關于數字化檔案館管理模式創新研究

宮本蓮

丹東市自然資源事務服務中心 遼寧 丹東 118000

引言

檔案管理的數字化管理能夠在一定程度上提高檔案管理過程的辦事效率，還能夠提高檔案管理的準確性，將檔案管理與數字化相結合，創造新的檔案管理模式，已經成為檔案館今后的主要發展方向。

一、數字化檔案管理概述

數字化檔案館的建立是傳統檔案館在如今發展過程中必然的轉型。數字化檔案館是將館藏資源的數字化，組建核心的信息資源庫，可接收進館的電子文件，并將館藏的實體檔案進行數字化管理。數字化檔案館實施過程中，要保證信息結構的標準化，這是數字化檔案館能夠進行快捷優質的存取和網絡傳輸的前提。

數字化檔案館的信息傳遞實現網絡化，進一步推動資源共享和網絡化信息服務，并據此建立相關的信息集成系統，以便在進行服務的過程中，可借助相應的網絡系統實現檔案信息的傳遞。數字化檔案館生成的空間是虛擬化的。其通過網絡，結合傳統檔案館，一起承擔信息資源檔案館和終端檔案館的角色，傳統檔案館為數字檔案館提供信息，數字化檔案館則是在網絡環境中為用戶提供信息傳遞服務。與此同時，數字化檔案館改變了傳統的檔案館為用戶提供服務的模式，用戶可以在無約束的條件下，采用自身的權限，通過網絡獲知和獲取所需信息，這一特點進一步拓寬了檔案信息利用范圍。因此數字化檔案館實現了檔案信息管理的智能化。數字化改變能輔助檔案實體管理，為傳統檔案管理提供更優質的管理服務。如數字檔案館相關的信息系統可進行檔案自動編目、標引、統計等，可在確保檢全率和檢準率的同時實現智能化檢索。

二、數字化檔案館管理模式創新策略

(一)加強數字化檔案館建設

1.落實科學發展。大數據時代背景下，數字化檔案管理工作數量巨大且項目繁雜。為確保數字化檔案的有效管理工作，必須將此項工作分步驟、分階段進行推進。對于數字化檔案館的建立要立足眼前，進行長遠規劃，應大力推進傳統檔案館向數字化檔案館的改革工作。改革工作中要制定相關標準，明確改革目標，明確電子文件檔案管理規則。數字化檔案館建立過程中，要保證對每一份有價值的文件進行完整的收集以及有序的整理工作，并進行規范化的歸檔工作。電子檔案的優點在于能得到更好的保存，且管理工作中能夠省時省力。要做好電子檔案存檔工作，數字化檔案館必須真正發揮電子檔案的優勢，進一步保障檔案的安全。

2.豐富館藏。為加強檔案館的數字化建設，必須從不同方面豐富檔案館藏，充分運用現代化手段加強檔案館數字化建設，進一步提高檔案資源的管理質量，實現檔案資源的集中配置。例如：在醫院的數字化檔案管理過程中可以通過進行工資檔案管理以及醫療服務價格管理，或者在水利工程項目中可以進行數據的整理計算以及各項報告的收集工作，從而實現館藏豐富的工作[1]。

3.構建安全體系。在檔案的數字化創新管理工作中，必須時刻注重檔案信息安全問題，由于數字化檔案館的建立是以網絡系統為基礎，因此其易受到病毒的侵害，相關部門必須進一步加強網絡安全管理，加大網絡安全軟件開發工程，為數字化檔案館提供網絡安全保障，增加數字化檔案館網絡安全系數。

檔案管理信息多且雜亂，數字化檔案館應強化對信息檔案的管理工作，進一步增強檔案部門的管理意識，將檔案電子化后，加設檔案的數字化密碼，保障信息無法泄露。建立檔案館的相關審核制度，為開放檔案提高安全系數，編輯開放目錄，從而確保開放信息的安全。例如在醫院的數字化檔案管理中，應每日進行各科室的臨床病歷檢查，并對病歷生成過程進行分析，避免出現病歷缺失病歷泄露等問題。

(二)完善平臺管理措施

1.更新觀念。目前，我國多數檔案館依舊處于人為管理模式為主，計算機管理模式為輔的階段，這種管理模式雖在一定程度上運用了一定的數字化信息處理，但與傳統檔案館并無實質性區別。

以寧夏中南部水利工程項目檔案管理為例，數字化檔案館在前期對工程項目進行市場調研以及可行性項目分析工作，并且在項目進行過程中，進行了當地各項報告的整合工作，對項目進行數字化掃描，有效地降低了工程項目的安全隱患，提高了工程項目的經濟效益以及項目工程的辦公效率。檔案領導機關必須充分意識到數字化檔案管理的重要性以及便利性，加快落實數字化檔案管理工作。落實過程中應穩步前進，積極開展數字化檔案館的試點工作，為建設更大規模的數字化檔案館積累相關經驗。

2.培養人才。目前，檔案電子管理方面缺乏相關的綜合性人才，必須及時進行人才隊伍建設。應鼓勵人才不斷探索新技術，解決檔案管理工作目前存在的相關問題。為滿足數字化檔案館的工作需求，應定期進行數字化檔案館工作人員的培訓工作，彌補工作人員在信息技術數字化方面的知識欠缺。數字化檔案館應進行人才資源的調整，使人才能夠最大限度發揮自身才能。

為加大人才對數字化檔案館對檔案管理系統的建設，檔案館應開展專題培訓，增加工作人員知識儲備，確保工作中準確的為用戶提供更加便捷的使用體驗，實現檔案館長期發展。同時應加強機構間的整合工作，健全相關管理制度，配備相關硬件設置，積極引進人才，建立人才激勵機制，創造良好的創新氛圍，進一步構建數字檔案館，促進檔案處理的自動化[2]。

結論

檔案管理的長遠發展離不開向數字化的推進，在通過落實科學發展，豐富館藏，以及構建安全體系的措施下，加強對現有數字化檔案館的建設，同時應重視觀念的更新以及專業人才的引進。為進一步推動數字化檔案館建設提供條件。