基于EXCEL服務器的文件管理系統開發與應用

范燕玲 劉 瑱

（廣西中煙工業有限責任公司，廣西 柳州 545005）

1 前言

企業在文件管理的過程中，經常會碰到以下的問題：一是大量的文件存儲，文檔存儲分散，管理困難；二是查找緩慢，效率低下；三是文件版本多，管理混亂；四是文件無法有效協作共享等。特別是對于指導現場生產的紙質工藝管理標準文件，更是要求文件具備有效性和下發的及時性。而指導生產的工藝文件管理工作繁瑣且工作量較大，需要不定期地整理核對在用文件，及時下發回收作廢文件，管理上很不方便。本文主要針對生產所需的工藝文件管理，通過勤哲EXCEL服務器，建立文件管理信息系統并應用。通過文件信息化的管理減少對其日常管理時間投入，有效提效文件管理效率，并方便指導生產，滿足現場生產所需的應用。

2 文件管理系統設計開發與應用

2.1 工藝文件管理實現功能

設計應滿足文件數據管理要求，即滿足一致性、完整性、及時性、安全性、可追溯性的管理要求。

一致性即數據應在其生產、發布、使用、變更、廢止等生命周期中保持一致性。完整性即保證文件的成套性，應為ERP、MES等系統提供數據源。及時性即應保證對所需的數據提供及時、有效的訪問手段，在相關部門應及時傳遞。安全性即應對數據的訪問進行授權控制，提供數據的備份和恢復機制。可追溯性即應對數據的產生和更改進行記錄和有效控制，應提供快捷查詢手段查詢所需的數據。

2.2 文件管理模板設計

2.2.1 文件分類

根據企業文件下發的內容，對其進行分類，分建成不同模塊。以本系統為例，主要有標準類和通知類。其中標準類分公司級、工廠級、部門級三級，通知類GY、CL、CL-J、標樣等。

2.2.2 錄入模塊設計

確保錄入信息完整，便于使用，包含文件名稱、文件編號、收文日期、實施日期、作廢日期，附件、發文人等。如下：

1）序號自動編號在“A 4”錄入=“I F(B 4<＞””，ROW(B4)-3，””)”，序號從1～N實現自動編號。

2）“狀態”設置“作廢.在用”，當錄入“作廢”時，通過電子表格條件格式選擇“使用公式確定要設置格式的單元格”，編緝規則說明錄入“＝$J4＝”作廢””，記錄顯示紅色并劃刪除線，這樣可以明顯的區別文件的狀態。

3）設置權限，給予作記錄的人員添加進入權限用戶。

2.2.3 查詢模塊設計

1）設置當天下發的文件自動顯示綠色以作提示，通過電子表格條件格式選擇“使用公式確定要設置格式的單元格”，編緝規則說明錄入“=$D5=TODAY()”；格式選擇字體綠色，最后選擇應用于“=$A$5：$I$5”。則當天的數據條均以綠色提示，方便查詢人員查看。

2）表間格式設置，填充方式中，實施日期選擇“降序”，則每次查看文件的時候，最新的文件將排在最前面，方便查詢。

3）設置權限，給予作可以查詢的人員添加進入權限用戶。

2.2.4 平臺系統應用防差錯設計應用

為避免錄入錯誤，通過文件編號唯一性、名稱不可重復性、字符數量設置等方式進行防錯；為避免查詢錯誤：通過顏色識別，例如不同狀態標準不同色彩，或設置不直接顯示等解決。

2.2.5 查詢效率的設計與應用

一是可按時間查詢，即用戶可以針對任一時間段進行文件標準查詢。二是可按關鍵字查詢，例如用戶查詢“嬌子”相關所有文件標準，可直輸入“嬌子”快速查找。三是可按有效/作廢查詢，即用戶直接打開頁看，看到的都是有效文件，以避免使用過期文件，但是需要查看歷史版本文件，可以選擇“作廢”進行查詢。以上三種任意查詢方式可以有效提高查詢效率。具體的表間公式設置如下：

(工藝通知錄入GY_明細.狀態 = 本報表.GY工藝通知查詢_主表.狀態

或者本報表.GY工藝通知查詢_主表.狀態=‘全部’)

并且(工藝通知錄入GY_明細.文件名稱 形如 本報表.GY工藝通知查詢_主表.關鍵字 或者 本報表.GY工藝通知查詢_主表.關鍵字 = ‘’)

并且最早(工藝通知錄入GY_明細.實施日期) ＞= 本報表.GY工藝通知查詢_主表.起始日期 并且 最晚(工藝通知錄入GY_明細.實施日期) <= 本報表.GY工藝通知查詢_主表.截止日期）

2.3 應用

2.3.1 培訓

編制使用培訓教材并實施培訓，培訓內容包括標準的錄入、回收及下發，保證權限人員可以正確使用。

2.3.2 填報應用

模板設置完成后即可開始數據填錄。記錄完成后，相關人員在對工藝標準數據進行查看時，特別是現場生產人員標準數據查詢時，可以通過現場電腦隨時查詢，查詢速度快且方便，不需要再到存檔室人工查詢。同時對數據記錄可進行修改、鎖定、篩選、批量導出、打印等操作，方便文件管理。

3 結論

通過文件管理系統的建立，實現了文件信息化管理，解決了廠級至各部門及車間的紙質文件管理的繁瑣工作，有效的提升了工作效率，同時也大大提升了文件下發的及時性。該系統應用靈活、操作簡單、特別是可以無需額外的資金和人員投入，具備不少優勢，該文件管理系統絕大部門功能需求都可實現，但也存在一些缺陷，特別是不能跟蹤顯示出已閱讀的人員，因此為確保相關人員及時收悉，需要通過其他方式作提醒。