高校檔案管理信息化研究

摘?要：新修訂《中華人民共和國檔案法》的公布，確定了電子檔案的重要地位，也指明了未來檔案管理信息化的趨勢。當前部分高校檔案管理人才缺乏，檔案信息化進度較慢，缺少安全高效率的檔案管理系統。為推進檔案信息化工作，針對電子檔案的優勢進行了分析，對高校檔案管理信息化系統的設計進行了研究，并進一步對檔案管理工作提出建議。

關鍵詞：檔案管理;信息化;電子檔案;管理系統

Abstract：The promulgation of the newly revised Archives Law of the People's Republic of China confirms the important position of electronic files and points out the trend of informatization of file management in the future.However，there is a shortage of file management talents in some colleges and universities currently，and the progress of files informatization is slow，and a file management system with security and efficiency is lacked.In order to promote the work of informatization of files，the paper analyzes the advantages of electronic files，studies the design of file management information systems in colleges and universities，and proposes further suggestions for file management.

Key words：File management;Informatization;Electronic file;Management system

隨著經濟的快速發展，社會已進入數字化時代，以互聯網為引導的信息產業對各行各業帶來巨大影響。互聯網技術與傳統行業的結合，不僅造就了一批新興技術產業，還改良了傳統行業的布局，使其變得更加高效、更占優勢。在數字化時代，在傳統的紙質檔案管理模式下，檔案信息采集與更新慢，已難以滿足社會發展的需求，人們需要一種高效、便捷、可長久保存的新型檔案管理模式。高校檔案管理作為檔案資源管理的一部分，能夠為高校各項工作的有序開展提供參考依據。近些年，由于全國高校不斷擴規模增專業，學生規模也不斷擴大，教師隊伍持續增聘，這不僅增加了高校檔案的數量，還增大了高校檔案管理工作的復雜度和難度，更需要對高校檔案管理進行信息化建設，以規范高校檔案管理、提高工作效率。

2020年6月20日，《中華人民共和國檔案法》由全國人大會議修訂通過并予以公布，將從2021年1月1日起施行。新修訂的《檔案法》緊跟新時代檔案工作發展的新要求與新趨勢，新增了“檔案信息化建設”章節，正式提出電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，并且鼓勵傳統載體檔案數字化[1]。這無疑是從國家法律法規層面上，確立了電子檔案的重要地位，也為后續各單位、機構與企業的檔案管理工作指明了方向。

1 檔案管理信息化意義

高校檔案管理工作主要包括高校教學檔案資料、學生個人信息檔案資料、科研檔案資料、財務檔案資料和黨政工檔案資料等方面的管理[2]，對于提高教學水平、提升科研能力、強化黨政工作、完善學生管理和財務管理等具有重要意義。在計算機與互聯網技術高度發達的當下，電子檔案相對于傳統載體檔案有明顯的優勢，對比狀況如表1所示。

通過以上對比可知，電子檔案管理較于傳統載體檔案更加方便、高效，檔案管理信息化是必然的趨勢。目前，互聯網技術仍在不斷進步，未來電子檔案的使用會更加便捷與安全，包括區塊鏈與大數據等在內的全新技術，必會將檔案信息化提升到新的層次[3，4]。

2 高校檔案管理現狀與問題

由于檔案信息化是近些年提出的工作，而高校檔案的整理工作早已有幾十年的歷史。因此，目前多數高校的檔案管理信息化進度明顯不足，處于紙質化與數字化交替的過程，這樣會給檔案管理帶來諸多問題：①檔案存量以紙質為主，而檔案增量以電子為主，這樣會對信息查閱、數據核算都會引起很大麻煩，也不方便制訂統一的制度和流程對檔案進行管理。②目前，多數高校的日常管理更多依賴線上平臺，而線上管理需要背后數據庫的支撐，這就要求將已存的所有檔案都電子化并且納入數據庫。③已存的紙質檔案因為年頭久遠，并且長期積壓過量，導致其存放與管理有諸多弊病，部分檔案可能已經遺失或者污損。另外，面對海量的紙質文件，定期盤點清算工作難以進行。④高校現有的檔案管理人員，由于步入工作崗位時間較早，大多不是檔案管理方面的專業人才，同時缺乏必要的計算機與數據庫相關知識，這樣很不利于檔案管理信息化工作的開展。

3 高校檔案管理信息化系統研究

高校檔案作為學校重要資源，主要完成的功能包括“收、存、管、用”四個部分，即檔案錄入、檔案存儲、檔案管理、檔案使用，電子檔案也不例外[5]。因此，本節將從這四個方面出發，重點圍繞信息化的檔案管理系統應當具備何種特點進行研究。

3.1 檔案錄入

檔案錄入是整個檔案系統的源頭，直接決定系統提供的數據信息是否有價值，而高度信息化的檔案系統，其數據來源復雜，錄入形式多樣化。因此，在檔案錄入階段需要注意以下問題：①錄入方式：檔案錄入系統應該能以離線方式或者半自動接收、采集形成于不同環境的不同形式文件，這樣可以保證檔案錄入時不受具體環境限制。②文件分類：檔案收錄的文件類型較多，主要包括文檔、表格、圖片、語音、視頻等，因此需要進行分類，按照文件類型不同分區錄入。③文件編號：為方便管理，應當對所有錄入的文件進行編號，每個文件編號唯一，作為文件識別號。④可靠性：為確保檔案可靠性，應該嚴格核對檔案源頭，在錄入文件的同時應當記載錄入者的身份以及錄入時間，以保證有源可溯。⑤關聯性：文件之間存在的聯系，應保證存儲時有相互關聯，方便隨時調閱。

3.2 檔案存儲

檔案的存儲工作是后續檔案管理和使用的基礎，檔案存儲模式不僅關乎檔案保存的完整性與準確性，還直接影響檔案管理效率。因此，檔案存儲要尤為注意，以保證檔案管理工作有序開展。在檔案存儲階段需要注意以下問題：①建設專用服務器：專業服務器是數字檔案室必備的基礎設施，應配置一定性能和數量的服務器，滿足數據庫、檢索系統以及應用系統的要求，并且應當提供冗余空間，方便拓展[6]。②明確分級：有層次的分級可以更清楚地展示檔案組織結構，也為檢索帶來便利，因此需要對文件進行分級存儲，并根據分級結構編寫目錄。③檔案備份：為提高系統容錯率，應對突發狀況，應當對檔案進行備份，包括在線備份以及離線備份，對于重要文件，還需要通過膠片等非常規介質備份。

3.3 檔案管理

檔案的日常管理工作尤為重要，若出現問題將嚴重影響后續使用，因此檔案管理系統應當具備一些重要的特征：①權限分明：在為系統配備充足的管理員同時，應當注意為管理員設定不同的權限，嚴格區分和限制用戶權限。②系統加密：對于重要的檔案文件，除了在訪問入口處需要通過口令加密之外，如有必要，對文件本身也需要采用數字加密處理。③審計跟蹤：系統應當具備一定的日志功能，能夠記錄管理員與用戶的日常操作情況，并能夠統計一些關鍵數據例如訪問量等。

3.4 檔案使用

基于前期的檔案錄入、存儲和管理工作，檔案的使用更加高效、準確。為了更好地發揮檔案價值，同時給學校帶來效益，在檔案日常使用過程中應當注意以下幾點：①網絡化：要充分利用發達網絡平臺，保證用戶需要查閱檔案時，可以隨時通過網絡訪問，并支持使用不同設備接入。②與學校管理平臺同步改進：隨著教師與學生日常活動的豐富，學校管理日趨復雜。因此，目前各大高校都在建設“智慧校園”管理平臺，而檔案管理服務需要與管理平臺同步改進，以提供必要的支持。③推進檔案共享：檔案共享可以提高資源利用率，可以開放本校部分檔案與其他高校或者單位實現共享，加強合作。④建立網上檔案館：檔案的一個重要作用是教育，因此如果條件允許，應當整理學校歷史、新聞等方面的檔案，建立網上檔案館，并借助流媒體，如抖音、微博等，對學校加以宣傳。

4 總結

總體來說，高校檔案管理向信息化發展是必然的趨勢，也需要高校對于這項工作給予重視并大力支持。首先，需要提供充足的資金用來搭建硬件平臺，并配置相應的軟件環境。其次，需要組建一支專業的工作隊伍，主要從兩個方面入手：一方面是加強對現有工作人員的技能培訓，增強他們對信息化管理的認知，提高他們的技能素養，鼓勵他們用信息化理念解決問題;另一方面，則需要加大專業人才的引進，特別是對檔案管理與計算機技術都比較熟悉的青年工作者，從而優化檔案管理部門人才結構，為全新的管理模式注入活力，更好地推動信息化建設進程。

參考文獻：

[1]劉歌與.高校檔案信息化建設探究[J].機電兵船檔案，2020（04）：38-40.

[2]付煜.信息資源共享背景下高校檔案管理共建與共享[J].檔案管理，2020（05）：69-70.

[3]汪佐民.區塊鏈技術在高校檔案信息化管理中的應用初探[J].湖北科技學院學報，2019，39（04）：122-126.

[4]田凱，王巍巍.大數據時代檔案信息化建設策略研究[J].機電兵船檔案，2020（04）：90-92.

[5]孫微.高校教學檔案規范化管理策略研究[J].檔案管理，2020（04）：122-123.

[6]高策，張顯通，張引，付薈.檔案信息管理系統的設計與開發[J].現代信息科技，2020，4（12）：113-115+118.

作者簡介：張載梅（1974—?），女，漢族，江蘇淮安人，本科，圖書資料技師，研究方向：檔案管理。