醫院基建項目檔案管理的問題與對策研究

梁 波

廣東醫科大學附屬醫院工程動力部 廣東 湛江 524001

引言

在醫院檔案中，基建項目檔案的重要性不言而喻，是醫院在基礎設施建設環節形成的第一手資料，是對醫院基礎設施建設各流程信息的準確記錄，不僅可以預防醫院內部貪腐現象，還能為基建項目后期檢修維護提供資料方面的支持。因此，對此項課題進行研究，具有十分重要的意義。

一、提高對基建項目檔案管理的重視程度

(一)重視程度不足。在查閱相關文獻資料后得知，重視程度不足，是導致檔案管理工作無法取得預期效果的重要原因，尤其是領導者認識不到位，就會使檔案管理工作的開展受到全方位的挑戰。在醫療改革的背景下，醫院領導對醫療服務質量的提升十分重視，并將其作為工作核心，而對于基建工程建設，通常只關注過程和結果，對建設過程中所形成的檔案，其關注度嚴重不足，由此，就會引發檔案管理過于隨意的問題。比如：部分醫院尚未針對基建項目檔案建立檔案室，在管理基建檔案時將其與其他檔案置于一處，共同管理，導致檔案價值無法實現[1]。

(二)提高重視程度。基建項目是醫院的重要項目，與之相對應的檔案，是醫院檔案的重要組成，記錄了基建項目建設各個過程的信息，尤其是在醫院基建項目不斷增加的背景下，加強基建項目檔案管理至關重要。因此，建議醫院領導提高對基建項目檔案管理的重視程度，如果醫院具備條件，可以單獨設置基建項目檔案管理中心，并選擇工作經驗的人員負責檔案管理工作。此外，將原有檔案管理機構作為基礎，增加分支機構，同樣是提高檔案管理水平的有效途徑。

二、完善基建項目檔案管理制度

(一)制度建設流于形式。制度是工作質量的保障，就醫院基建項目檔案管理工作而言，制度建設有助于檔案管理工作質量的提升。在醫院基礎設施建設數量不斷增加和檔案管理工作深入開展的背景下，多數醫院已經建設了基建項目檔案管理制度，但就實際情況而言，部分醫院所建設的制度，可操作性不強，很難落實到實際工作中。具體表現為制度與管理意見類似，沒有對檔案管理各項工作內容進行明確規定，實用價值非常低。此外，制度落實不到位，同樣是影響檔案管理質量的重要問題，沒有落實的檔案就如同一紙空文，所起到的作用極為有限。

(二)加強基建項目檔案管理制度建設。通過上文分析可知，制度建設流于形式，是導致醫院基建項目檔案管理水平遲遲無法提升的重要原因，檔案管理實效性也受到了不利影響。為此，醫院應針對檔案管理制度建設中存在的不足，采取有針對性的措施解決問題。第一，針對檔案管理制度較為寬泛和空洞的問題，醫院應立足于實際，建設以檔案搜集為起點，檔案銷毀為終點的制度體系，并確保制度體系的針對性和可操作性，從而使基建項目檔案管理工作在制度的保障下順利開展。第二，針對檔案管理制度執行不到位的問題，醫院應融入獎懲機制，并加大檢查力度，做到有法必依，有規必守，促進制度公信力和執行力的有效提升，使制度落實成為常態化工作[2]。

三、加強檔案管理信息化建設

(一)信息技術水平偏低。在信息時代下，醫院十分重視信息技術的運用，并將其作為醫院改革發展的重要工作內容，信息技術在醫院的應用方向也逐漸由橫向，朝著縱向發展。不僅是醫院基礎管理工作被納入到信息系統，基建檔案管理同樣被涵蓋其中，但就實際情況來看，這種涵蓋較為淺顯，與信息化建設預期目標尚存在一定的距離。比如：部分醫院的基建檔案建設工作依然是簡單的信息錄入，在傳統思維的限制下，基建項目檔案管理信息化，還需要走很長的一段路。

(二)做好基建項目檔案管理信息化建設。在信息技術高速發展的背景下，各行各業對信息化建設的重視程度不斷提高，醫院基建項目檔案管理信息化建設已經成為檔案管理未來發展的方向。利用計算機和信息管理系統，對傳統手工操作進行取代，是檔案管理的主要方式，這種管理方式，有助于檔案管理效率的提升，同時還能起到節約資源的作用，對基建項目檔案工作而言，具有顯著的優勢。因此，醫院在信息化建設時，不能僅只注信息化系統在辦公領域和醫療服務領域的應用，還要將其與檔案管理和利用緊密相連，從而使基建項目檔案在醫院基礎設施檢查和維修中的作用實現。

四、加強人才隊伍建

(一)人員素質參差不齊。醫院基建檔案涵蓋基礎設施項目由立項到驗收的全過程，在立項、招聘、建設、竣工、驗收等環節中會產生數量眾多的檔案，因此，對檔案管理人員提出了更高的要求。簡言之，高素質的檔案管理人員，是做好醫院基建檔案管理的前提條件。但就實際情況來看，醫院基建檔案管理人才隊伍建設遠遠落后于其他檔案管理隊伍建設，具體表現為專業人才匱乏，需要從其他部門抽調人才，導致檔案管理專業性受到影響。此外，還存在部分人員思想較為傳統，無法接受現代管理思維和方式。

(二)培養優質的人才。人才是醫院基建項目檔案管理質量的保證，建設專業化的管理隊伍是解決人員素質參差不齊問題的有效舉措。為此，醫院應該根據自身的實際情況，做好以下方面的工作：第一，加強優秀人才的引進力度。醫院應優化崗位準入機制，適當提供準入門檻，通過內外部招聘的方式，吸引優秀的人才從事基建項目檔案管理工作，同時還要將非專業人員逐漸淘汰出管理隊伍。第二，加強培訓力度，培養優質的人才，醫院應建立多元化的培訓體系，以崗前培訓為起點，在崗培訓和輪崗培訓為中心，提高管理人員的管理水平，最終實現培養復合型檔案管理人才的目標。

結論

綜上所述，基建項目檔案是醫院檔案管理的重難點內容，關系到醫院的發展，因此，醫院應提高重視程度，并通過完善基建項目檔案管理制度，加強檔案管理信息化建設和人才隊伍建設等措施，解決基建項目檔案管理固有問題，并提升檔案管理效率和質量。