互聯(lián)網(wǎng)+時代智慧醫(yī)院檔案管理的實施困境與優(yōu)化策略——以浙江省腫瘤醫(yī)院檔案信息化建設為例

■ 李鴿伶 康喬莉 王屹峰/浙江省腫瘤醫(yī)院

為加強檔案管理，適應國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化要求，2020年6月《中華人民共和國檔案法》修訂通過，為檔案事業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展提供了法治保障。為把握新發(fā)展階段、貫徹新發(fā)展理念、構建新發(fā)展格局，《浙江省檔案事業(yè)發(fā)展“十四五”規(guī)劃》提出，以高質(zhì)量發(fā)展為主題，以檔案強省建設為主線，以數(shù)字化改革為牽引，全面推進檔案治理、資源、利用、安全體系建設。公立醫(yī)院作為保障群眾生命健康的關鍵哨卡，肩負民生檔案建設的重要使命，是聚焦生命科技高新技術融合推進智慧檔案建設的前沿陣地。但由于醫(yī)療機構業(yè)務專業(yè)性強、涉及范圍廣，當前醫(yī)院檔案建設仍處于較為基礎的數(shù)字檔案建設階段，未形成資源集聚的智慧檔案。從浙江省“十三五”衛(wèi)生健康信息化建設成果看，全省二級以上醫(yī)院均建成了以掛號、收費、診療為中心的信息系統(tǒng)，與此同時文書檔案、科技檔案、病歷檔案也以電子化方式開展相關運作，但各類檔案資源未實現(xiàn)有效整合。本文以浙江省腫瘤醫(yī)院為例，就互聯(lián)網(wǎng)+時代醫(yī)院智慧檔案管理存在的困難問題進行剖析，嘗試精準研判醫(yī)療機構智慧檔案發(fā)展的定位，提出民生領域智慧檔案建設的框架和路徑。

1 智慧醫(yī)院檔案管理的實施困境

浙江省檔案信息化建設起步較早，20世紀80年代就開始應用計算機輔助檔案管理，2017年，浙江省部署開展“最多跑一次”事項電子化歸檔，2019年，浙江省衛(wèi)生健康委印發(fā)《醫(yī)療衛(wèi)生服務領域“最多跑一次”十大項目工作細則》，強調(diào)依托信息化互聯(lián)互通改善醫(yī)療服務能力，提升群眾健康獲得感，標志著全省衛(wèi)生健康檔案信息化建設進入新的發(fā)展階段。但當前醫(yī)療機構檔案信息化建設尚未形成互聯(lián)互通、全面歸檔、智慧查閱的系統(tǒng)集成，需要在管理體系、隊伍建設、互聯(lián)互通上進一步完善。

1.1 檔案管理體系，尚未從“電子化”升級為“數(shù)字化”

由于醫(yī)療健康單位以醫(yī)療業(yè)務為主，存在多數(shù)醫(yī)療機構主管部門檔案管理意識不強，檔案工作易被邊緣化等現(xiàn)象，檔案管理仍停留在單一部門的電子檔案錄入，未形成滿足智慧檔案建設的“大數(shù)據(jù)”“大檔案”[1]管理體系。從機構職能看，綜合檔案室歸口屬于黨政綜合辦公室管理，各相關科室并未設立專職檔案管理人員，通常具有檔案管理專業(yè)知識的專職（或兼職）人員較少，不能滿足全院檔案歸集的需要。從醫(yī)院整體檔案管理看，醫(yī)院內(nèi)部資源豐富卻管理分散，各類檔案分別保存在不同科室，分屬不同科室、不同上級行政管理部門管理，文書檔案在綜合檔案室，人事檔案由人事部門管理，病案由醫(yī)務部門所屬病案室管理，臨床信息系統(tǒng)（HIS）、物流管理系統(tǒng)（SPD）、檢驗信息系統(tǒng)（LIS）等數(shù)字信息由信息工程部管理。不同類型的部門涉及的醫(yī)療專業(yè)檔案又分布在各自部門或相關業(yè)務條線很難集中統(tǒng)一管理，如全省腫瘤登記地區(qū)腫瘤發(fā)病和死亡資料匯總、統(tǒng)計和管理由浙江省癌癥中心辦公室負責，省癌癥中心與省腫瘤醫(yī)院分別歸口于不同的上級行政管理部門，信息資源歸檔相對分散。同時，檔案管理制度與技術存在標準不統(tǒng)一、政策多門出、職能交叉不清晰等情形，完成“數(shù)字化”統(tǒng)一歸集工作實屬不易[2]。

1.2 檔案隊伍建設，缺乏具備綜合素質(zhì)的專業(yè)人才

智慧檔案管理的核心是大數(shù)據(jù)綜合分析與應用，因此離不開具備多學科交叉的專業(yè)管理人才。從醫(yī)院當前檔案人員隊伍看，能夠掌握醫(yī)學知識且懂得數(shù)據(jù)分析利用的檔案人才較為短缺，嚴重制約著大數(shù)據(jù)時代檔案工作管理效率。從調(diào)研情況看，隨機訪談的3家省級醫(yī)院困于醫(yī)療機構編制所限，招聘人員以醫(yī)技專業(yè)人才和預防、檢驗等醫(yī)學相關專業(yè)畢業(yè)生為主，并非檔案專業(yè)管理人員，因此普遍檔案管理知識、對相關領域問題的認識不夠全面，不能適應現(xiàn)代多元化檔案管理工作[3]。大部分醫(yī)療機構為緩解用人壓力，聘任的檔案管理者通常為退休臨床醫(yī)技人員或年紀較大的行政管理人員，對計算機的應用能力遠不能滿足現(xiàn)代化政府“整體智治”的發(fā)展需要，對數(shù)字化檔案建設更是知之甚少，有些甚至不能熟練地操作智能檔案管理系統(tǒng)，對醫(yī)療衛(wèi)生機構內(nèi)部智慧檔案發(fā)展造成了較大的阻礙。

1.3 信息共享程度，數(shù)據(jù)壁壘“玻璃墻”仍無法突破

檔案信息化建設是一個系統(tǒng)復雜的工程，不是簡單的應用信息技術或檔案資源的數(shù)字化，還涉及法規(guī)政策、管理制度等諸多因素。當前，各醫(yī)療機構業(yè)務條線各自為政、數(shù)據(jù)技術標準和信息化建設水平差異直接制約著檔案的開發(fā)利用和服務工作[4]。由于各醫(yī)療機構檔案信息化建設缺乏統(tǒng)一標準，沒有明確的歸檔依據(jù)，加之各單位信息化重視程度不一，導致檔案信息化管理千差萬別。以浙江省腫瘤醫(yī)院為例，病案管理和腫瘤登記信息化程度較高，有統(tǒng)計分析等專職人員和專門的信息化管理系統(tǒng)；文書檔案有專人管理和專門的檔案管理軟件，人事部門則尚無專人管理及專業(yè)檔案系統(tǒng)，財務檔案僅紙質(zhì)檔案歸檔綜合檔案室，等等，不同業(yè)務部門間檔案管理系統(tǒng)無法共享。若通過代碼轉換，院內(nèi)系統(tǒng)穩(wěn)定性較差，易受到黑客、病毒等不良攻擊，檔案信息安全存在威脅。

2 醫(yī)院智慧檔案建設的完善策略

為主動適應智慧檔案發(fā)展新要求，搶抓數(shù)字化改革先機，突出改革突破、數(shù)字賦能、創(chuàng)新引領、整體智治，推動檔案工作與新技術融合發(fā)展，在管理層、基礎層、應用層、制度層四維度，推進檔案理論、技術、制度、安全整體協(xié)同創(chuàng)新。

2.1 管理層：踐行“大檔案”管理理念

“大檔案”概念源于1995年孫嘉焯在《試論“大檔案”》文章中提出，主要用于闡述檔案工作應當納入社會發(fā)展的大環(huán)境中，即凡是與檔案工作有直接關系的、檔案部門參與后能促進其發(fā)展的都可劃為“大檔案”。黨的十九屆五中全會上習近平總書記提出強調(diào)了“十四五”時期經(jīng)濟社會發(fā)展必須遵循的五個原則，即堅持黨的全面領導、堅持以人民為中心、堅持新發(fā)展理念、堅持深化改革開放、堅持系統(tǒng)觀念。隨后，“大檔案”的研究范圍更廣，不僅從檔案利用價值而言，更聚焦于檔案范疇和管理模式兩個維度。本文從規(guī)范“多檔合一”的管理模式入手，在廣泛調(diào)研多家醫(yī)療衛(wèi)生單位業(yè)務系統(tǒng)檔案管理信息化建設困難和醫(yī)療健康檔案管理存在的問題后，認為構建“大檔案”管理不僅是一個技術性概念，更是一種新的檔案觀、系統(tǒng)發(fā)展論，具有重要實踐意義。其主要內(nèi)容為：首先，成立專門的檔案機構，將文書檔案、人事檔案、病案檔案、腫瘤登記等院內(nèi)產(chǎn)生的檔案集中分類統(tǒng)一管理。其次，拓展檔案機構職能，探索檔案機構保管職能向全省腫瘤數(shù)據(jù)中心、素質(zhì)教育基地、校史展覽和研究基地、檔案信息管理和服務的中心等多層級延伸[5]，加強綜合性人才的輪轉和培養(yǎng)，形成全面系統(tǒng)的醫(yī)療機構檔案管理。第三，拓展檔案生成形式，將檔案大數(shù)據(jù)作為檔案職業(yè)發(fā)展的新方向，促進業(yè)務流向數(shù)據(jù)流轉變，形成工作實時有留痕，處處有記錄。

2.2 基礎層：搭建先進的云技術平臺

2.2.1 持續(xù)完善電子檔案管理系統(tǒng)。在遵守保密原則的情況下，將文書檔案、人事檔案、病案檔案、腫瘤登記等電子信息檔案統(tǒng)一歸集，實現(xiàn)各檔案資源庫之間的互聯(lián)互通。實現(xiàn)院內(nèi)OA辦公系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)的對接，建設融合檔案管理、科技文件、圖書情報信息知識管理系統(tǒng)，開發(fā)基于移動端的檔案管理平臺、情報管理平臺和期刊管理平臺，實現(xiàn)使用人掌上登陸、方便快捷。

2.2.2 采用業(yè)界先進的分布式云計算技術[6]，搭建一套以云計算、大數(shù)據(jù)計算、數(shù)據(jù)服務為主的IT基礎設施平臺。通過虛擬化和自動化技術，實現(xiàn)硬件、軟件資源統(tǒng)一管理、分配、部署、監(jiān)控及備份。同時，拓展Web應用，采用三層Web技術架構[7]暢通云網(wǎng)數(shù)據(jù)資源。云建設架構和數(shù)字檔案館三層Web技術架構分別見圖1和圖2。

圖1：云建設架構圖

圖2：數(shù)字檔案館三層Web技術架構

2.2.3 系統(tǒng)布網(wǎng)支持內(nèi)網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)用戶聯(lián)通。包括電子文件的接收、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、數(shù)字檔案資源整理、建立數(shù)字檔案資源庫。通過逐步完善和迭代升級，使得系統(tǒng)能提供館藏檔案信息資源的查詢利用服務、網(wǎng)絡檔案信息資源的檢索利用服務、檔案信息的傳送服務以及個性化服務。

2.3 應用層：建設掌上數(shù)字檔案庫

樹立系統(tǒng)思維，用好系統(tǒng)方法，將系統(tǒng)觀念貫穿檔案事業(yè)發(fā)展全過程各領域，推動檔案工作形成系統(tǒng)性、整體性成果。

2.3.1 整合全院資源建立數(shù)字檔案庫。實現(xiàn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化率95%以上；實現(xiàn)電子檔案歸檔率100%；建設檔案知識編研庫、醫(yī)院歷屆領導、機構沿革等專題數(shù)據(jù)庫；建設標準規(guī)范、圖書期刊、情報信息等其他數(shù)字資源數(shù)據(jù)。強化檔案信息開發(fā)利用體系建設，大幅度提高電子檔案管理系統(tǒng)的歸檔管理和利用效率。實現(xiàn)新增各類檔案文件信息的跨庫檢索。實現(xiàn)檔案、圖書、標準、期刊、情報等資源信息的統(tǒng)一管理，各類知識信息的數(shù)據(jù)挖掘與定制推送，有針對性地為醫(yī)院提供全方位、多層次的個性化檔案信息和決策支持服務。如專題數(shù)字庫建設，建成了醫(yī)院院史館，在實體基礎上，基于檔案信息的挖掘與利用，形成醫(yī)院歷屆領導、企業(yè)機構沿革、科技檔案等專題數(shù)據(jù)庫。

表1：專題數(shù)據(jù)庫主要數(shù)據(jù)項

2.3.2 升級電子檔案管理系統(tǒng)。借鑒國內(nèi)外先進醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)，重點開發(fā)常用表單自動生成導出、文件關聯(lián)關系建立、移交管理、銷毀管理、編研利用管理等功能[8]。主要技術為便攜式采集終端技術、電子簽章技術、輔助實體管理技術、緩存技術、信息分類聚類與智能發(fā)現(xiàn)技術。此外，要加強四性檢測與系統(tǒng)測試，運用加密等技術對真實性進行檢測；通過系統(tǒng)校驗進行完整性檢測；定期對系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行可靠性檢測，發(fā)現(xiàn)異常定期進行提醒；通過監(jiān)控、防病毒等對可用性進行檢測。同時，從功能測試、性能測試、安全保密測試、兼容性等方面進行電子檔案管理系統(tǒng)測試，確保系統(tǒng)滿足電子檔案真實、可靠、完整、可用、安全[9]。

2.3.3 開發(fā)掌上智慧檔案?；贏pp和釘釘平臺，開發(fā)建設基于移動端的檔案管理平臺、情報管理平臺和期刊管理平臺，即掌上智慧檔案館[10]。實現(xiàn)借閱管理的移動端審批、檔案編號的手機端查詢等功能，實現(xiàn)遠程檔案管理。基于釘釘平臺，實現(xiàn)期刊稿件狀態(tài)查詢和過刊查詢閱讀。

2.4 制度層：完善安全體系建設

2.4.1 建立完善的數(shù)字檔案館制度管理體系。包括：數(shù)字檔案館人員崗位職責、系統(tǒng)運行維護管理制度、機房和檔案數(shù)字化加工場所制度、數(shù)字檔案館電子檔案收、管、存、用等覆蓋電子文件全過程管理的標準規(guī)范[11]。重點研究電子文件的歸檔范圍、各類電子文件格式的轉換標準、元數(shù)據(jù)的規(guī)范等。強化底線思維，壓緊壓實責任，增強法律制度執(zhí)行剛性，運用信息化智能手段確保檔案安全管理。

表2：數(shù)字檔案制度范例

2.4.2 建立完善的數(shù)字檔案館安全與保密管理體系。建立安全與保密管理制度，配備安全設備[12]；嚴格控制信息資源利用范圍，制訂嚴密的信息發(fā)布審核制度，嚴格控制數(shù)據(jù)訪問權限；做好各類電子文件的分級備份管理。根據(jù)GB/T22239—2008《信息安全技術信息系統(tǒng)安全等級保護基本要求》二級要求開展安全保密體系建設，在安全管理方面，完善現(xiàn)有信息安全管理措施，形成信息安全方針準則，健全安全管理機構和標準，完善安全管理制度，加強人員安全管理，關注系統(tǒng)建設管理，強化系統(tǒng)運維管理。建立信息安全事件管理、容災應急管理等安全管理措施和機制，構建更高水平風險防控體系和應急管理體系，全面提升安全工作的科學性、主動性、預見性。在技術防護方面，從物理環(huán)境、網(wǎng)絡、主機、應用、數(shù)據(jù)五個層面建立了較為全面的安全防護措施，降低運維過程中的安全風險[13]。通過構建一個基于檔案查找搜索便捷化、檔案收集豐富化、檔案服務多元化、檔案載體多樣化、利用價值效率最大化和智能平臺[14]，實現(xiàn)對傳統(tǒng)實體檔案和數(shù)字檔案全方位、多元化管理，提供多渠道、高效率、全方位的共享化服務，助推醫(yī)院檔案工作轉型升級。