高校往來款項長期掛賬的原因及對策研究

陳夢 天津醫科大學財務處

引言

往來款作為高校財務管理中較為重要的一環，近年來不斷得到多部門重視。2015 年教育部發文指出應當及時清理往來款項；2016 年財政部進行資產清查活動，其中包括往來款項的清查工作；2018 年天津市教委和工委聯合發文及時清理長期掛賬的往來款項，并建立往來款項內控制度及形成分析報告，足以看出往來款項的重要性。從類別上看，往來款項包括暫存和暫付；從會計科目上看，往來款項包括應收賬款，應付款張，其他應收款，其他應付款，預收賬款和預付賬款；從往來單位性質上看，往來款項包括本單位內部單位、本部門外部同級政府單位、本部門外部非同級政府單位和其他單位。本文以天津某高校為例，按照暫存款與暫付款分類分析長期掛賬原因、提出解決對策的研究方法進行闡述。具體核算內容如表1 所示。

一、往來款長期掛賬的現狀及原因分析

（一）借款周期長

伴隨著經濟的迅速發展，高校與外部之間的交流越來越多，借款業務逐漸成為財務部門業務中的重要組成部分，借款周期長也成為往來中暫付類款項長期掛賬的主要原因。一方面，由于不斷引進人才以及技術進步導致設備更新換代，高校對于大型設備的需求量快速增長，尤其是理科院校。在此背景下，學校需要購買大量的大型進口設備，由于此類設備金額大，到貨周期長，手續復雜，常常需要先支付部分貨款，因此設備借款導致的往來款掛賬少則數月，多則1～2 年，并且不斷滾動，所以往來中暫付類款項賬面余額常年較大；另一方面，離休人員住院費可以報銷，大部分離休人員選擇先行借款，待出院手續齊全再辦理報銷還款手續，由于離休人員普遍年齡較大，住院頻率高，周期難以預測，且出行不便、辦理流程不熟，因此導致往來中暫付類借款長期掛賬。

表1 暫付款與暫存款核算內容

（二）質保金押金清理不及時

首先，高校購買設備或者工程施工都留有質保金，以免質量不合格產生糾紛。由于購買設備并沒有嚴格歸口部門管理，常常由院系處室自行辦理財務手續，有的教職工認為設備已到貨，質保金已扣，自己的工作就完成了，對于質保金到期日以及到期后應辦理退還手續一無所知；其次，由于崗位輪換調整，工作交接不完整，使質保金清理工作處于無人管理狀態，再加上財務軟件并沒有完整地建立往來款的輔助賬，導致往來款的管理十分混亂；最后，學校存在收取押金的情況，比如學校臨時一卡通押金、學生宿舍家具押金、學生借調檔案押金等。由于押金金額小，數量多，押金條丟失等情況，許多學生并不在意押金是否退還，并且押金退還時限并沒有文件管理規定，導致押金長期掛賬。

（三）來款認領缺乏主動性

“互聯網+”的發展為高校銀行收付款帶來了便利，網上銀行收付款快速且便捷，但同時網上銀行操作需要提供的信息有限，財務人員對銀行來款并不能百分之百快速準確的確定用途或者責任人，導致銀行來款的認領依賴于責任人的主動性。一方面，高校教職工中具有財務相關知識和習慣的人員占比極小，尤其是理工科院校，由于大部分教職工沒有主動查詢管理自己課題經費的習慣，所以銀行來款認領工作效率極低；另一方面，來款認領流程宣傳不足，大部分教職工并不熟悉來款認領管理流程，以為只要資金到單位賬戶就可以直接使用，嚴重降低了來款認領效率。

（四）考評費支出無時間限制

高校每年承接大量的考試和評審評閱等工作，代收的考評費在沒全部支出之前先計入往來款中，但是由于往來款管理的文件并不完善，沒有規定考評費的支出時間限制，而來款單位往往對于已經匯出的考評費缺乏跟蹤管理和監督，所以考評費的支出效率完全依賴于相關業務處室負責人，再加上考評費的撥付與使用金額并不完全相等，導致考評費大量掛賬。

二、高校往來款長期掛賬的對策及建議

（一）加強宣傳，建立往來款催清意識

第一，加強全體財務人員管理意識。對于付款退回的款項及時聯系經辦人或者對方單位核對信息，及時解決，避免掛入往來款長期趴賬。將往來款項管理視為與報銷業務同等重要，嚴格審核其合理性與必要性，往來款項業務中蘊含著重大風險，稍有不慎會造成巨大損失，日常工作中需要將此風險降至最低；第二，加強各業務處室人員責任意識與主動性。樹立“誰借款、誰負責”的思想，切不可“新人不理舊賬”，各院系對于自己經辦的借款進行全程跟蹤，及時核對信息，確保款項及時準確到位，待發票手續齊全及時辦理還款手續，不拖延不被動。

（二）建立往來款管理制度

第一，起草往來款專項管理文件。由校辦牽頭，財務處、審計處以及紀檢部門聯合發布往來款管理文件。按照財要求嚴格劃分財政收入、事業收入以及往來款，明確計入往來款的要求，對于不符合往來款要求的款項嚴格把控，嚴禁利用往來款調節收入支出，使財務人員的工作有據可依；第二，建立專人管理與定期自查制度。往來款涉及的金額大、數量多，來往復雜，由專人管理，定期對賬，未上繳財政專戶的款項及時上繳，有效降低往來款混亂引起的財務風險。同時建立自查制度，財務處內部可以定期梳理往來款，進行賬齡分析，及時識別到期未清理以及不合理的往來款，并催促院系處室及時辦理還款手續，以減少往來款量級；第三，建立責任人制度。暫存款與暫付款均應確定責任人，此責任人可以是經辦人或者院系處室負責人，一旦確定必須負責到底，不可因崗位調整而放置不理，并且此人必須清楚此項往來款，否則無意義。若到期不清理，應有相應的懲罰措施，比如停止此人的報銷事項以及無法辦理借款，直至往來款清理完畢。

（三）完善往來款管理流程

往來款管理流程在往來款管理全過程中起到至關重要的作用，流程不完善將很難對往來款進行精準的管理。第一，嚴格審核往來款要點，逐級審批。教職工辦理借款時進行嚴格審核，具體審核事項包括借款是由是否合理、后附文件是否齊全、是否正確填寫借款人和借還款日期、對方單位信息是否準確等，并安排至少兩人對借款進行逐級審批，對于不符合要求的借款堅決不予辦理。對于應暫緩支付的尾款和質保金，審核是否附有合同、合同對于質保金或尾款的描述是否與實際業務內容一致、是否寫清余款具體付款日期等；第二，增加往來款輔助賬設置。將借款事由、借款人、借款日期、到期日、對方單位全部錄入輔助賬，以便進行往來款賬齡分析，對于已到或者將到還款日期的借款及時通知借款人辦理還款，已到或者將到期的尾款及時辦理清付；第三，已核銷的往來款保留備查登記。具體登記事項包括往來款事由、入賬日期、清理日期、金額、經辦人或者負責人、對方單位等，以便后期查閱核實信息。

（四）建立專項審計計劃

審計處作為高校的監督部門，應發揮其相應的職責作用，通過建立往來款專項審計計劃，定期進行往來款審計，包括往來款掛賬原因、掛賬時間、到期未清理原因、是否有清理計劃，并出具專項審計報告，報送紀檢部門進行監督；同時建立問責機制，將往來款的清理工作納入績效考核工作，對于長期不重視，多次催清無果的部門處室進行公示與批評教育，以起到警示作用。

（五）利用信息化溝通平臺

當前信息時代，“互聯網+”已經深入我們生活的方方面面，我們要充分利用“互聯網+”帶來的便利機會。財務處可以創建微信公眾號或者APP，及時發布往來款的信息以方便教職工查詢閱覽，及時獲取信息，包括未還借款、待清理的尾款及質保金、到期未退的押金以及由于信息不全導致尚未認領的科研經費等；或者與軟件公司合作開發信息平臺，教職工通過工號注冊登錄，信息與目前使用的天財財務管理系統共享，對于銀行來款及時登記，待處理的暫存款與暫付款及時發布通知，方便教職工查詢，同時要注意培養教職工時時登陸此平臺查閱往來款信息的習慣。

結語

綜上所述，嚴格執行高校往來款管理制度，減少長期掛賬量級，可以提高高校的資金使用效率，降低壞賬呆賬概率，保證高校財務信息的真實性與合理性，對于減少往來款潛在的財務風險具有十分重要的意義。