在調整階段過程中，隨著時間的推移，社會公眾對于檔案資源的需求會發生一定的變化，這種變化達到一定的程度則需要檔案館響應這種需求變化。相應的檔案館空間在組織構建和要素配置上也需要相應的調整，檔案館空間組織構建方面的調整可通過漸進調整的方式來進行微調或溫和的調整，包括機構增減、業務流程變更等內容。在漸進調整中，應避免較為頻繁、劇烈的變動或對庫房等重要地點的調整。檔案館要素配置可通過緩沖調整的方式來增加整個檔案館空間應對外界各種擾動的能力，如在新型冠狀病毒引發的肺炎疫情期間，檔案館傳統查檔的服務方式受到沖擊，則可增加電話查檔、網絡查檔等多元化的查檔方式來進行緩沖。在此階段，需樹立“入館即服務”的理念，及時為入館主體提供一體化、人本化、低碳化的服務，從而使檔案使用者沉浸于檔案館空間所營造的服務氛圍當中，也使檔案館內所存儲的檔案資源得到及時、安全、高效的利用與保管。

檔案館的空間形態隨社會的發展而不斷演化，借助新興的智能化技術對檔案館空間進行持續的優化與改進，是檔案館工作的發展趨勢。在檔案館空間資源配置過程中，既要注重智能技術的應用，也要注重空間服務效能的提升，從而讓檔案館的價值得到充分發揮。

*本文系2019年度鄭州航空工業管理學院研究生教育創新計劃基金項目“基于信息接受情境的檔案館空間再造與效能提升研究”（項目編號：2019CX14）階段性成果。

注釋及參考文獻：

[1]周林興.論檔案館的公共價值及實現策略[J].檔案學研究，2019（5）：38-44.

[2]周林興，何卓立，蘇龍高娃.檔案館公共文化空間的SWOT分析及優化策略[J].檔案學通訊，2014（5）：79-82.

[3]倪曉春.關于綜合檔案館公共文化空間建設的思考[J].檔案學通訊，2015（2）：11-16.

[4]孫瑾，楊曉玲.檔案館發展路徑探索——基于信息共享空間的視角[J].檔案學研究，2011（5）：53-56.

[5]曹宇.功能轉變背景下的檔案館空間配置[J].檔案與建設，2016（8）：24-28.

[6]黃荷，楊桂鳳.綜合檔案館資源配置現狀探究[J].北京檔案，2019（1）：41-43.

[7]本部分數據均來自國家統計局網站（http：// www.stats.gov.cn/tjsj/）所公布的2008—2018年數據.

[8]中華人民共和國國家檔案局.DA/T76—2019綠色檔案館建筑評價標準[EB/OL].（2019-03-11）[2020- 12- 21]. http：// www.saac.gov.cn/daj/hybz/201903/ b4009f30547045e49fefd094d6d9e194.shtml.

[9]容依媚，肖秋會.我國智慧檔案館研究綜述[J].北京檔案，2019（8）：15-18.

作者單位：1.鄭州航空工業管理學院2.河南廣播電視大學