探究新時期車輛檔案管理系統的設計和應用

王 寧

（天水市道路運輸管理局，甘肅 天水 741000）

1 車輛檔案管理系統設計的作用

對比傳統車輛檔案管理方法，設計車輛檔案管理系統具有以下三個優點：首先，利用新時期的信息技術與數字化，能夠使車輛管理更加系統與規范，傳統的車輛管理步驟繁瑣，操作復雜，不僅管理缺乏統一性，造成重復操作，耗費人力，還會影響管理車輛質量；其次，新時期的車輛檔案管理設計能夠對車輛信息進行高性能處理，并將用戶界面精簡，實現數據的可視化傳輸，簡化操作，實現高效車輛管理，全方位提升管理質量；最后，設計新時期車輛方案管理能夠對車輛的動向進行動態掌握，切實提高車輛的利用率，將經濟效益最大化。

2 車輛檔案管理系統的設計

2.1 系統架構

采用B/S（browser/server）進行系統架構，客戶端可以采用IE等瀏覽器進行訪問，服務器端采用Windows 2019 Server+IIS運行環境。該系統結構較為簡單，層次較為清晰，不論是用戶的使用還是管理者的后期維護均較為便捷，且成本較低。在B/S系統架構中共有三層，包括表示層、功能層、數據層，且功能均被完整分隔，相對具有獨立性。

2.2 系統主要功能模塊

一般情況下，能夠滿足單位或公司的實際業務需求，車輛檔案管理系統會設置檔案管理、運營管理、車輛管理、駕駛員管理、系統維護等多個功能模塊，這樣不僅能夠保障對車輛檔案信息進行快速查看，還能對相關信息進行分析與快速更新，便于管理人員能夠更加有效掌握車輛的信息與動態情況。詳見圖1。

圖1 車輛檔案管理系統流程圖

檔案管理，要詳細記錄車輛從采購、投入使用，到報銷費用、維修與報廢等過程的詳細信息，實現全生命周期信息管理，這樣，管理人員及用戶只要登錄系統，便可快速查看到車輛的基本信息，包括但不限于車輛保險、行車記錄、油耗、違章、車輛維修、車輛保養以及車輛的當前狀態等，為需要用車人提供全面的信息服務。

車輛管理，包括用車管理、車輛調度與以及車輛維修等，其中用車管理包括單位及公司的工作用車、工會用車、接待用車及接送用車等，有時還會涉及節假日往返班車預定等，需要先由用車人填寫用車申請單，相關部門領導簽字審批，提交車輛管理人員進行通過才能用車，要嚴格遵照流程進行，這也是車輛管理的關鍵點。車輛調度指的是在車輛使用時要做好系統錄入，派車與收車均需做好詳細信息登記，包括用車時間、回程時間、乘車人數、油耗以及意外事故情況等，確保后續使用能夠詳細了解。車輛維修一般為定期，由駕駛員送往修車行進行，維修前需提交維修申請，包括維修時間、維修項目及維修預算等，維修完畢后需要駕駛員核實維修費用與實際維修項目，上報車輛管理人員，將信息詳細錄入系統便于后續查看。

駕駛員管理，首先需要在系統中詳細錄入駕駛員的基本信息，包括入職時間、駕駛本類型、考取時間、是否參加過相關培訓等，并動態記錄駕駛員的駕駛情況，例如違章扣分罰款情況等，定期組織駕駛員進行培訓，包括技能培訓、安全培訓等，確保人崗充分匹配，最大程度發揮作用。

運營管理與系統維護，建議由專業人員進行，可外聘，檢查與維護工作盡量定期進行，不要等到已經出現故障之后。運營時也許按照要求進行，盡量減少對系統數據庫的破壞。

3 車輛檔案管理系統的應用

在車輛檔案管理系統的實際應用中會涉及多個方面，這里僅以申請單審批流程與系統授權控制兩個方面為例進行簡單說明。

首先，是申請單審批流程。本系統會涉及用車申請等多個流程，因此會采用WF4.0設計器來實現流程圖的可視化，不論是管理者還是用戶，只要點進系統就能夠直接看到審批過程，詳細明確目前審批階段以及節點處理人。首先，由用戶提交用車申請單，然后經過系統已經設定好的審批環節，通過后會一直進行直到完成全部審批流程，如果沒有通過便會退回，提示修改并重新提交，或作廢終止。在整個審批過程中，每當完成一步便會用工作郵件的方式通知下一個審批處理人。由于不同用車場景會設計不同的審批人，因此在系統設計的時候要特別注意，確保系統能夠貼近實際應用，最大程度發揮功效，加強車輛檔案管理的標準化。詳見圖2。

圖2 業務流程

其次，是系統授權控制，由于系統的使用人數較多，因此對于每個使用者的權限要進行明確設定，避免由于權限問題引發管理上的失誤。系統可以對使用者的角色、職權、對應的管理、功能及資源等操作進行限定，通過授權，每位使用者只能點擊頁面中全縣范圍內的按鈕。舉個例子，公司員工既可以申請個人用車，也可以申請班車預定，但承包商的員工只能申請班車預定，系統只需要建立用車申請人與班車預訂人兩個不同角色，便能夠完美區分使用人權限，避免混淆。