新《檔案法》與檔案信息化建設

郭 蓉

三明學院 福建 三明 365004

前言

2020年6月，新修訂的《檔案法》經第十三屆全國人大常委會第十九次會議審議通過，并于2021年1月1日起正式實施。作為一部規范和指導檔案收集、整體的專門性法律，《檔案法》是檔案信息化建設進程持續推進背景下的法律完善行為，是完善我國檔案治理體系、提高檔案資源管理能力的重要措施。與原有的法律內容相比，修訂后的《檔案法》突出了檔案信息化建設的內容和要求，為我國下一步的檔案信息化建設工作開展提供了規范、明確的方向和標準。當然，為充分適應新《檔案法》的實施，相關主體有必要從檔案信息化建設的角度出發對該法的內容進行研究分析，以明確檔案信息化建設的重點。

1 新《檔案法》中關于檔案信息化建設的規定

新《檔案法》是在推進國家治理體系和治理能力現代化的背景下修訂的專門性法律，同時也是在總結以往檔案管理經驗的基礎上進行的法律內容調整與完善。在修訂的法律文本中，最為突出的部分就是新增加的“檔案信息化建設”。與以往的法律文本相比，此次修訂本中關于檔案信息化建設的內容，重點強調了以下幾方面的內容。

1.1 強化檔案信息安全 保障檔案信息安全，是檔案管理中的重點性內容，也是確保檔案信息資源價值利用的前提和基礎。新《檔案法》第三十五條對政府，以及檔案館和機關、團體、企事業單位及其他組織的檔案信息安全保障工作進行了明確的規定。在政府方面，法律明確政府應當將檔案信息化納入到信息化發展規劃工作中，切實保障檔案信息化建設成果——檔案數字資源的安全保存和有效利用；在檔案館等其他主體方面，法律明確規定主體應當加強檔案信息化建設，并采取有效措施保障檔案信息安全。

1.2 明確電子檔案管理與使用行為 電子檔案管理與使用，是新《檔案法》中“信息化建設”一章的主體性內容，也是對檔案信息化建設方式進行的統一性規定和要求。在電子檔案管理方面，第三十七條明確電子檔案應當做到“來源可靠、程序規范、要素合規”，同時規定電子檔案管理辦法應由國家檔案主管部門會同有關部門制定，這明確了電子檔案管理的標準，以及電子檔案管理辦法制定的主體。電子檔案使用方面，第三十六條規定，機關、團體、企事業單位和其他組織應當積極推進電子檔案管理信息系統與辦公自動化系統、業務系統等信息系統銜接，從而實現電子檔案信息在組織內部的開放、共享，這明確了電子檔案使用的合理性。同時，第三十九條對電子檔案的移交、檢測和備份等操作的必要性和規范性進行了規定說明，這為相關主體開展規范性的電子檔案信息移交、維護提供了詳細而清晰的法律內容參考。

1.3 規范電子檔案與傳統載體檔案過渡標準與細節 如何保證傳統載體檔案向電子檔案過渡的規范性、有效性，是檔案信息化建設中重點關注和解決的現實性問題。新《檔案法》中對電子檔案的法律效力以及傳統載體檔案向電子檔案過渡的具體方式和注意事項進行了明確規定。在法律效力方面，第三十七條規定，在法律效力上，電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，并且電子形式的檔案可以作為憑證加以使用，這說明了電子檔案存在和使用的合法性。在傳統載體檔案向電子檔案過渡方面，法律除了明確鼓勵和支持檔案館和機關、團體、企事業單位及其他組織開展傳統載體檔案向電子檔案轉化以外，還明確了應當對已經實現數字化的檔案原件進行妥善保管。

1.4 規范檔案信息化建設主體 檔案信息化建設是一項綜合性的建設內容，需要多元主體共同參與落實。新《檔案法》除了對檔案信息化建設中電子檔案的管理和使用進行說明以外，還明確了相關主體的檔案信息化建設責任。例如，第四十條就明確了檔案館建設數字檔案館的責任，并規定檔案館應當承擔檔案數字資源的收集、保存和利用責任；第四十一條規定，國家是推進檔案信息資源共享服務平臺建設的主體，有推動檔案數字資源跨區域、跨部門共享利用的責任。當然，法律還對各級政府，機關、團體、企事業單位及其他組織應當承擔的檔案信息化建設責任與義務進行了明確。

2 基于新《檔案法》相關規定的檔案信息化建設策略

通過上述分析可以看出，新《檔案法》對檔案信息化建設工作開展中的建設主體、建設責任、建設方法等內容進行了系統、細化的規定，為國家和地區檔案信息化建設工作的高質量開展提供了強有力的法律支持。然而，制定明確的法律規定僅僅是檔案信息化建設的第一步，更為重要的是采取科學的措施來推動相關法律規定內容的真正落地實施。結合當前我國檔案信息化建設的實際情況來看，相關主體應當從以下幾方面著手推動檔案信息化建設。

2.1 轉變檔案管理理念 雖然近年來的檔案信息化實踐促使部分單位對檔案信息化建設工作保持了較高的重視度，但受傳統檔案管理理念的影響，以及新《檔案法》頒布實施前檔案管理工作的分散性和隨意性，多數檔案管理單位及其管理人員對檔案信息化建設的認知仍然比較淺顯，這增加了新《檔案法》實施的難度與挑戰。因此，在新《檔案法》實施頒布實施后，政府、機關、團體、企事業單位及其他組織等檔案管理單位要對新的法律內容進行深入性、系統性的學習研究，從思想認識上強化對法律中關于檔案信息化建設內容的理解，確保檔案管理理念緊跟檔案信息化建設實際。

2.2 強化檔案信息化責任落實 新《檔案法》中對國家、政府、檔案館、機關、團體、企事業單位及其他組織等主體在檔案信息化建設方面的責任，這些建設責任是檔案信息化建設工作順利、穩定、持續推進的基礎性條件，相關主體只有切實落實好這些責任，才能保障檔案信息化建設工作的有效開展。因此，這些主體要重視和深入推進相關建設責任的落實，確保檔案信息化建設工作的穩步開展。

2.3 培養檔案信息化專業人才 檔案信息化建設既需要統一、規范、明確的法律規定和指導，也需要有強大的信息化技術條件做支撐。因此，為保障新《檔案法》中關于檔案信息化建設的相關內容的真正落實到位，相關主體要加強檔案信息化管理方面的人才引進與培養，切實彌補檔案信息化建設中專業人才缺乏的短板。首先，要拓寬檔案信息化建設人才引進渠道。檔案管理主體要改變傳統檔案管理人才招聘的認識，將管理能力和信息技術能力等檔案信息化建設中的核心性能力要求作為人才招聘的重點考察內容，確保招聘到的人才能夠在短時間內勝任檔案信息化建設工作的要求。同時，在招聘范圍上，相關主體要打破專業限制、地域限制，除了招收高校畢業生人才以外，還要適當地招聘社會上一些精通于信息技術和管理能力的人才，以此擴充有經驗、有能力的專業人才在檔案信息化人才隊伍中的比重。

2.4 優化檔案信息化建設評估 檔案信息化建設是一項綜合性的建設工作，需要單位內部各部門、各崗位職工的共同參與。同時，檔案信息化建設是一項持續性的工作，需要根據檔案信息化建設的要求進行持續性的改善與優化。因此，檔案管理主體要在新《檔案法》明確的檔案信息化建設責任框架內，圍繞檔案信息化建設的實際要求進行持續性的建設評估，通過評估來發現檔案信息化建設各環節中可能存在的問題和不足，以問題為導向來尋求優化檔案信息化建設的方法策略。例如，機關和企事業單位內部可以成立專門的檔案信息化建設評估小組，負責對本單位內部檔案信息化建設工作進行評估、督導。

結語

新《檔案法》是在我國積極推進檔案信息化建設的背景下頒布實施的專門性法律，其在推進檔案信息化建設、提升檔案管理能力與水平等方面具有突出性的作用。相關主體除了對新《檔案法》中明確的檔案信息化建設的內容進行深入、系統學習以外，還要通過轉變檔案管理理念、強化檔案信息化責任落實、培養檔案信息化專業人才和優化檔案信息化建設評估等具體措施的落實，來保證檔案信息化建設工作能夠順利開展。