企業的招標采購管理方式分析
——以煤化工企業為例

張 娜

作者單位：陽泉集團太原化工新材料有限公司

前言：煤化工企業的經濟發展水平與招標采購管理方式息息相關，只有建立了良好的招標采購方式，企業才能對經濟進行有效的控制。物資采購是煤化工企業運營的重要環節，企業需要對招標采購管理方式進行優化。一方面，建立完善的管理制度，為招標采購管理提供重要的參考依據。另一方面，建立標準的招標采購方式，使中標企業能夠為煤化工企業提供可靠的物資來源，保障企業能夠以穩定的價格進行物資采購。

1 煤化工企業的招標采購管理方式概述

通過建立良好的采購管理方式，可以提高煤化工企業的競爭力，使其能更好地對產品的質量進行控制，保障企業的煤化工產品能夠形成良好的品牌效應。同時，對招標采購進行控制還可以降低企業的生產成本，便于企業對產品的銷售價格進行控制，進而使企業的獲利情況更加地穩定。

煤化工企業在進行采購方式設計時，需要確保招標書的可行性，這樣可以為投標企業提供準確的參考依據。在選擇投標企業時，一方面，確定投標方是否具備競標資格，確保企業可以選擇到良好的、信譽度高的投標單位，進而保障企業能夠順利地完成采購任務。另一方面，對招標采購方案進行控制，并且對采購流程進行嚴格的審核，使企業的采購流程更加地規范。

2 煤化工企業的招標采購管理方式分析

2.1 優化采購管理制度

為了使招標采購過程更加規范化，需要對采購管理制度進行優化。在采購準備階段，包括啟動、規劃、審批，在該階段物資采購人員需制定采購方案，并且嚴格按照采購管理制度進行操作，這樣才能充分發揮采購管理制度的作用。例如，在采購方案初步制定完成后，煤化工企業需要組織采購、財務、倉儲、管理等多方人員開展會審活動，對方案中各類物資的采購量、采購成本、采購方式等進行審核評估。若是審核未通過，則需要拒絕采購方案，并且提出合理的改進意見。在會審結束后，根據意見對方案實施針對性的改善調整；需若是審核通過，則進入采購階段。通過這樣的方式，能從根本上避免采購成本超額、采購清單缺漏、采購量過高、采購周期過長等問題的發生，充分提高采購方案的經濟性與合理性。其后，在招標采購過程中需要嚴格按照采購方案進行實施，保障物資采購過程更加精準，讓企業更好地控制采購成本，進而擴大企業的經濟效益。需要注意的是，在招標采購過程中，加強采購過程管理，對物資采購過程實時進行監督，這樣可以有效地避免物資采購過程出現失誤，而且還能避免違紀現象，必要時對違紀者采取一定的處罰措施，進而保障招標采購過程順利進行。為了保障落實采購管理制度，需要建立完善的考核制度，包括采購人員的采購水平、業務能力等，對其進行多方面的考察，進而提高采購人員的物資采購效率。例如，可將KPI法、360°評估法、過程評價法、PDCA循環法等方法應用到采購人員的考核管理制度建設中，以便更好地提高人員的工作素養、規范人員的采購行為，從主體角度提高采購管理的質量。

2.2 招標采購方式標準化

根據招標管理提出的要求，應用科學的方式完成招標采購管理，在中標單位的選擇上要注意選擇資質合格、技術達標的單位，并且能夠為煤化工企業提供完好的建設物資，確保煤化工企的生產建設能夠順利進行。還要了解和掌握煤化工企業的性質和特點，這樣才能選擇最佳的采購方式，讓物資質量達到標準。

煤化工企業在采購過程中要邀請多家投標企業，并進行公開招標工作。經過合理招標流程后，再對比各個企業做出的投標文件，比較企業的資質和優勢。在同一條件下挑選供貨商時，首先應選擇的是價格合理的企業。通過公開招標議標能選擇出最佳的中標企業，將該企業作為供應煤化工建設物資的企業，需要嚴格達到招標采購制定的相關標準。

在煤化工企業采購應急物資方面，可以采用詢價采購的方式進行購買。通過比較不同的供貨企業，選擇價格制定合理、技術達標企業作為供貨單位，還要保證能夠及時提供應急需要的物資，提升采購工作的時效性，以此滿足煤化工廠正常的運行狀態。但需要注意的是，在提供流動資金較少的情況下，這種采購方式只適用于采購少量的物資。

2.3 EPC項目采購管理

EPC項目采購管理的內容包括了管理合同范圍內的物資和設備的采購，整個過程從最開始對設備和建筑材料的詢價工作，到最終采購物資送達項目建設現場結束。在整個采購過程中，都需要嚴格遵循簽訂的EPC總承包合同條款來完成審批和相關的管理工作，還需要按照業主所提供的供應商名單進行采購。作為招標采購單位的煤化工企業要按照編制采購計劃→確定合格供應商→提交采購申請→進行詢價和報價審批→簽訂采購合同→運輸采購物資→物資交接和收尾的標準化流程進行相關工作。

對供應商管理可以按照定期和不定期抽檢的方式進行，著重對采購的物資和設備進行質量方面的檢查，檢查合格后才可以進行使用。如果在檢查過程中發現質量不能達標的物資，要及時進行處理，直到采購到符合質量標準的物資才能真正使用在煤化工企業建設施工中。確定合格的供應商時，可以從業主批準的供應商名單中挑選合適的供應商戶，并檢查其是否具備市場準入許可、產品代理許可等資質及相關證明。如果是不在批準名單內的供應商，則需要在選定過程中提交技術商務支持的有效文件，再由項目經理完成審查，最后再經過招標部門的審核批準。定期審核潛在供應商，在其中評選出優秀企業，可以與這些企業建立穩定合作，給煤化工企業提供長期的采購服務。還要建立對供應商評價反饋的系統，不斷完善數據庫中的內容，保留那些質量高、服務好的優秀供應商。如果出現不能滿足煤化工廠企業在建設過程中實際物資需求的供應商，應取消其供應的資格，以免出現采購物資質量不達標的情況，進而降低煤化工生產產品質量，影響煤化工企業的經濟效益。

2.4 優化招標采購管理方式

將煤化工企業物資招標管理上的工作轉交給第三方來完成，不僅能提高雙方之間信息溝通的效果，還能讓物資招標采購工作更加透明，達到更為理想的效果，采購更多符合煤化工企業建設質量標準、價格合適的物資。如果供應商的法人代表出示委托書，那么不能要求供應商法人代表到現場會進行開標和談判等。采購人和代理機構的詳細信息可以通過相關信息系統查詢，不能要求供應商提供詳細的內容。除了必要的原件內容可以用紙質形式材料，其余材料供應商只需要提供電子材料即可。在此基礎上，還需要多方來完成現場調研工作，明確物資在市場的價格，以此降低煤化工生產對物資的需求的成本，減少物資在中間流通的環節，還能加大對采購物資質量檢驗的力度，這樣才真正做到煤化工生產建造的質量良好，讓其建設施工的過程變得更加順利。

采購計劃也可以進行改變，實行分包管理，按照不同專業需求的不同物資，采取集中采購的方式統一進行招標采購，例如生產需要的設備、管道材料等物資。需要注意的是，要求這些物資應屬于同一專業和類型，這樣可以有效降低采購的成本，達到最優采購目的。

制定合理的物資采購資金使用計劃，可以利用物資采購的流動資金，實現煤化工企業內部資金的良性運轉。并且，還可根據企業的情況來選擇合適的資金使用計劃，這樣能讓物資購買更加便利，還能滿足企業對資金流動的需求。

結論：綜上所述，為了保障煤化工企業經濟能夠穩定地發展，企業需要制定有效的招標采購策略，對采購制度、采購方式等進行優化，這樣既可以提高企業對物資的采購效率，又能夠提高企業對采購成本的控制水平，使企業的經濟效益能夠最大化。