事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)探析

艾小英

摘要：進(jìn)入新時(shí)期以來(lái)，我國(guó)各項(xiàng)事業(yè)均快速發(fā)展，取得了十分理想的成績(jī)，特別是事業(yè)單位以驚人的速度向前發(fā)展。隨著我國(guó)事業(yè)單位職能轉(zhuǎn)變，事業(yè)單位檔案管理制度及人員結(jié)構(gòu)等方面發(fā)生變化。檔案管理根據(jù)時(shí)代發(fā)展逐漸更新管理方式，是其持續(xù)發(fā)展的重要方向。事業(yè)單位檔案是保存政府信息的重要載體，其管理是公共管理的一部分。目前事業(yè)單位檔案信息化管理中存在許多問(wèn)題，研究事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題，對(duì)提高事業(yè)單位檔案管理工作效率，促進(jìn)事業(yè)單位持續(xù)發(fā)展具有重要意義。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案;信息化;建設(shè)

引言

新時(shí)代背景下，信息技術(shù)已廣泛應(yīng)用到各行各業(yè)的發(fā)展中，事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作也不例外。檔案管理在事業(yè)單位信息管理工作中十分重要，其發(fā)展必會(huì)朝著電子化的方向發(fā)展。無(wú)紙化資料的推廣，對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求。檔案管理人員不僅要掌握相關(guān)的檔案管理知識(shí)，更要熟練掌握電子計(jì)算機(jī)技術(shù)等方面的技能。

1信息化建設(shè)資金的投入

檔案信息管理作為事業(yè)單位順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然選擇，必須要得到單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，確保能夠做好相對(duì)全面的分析，圍繞檔案信息管理工作而開(kāi)展，嚴(yán)格遵守事業(yè)單檔案管理要求，并建立較為完善的系統(tǒng)，這樣可以保證各項(xiàng)工作順利進(jìn)行，減少影響的同時(shí)，保證各項(xiàng)管理工作的順利進(jìn)行。再加上檔案管理信息化需要涉及的設(shè)備相對(duì)較多，為了避免受到多種因素影響，需要適當(dāng)對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)工作進(jìn)行優(yōu)化，配備防火、防盜及各項(xiàng)檢測(cè)措施，保證檔案信息化管理順利進(jìn)行。對(duì)于配置信息管理儀器來(lái)講，要想保證各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行，應(yīng)該強(qiáng)化對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)工作的重視，確保各項(xiàng)工作能夠得到落實(shí)與優(yōu)化，選擇符合信息化要求的打印機(jī)、計(jì)算機(jī)及掃描儀等多種技術(shù)設(shè)備，強(qiáng)化對(duì)檔案管理工作的重視，落實(shí)好各項(xiàng)工作的開(kāi)展，使檔案管理信息化工作順利進(jìn)行。

2更新觀念

加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化工作的重視，事業(yè)單位要認(rèn)識(shí)到檔案管理的價(jià)值;轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)單純事務(wù)性檔案管理工作，建立適合群眾利用的檔案管理制度。檔案管理人員要加強(qiáng)對(duì)檔案的開(kāi)發(fā)，為公民提供多種形式檔案信息資源。事業(yè)單位檔案管理涉及到有關(guān)業(yè)務(wù)來(lái)往等信息，檔案管理程序復(fù)雜，實(shí)際工作中管理人員對(duì)檔案管理缺乏積極性，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督。事業(yè)單位檔案管理監(jiān)督需要從內(nèi)部與公民輿論監(jiān)督入手。

3建立并不斷優(yōu)化檔案管理信息化平臺(tái)

建立檔案管理官方網(wǎng)站是重要環(huán)節(jié)之一，需要聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)，建立一個(gè)快捷便利、服務(wù)良好的信息查詢(xún)官網(wǎng)。平臺(tái)要保證其信息公開(kāi)化，讓使用者實(shí)現(xiàn)高效查詢(xún)，平臺(tái)也要服務(wù)到位。同時(shí)需要招納專(zhuān)門(mén)人員對(duì)平臺(tái)進(jìn)行定時(shí)維護(hù)和更新，修補(bǔ)平臺(tái)漏洞，保證服務(wù)器的正常運(yùn)行。信息的錄入工作則由檔案管理人員進(jìn)行，及時(shí)且準(zhǔn)確無(wú)誤的上傳信息，而用戶(hù)只需登錄后即可進(jìn)行信息的查詢(xún)，也可尋求客服幫助。同時(shí)，檔案信息化建設(shè)與檔案管理優(yōu)化要協(xié)調(diào)同步進(jìn)行，檔案管理方式與信息化相適應(yīng)，使各部門(mén)依托信息化建設(shè)高效率高質(zhì)量完成工作，以達(dá)到信息化建設(shè)的最終目標(biāo)。

4進(jìn)一步優(yōu)化檔案檢索和儲(chǔ)存工作

檔案管理信息化建設(shè)最大的作用就是使檔案檢索儲(chǔ)存工作更加快捷，準(zhǔn)確完整地儲(chǔ)存信息，因此信息錄入時(shí)就要做好信息準(zhǔn)確率的檢查工作和分類(lèi)工作。根據(jù)實(shí)際情況可以采用技術(shù)含量較高的手段，對(duì)檔案信息進(jìn)行掃描錄入，人工與智能互相配合進(jìn)行信息檢查工作，共同更正錄入錯(cuò)誤。在工作中檔案管理人員也要針對(duì)檔案管理方面的不足及時(shí)進(jìn)行更新升級(jí)，不斷完善信息化管理體制機(jī)制，提高工作效率和質(zhì)量。創(chuàng)新是第一生產(chǎn)力，因此事業(yè)單位在檔案管理信息化建設(shè)中需要不斷的進(jìn)行檢索機(jī)制和儲(chǔ)存機(jī)制創(chuàng)新，以適應(yīng)事業(yè)單位發(fā)展規(guī)律和信息化時(shí)代的趨勢(shì)。

5提升網(wǎng)絡(luò)安全屏障的建設(shè)

對(duì)于網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)模塊，需要改善的首要事情是對(duì)安全保護(hù)的認(rèn)識(shí)，對(duì)可能存在危險(xiǎn)的安全漏洞進(jìn)行及時(shí)調(diào)查，定期查殺可疑特洛伊木馬，防止保存檔案的硬件和軟件受到黑客的惡意攻擊，避免不必要的損失。同時(shí)，注意網(wǎng)絡(luò)連接的穩(wěn)定性和安全性，能夠迅速調(diào)查網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的中斷。文檔交接時(shí)需注意文件網(wǎng)絡(luò)的儲(chǔ)存，避免在交接環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯(cuò)，在系統(tǒng)處于離線情況下需及時(shí)備份相關(guān)數(shù)據(jù)，防止出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失。除此之外，網(wǎng)絡(luò)安全的特征具有偶然性以及不確定性。為了降低數(shù)據(jù)丟失風(fēng)險(xiǎn)，日常工作也需注意對(duì)紙質(zhì)檔案的管理，在出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題的時(shí)候，紙質(zhì)檔案的核查以及校對(duì)也需派上用場(chǎng)。針對(duì)黑客入侵采取科學(xué)高效的技術(shù)管理措施，提高技術(shù)管理的整體效果，重點(diǎn)針對(duì)防火墻技術(shù)進(jìn)行全方面優(yōu)化，設(shè)置內(nèi)外網(wǎng)保護(hù)屏障，避免信息泄露的問(wèn)題。

6加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)

首先，事業(yè)單位應(yīng)該充分意識(shí)到在大數(shù)據(jù)背景下，引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)人才是很有必要的。只有不斷加強(qiáng)檔案管理人才的建設(shè)，才能夠保證整個(gè)檔案管理工作能夠有新鮮的血液，才能夠進(jìn)行更加高效的合作，實(shí)現(xiàn)檔案的有效管理。其次，事業(yè)單位應(yīng)該注重對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，參與各種各樣的培訓(xùn)工作。讓這些管理人員能夠接受先進(jìn)的工作理念，掌握先進(jìn)的檔案管理工作技術(shù)，全面提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水準(zhǔn)。只有這樣，才能夠讓事業(yè)單位的檔案管理工作得以可持續(xù)發(fā)展。最后，事業(yè)單位應(yīng)該注重對(duì)在崗人員的信息技術(shù)培訓(xùn)，全面提高工作人員的計(jì)算機(jī)操作能力，讓他們明白如何正確地使用信息技術(shù)，如何保證信息檔案的安全管理。

結(jié)語(yǔ)

事業(yè)單位檔案管理工作要隨著信息化發(fā)展，運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)手段提高檔案工作質(zhì)量。事業(yè)單位檔案人員要及時(shí)更檔案內(nèi)容，充分利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備保存檔案資料，節(jié)省檔案管理資金費(fèi)用。

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