電力企業檔案數字化建設及安全保障措施分析

全斐

摘要：近年來，隨著科技的不斷進步以及發展，新技術和新方法的出現，勢必將會改變人們原有的生產和辦公方式。隨著數字化進程的不斷推進，電力企業在檔案管理工作中也迎來了不小的變化。檔案管理的安全和質量是管理工作的核心內容，本文也是對電力企業中檔案數字建設以及安全保障做簡要分析。

關鍵詞：電力企業;檔案;數字化建設;安全保障

引言

檔案管理無論是在何種企業中都占據著重要作用，它是企業發展過程各個階段的真實憑據。通過查閱檔案，可以了解企業的人員、工作、項目、資金等各個要素，不同的企業有不同類別的檔案。電力企業主要是對電力數據、電力工程項目等方面進行收集和保存。隨著信息化技術的發展，電力企業已逐漸改變傳統的紙質檔案保管方式，進而逐漸采用數字化建設，方便了電力檔案的儲存和開發利用。

1電力企業檔案數字化管理概述

電力企業的檔案管理在電力企業中是非常重要的一個環節，電力企業檔案管理的工作較為復雜，既要達到檔案管理的一般標準，也要符合電力企業要求的特定標準，電力企業檔案數字化管理工作包括以下幾點：首先，就是負責檔案日常的管理工作，根據上級領導的要求達到階段性的管理標準，然后做好該階段的檔案管理計劃。還要對相關的檔案進行檢查、復核、統計等工作，以及做好全部檔案的編輯工作。其次，各部門的檔案工作指導、監督等也要做好。最后，在檔案整理完成之后，應該經過多個領導的審核，以及反復的檢查，最后在確認無誤后歸檔保存起來。

2電力企業檔案數字化管理的內容

電力企業檔案管理內容包含一般檔案管理工作的要求，但其特殊的行業性質也決定了特定職責的存在。從具體內容上看，包含以下幾個方面。首先是日常業務管理，它是根據上級主管單位安排的工作目標，進行檔案工作的合理調配，負責檔案的整理、收集、保管，并符合各類檔案的利用和鑒定工作。另外，全宗卷的編制和管理工作應該落實到位，并負責開展檔案信息資源的開發和利用，統籌、協調好相關工作，對原始信息進行合理的收集、查詢和管理。數字化管理后，紙質載體的檔案可以轉為機讀檔案，既節約了保管費用，也節省了占地空間，查閱方便迅速，避免了反復印制資料造成的紙張和人員的浪費。數字化管理后檔案能及時歸檔，并能盡快提供利用服務。數字化檔案管理使查詢檔案資料變得快捷、方便，做到足不出戶可查所需，數字化使信息共享成為現實。可以看到原始信息的管控工作是檔案管理工作的基本內容，而行業性的特殊內容體現在基建工程、變電站等相關部門的檔案管理工作等方面。

3電力企業檔案數字化建設及安全措施

3.1完善數字化檔案管理方案，正確使用數字化軟件

數字化檔案的管理方案是保證數字化檔案質量的前提。電力企業的檔案數字化流程和工作內容都是依據數字化管理方案進行，所以，想要保證檔案的質量，就需要在進行數字化檔案管理之前，制定出完善的管理方案。企業需要先梳理目前檔案管理的所有流程，將現有檔案進行分類劃分，區分出不同種類檔案的管理方法，然后根據實際情況進行檔案的數字化管理。紙質檔案轉化成數字化檔案，需要有明確的標準。管理部門需要制定出合格與不合格之間的分界線，使管理人員明確數字化標準，保證數字化檔案的質量。如果沒有相關標準的制定，便不能保證質量，在掃描或者儲存的過程中，什么樣的檔案便都能夠進入檔案庫中，會直接影響以后的使用效果。在進行數字化的檔案轉化時，一定要正確使用數字化軟件。數字化軟件的種類繁多，在進行數字化工作之前，要對相關的軟件進行試驗和考察。因為檔案數量繁多，軟件的正確選擇和使用能夠有效的提高工作效率，還能夠保證數字化檔案的質量。前期先對軟件的讀取情況、呈現情況、故障情況等都做出一定的調查和分析，選用錯誤率低，分辨率高并且讀取速度快的軟件。選擇好軟件之后，還需要正確的操作，在軟件的使用中盡量避免問題的出現，保障工作進度和檔案質量。

3.2以嚴密的檔案整理確保檔案的安全性

檔案整理需要在特定的空間、時間完成，對保密性強的檔案還應在封閉的空間由特定的人員操作完成，不允許外人接觸，也不允許檔案上網。對安全系數高的檔案，要在專用電腦上完成數據庫的建立。數字化檔案依靠的技術都是計算機以及相關電子設備，檔案整理室要達到防潮、防水等要求，必要時配備相應的除濕機、空調等設備，確保檔案保管環境合格。尤其是在數字化的過程中，要注意對網絡的管理，禁止外網入侵，注意防范病毒，確保檔案不泄漏。檔案管理人員進入檔案保管室都要通過人臉識別、指紋識別等方式，確保身份的真實性。同時，要在數字化存儲上做多手準備，在不同的設備上多次備份。

3.3提高企業檔案數字化管理的技術水平

在當下檔案數字化管理的過程中，要注意對數字化檔案進行多重加密，以此可以使檔案更加的有安全性、保密性。提高檔案數字化管理保密技術主要涉及到網絡防火墻、操作系統安全、以及其他的經營技術，這些都是在數字化管理過程中廣泛應用的加密技術。在數字化管理過程中，數字化加密技術是最直接的、最安全的加密手段，可以在非常大的程度上提升檔案數字化管理的安全以及質量。在信息的傳輸過程中，可以采用更加有難度的密匙來保護信息不被泄露，在使用密匙保密措施時，可以選擇兩個相應的密匙，一個是采用公開的形式用來發送信息文件里的，另一個則采用保密的形式用來接受私密的文件信息。只有從多個環節對于檔案信息進行保護，才能確保檔案數字化管理水平的提高，檔案信息更加安全保密。

3.4提升檔案管理人員素養加強規范檔案管理

檔案管理人員的素養會直接影響檔案管理的質量，因此只有不斷提升檔案管理人員的綜合素養，才能讓數字化建設的進程更加順暢。電力企業部門應在招聘、培訓等環節中對檔案數字化管理進行全面提升，注重對檔案管理人員的培訓。同時，還要在企業內部加大宣傳力度，讓每個工作人員都明晰檔案管理的重要性。在數字化建設過程中，還要注重對信息化技術人才的培養，讓檔案管理隊伍兼具檔案管理素養和計算機技能。此外，還要重視針對檔案管理中出現的突發情況制定應急預案，一旦出現問題就能迅速響應、快速解決，將損失降到最低。

結語

檔案數字化建設是檔案管理的重要環節，其核心就是提升相關的技術水平以及企業內部各相關人員的綜合素質，檔案的數字化管理的總體水平可以利用各種技術來提升。檔案的數字化管理與其他傳統的管理手段相比可以更有效的保存信息，可以利用聲音、視頻等形式更好地把公司的信息資源保存下來，對于促進整個電力企業的管理水平有明顯的效果。相信隨著科技的不斷進步和發展，企業數字化管理的水平將會越來越高。

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