環衛數字檔案的收集和管理

孫兆霞 煙臺市環境衛生管理中心

環衛檔案管理部門做好檔案的智能化、數字化管理，能推動環衛事業順應現代城市化發展需求，提高數字化檔案的利用和管理效率，實現檔案管理的節能環保、方便快捷，推動環衛管理系統的數字化建設。

一、環衛檔案管理在城市建設中的作用

檔案是國家機關、社會組織以及企業集團在經營活動中重要的歷史記錄，強調和反應的是個人參與集體活動的真實情況。在城市建設中，環保事業深刻地影響城市發展的方方面面，影響人們工作和生活的質量，也直接反應一個城市現代文明的建設水平。

環衛檔案在城市環境衛生事業中起到忠實記錄和真實還原的作用，不僅是一個城市環保事業建設的憑證，也是一個城市形成發展的見證者，在現代城市建設中起到關鍵作用。

環保檔案的數字化發展是現代城市經濟發展的必然要求，也是城市環保事業現代化轉型的重要組成部分。環保數字檔案的管理和應用要朝向開放性、多面性和便捷化進行轉變，從檔案的收集、管理和應用等多個層面建立統一標準體系，實現統一完整的管理流程，強化制度管理，推進信息技術應用。

環保數字化檔案是先進的信息技術和傳統檔案管理工作的深度融合，在工作過程中要綜合運用計算機技術、互聯網平臺、縮微技術、多媒體技術等。其主要特點在于：

（一）存儲、收藏水平提升。現代技術尤其是縮微技術，能夠壓縮檔案的儲存分量，提高儲存密度，擴大儲存空間，以縮微形態保管和收藏檔案，并確保檔案忠實于原件。

（二）信息處理速率更快。數字化檔案以現代計算機技術為前提，具有短時間內高速處理海量信息的能力，因此可以借助計算機對數字化檔案進行歸檔、錄入、檢索、調用等相關處理，能做到速度快、效率高、精準性強等，并且計算機能夠提供多種途徑的檢索方式，滿足不同人的需求。

二、環衛數字檔案的收集、管理和應用分析

（一）數字檔案的收集工作

數字檔案的收集工作首先要明確收集范圍，環衛數字檔案建設是和環衛系統的信息化建設息息相關的，因此檔案管理部門可以根據信息化系統的相關要求、工作內容參照傳統環衛檔案的歸檔標準、范圍制定相關的規章制度，包括數字化檔案的歸檔范圍、管理期限以及檔案錄入標準等，目前在數字化體系內，數字化檔案的歸檔范圍主要包括現有的數字化檔案、圖片、電子檔案、電子收錄信息等，也包括各個業務管理部門在政務平臺上的數字信息、工作內容、工作指南；網絡審批信息、流程和結果；污染源監控體系中對各個對象的監管數據、處理意見和結果等；重要的環境監測、大氣、河流等污染監管數據等；環保單位的資產、人事檔案等；以及其他的電子文件、電子圖片、音視頻和動畫等多媒體資料等。

其次，確定歸檔范圍后要制定統一的數字檔案歸檔標準和方法。由于數字檔案是一項教新的內容，在具體的歸檔過程中要針對數字檔案的收集現象進行切實調查和論證，運用數字化管理軟件，秉持開放和兼容的原則進行邏輯歸檔，按照歸檔制度針對不用檔案完成備份操作，重要檔案要做到紙質檔案和數字檔案一一對應。

最后，環衛數字檔案收集主要是通過軟件平臺進行的，選取合適的軟件平臺是完成數字檔案管理和應用的前提。選擇合適的軟件平臺，首先要考慮軟件平臺的通用性、技術標準和安全性能，并對不同軟件平臺的網絡環境要求、技術支撐等進行分析。當然也要考慮經濟效益，軟件平臺的投入適應必然會產生成本支出，環保機構要做好成本管理，分析投入和產出的比例關系，并選擇效率最高，專業性強和符合環衛工作要求的軟件平臺。

軟件平臺的使用是硬件投入，在配備高科技軟件的同時，也要針對性地提高環保檔案工作者的技術水平，要求環衛檔案工作者要做到熟悉數字檔案概念、范圍，掌握數字檔案收集、管理相關業務，并能熟練運用計算機、信息技術以及其他技術，如，縮微技術、錄像技術等，并能妥善解決數字檔案收集中遇到的各種技術問題。

（二）強化數字檔案管理，提高管理質量

針對數字檔案開展管理工作，工作人員首先要明白數字檔案在檔案內容、形式上和傳統紙質檔案的差異，尤其要明白數字化檔案在環保事業現代化管理中的作用，并要提高信息時代背景下的信息化思維和安全防護思維，將保障數字檔案的核心數據安全作為管理的重心，做好數據防護工作。同時也要確保數字檔案的長期利用性質和可持續功能。

環衛數字化檔案的管理首先要建立起包含多個層次、多種規范的環衛檔案信息數據庫，借助信息化途徑將市、縣、村以及基層監測站點的相關數字化信息都納入到該數據庫中，并梳理該數據庫中的層次管理和梯隊組成，不同的架構對應不同的數字檔案管理方式，并設置相對應的目錄數據庫和專題數據庫，方便對數字檔案進行分類管理和層級管理。

其次，在數據庫內部要建立檔案實施管理功能模塊，其核心功能和后臺管理員由市級環衛機構負責，其他不同層級環衛機構加強配合與聯動，設置不同的功能模塊，包括數據查詢、檔案檢索、公共資源檔案庫等，這樣方便不同層次檢索到相關的檔案信息，做好數字檔案的日常管理、監督管理、數據整合等工作。

另外，要明確數字檔案的安全層級，建立檔案全文數據庫，并對涉密檔案和非涉密檔案進行差異化管理。尤其是優先提供非涉密、具有重要使用價值的公共檔案的搜集、整合以及檢索功能，同時設置珍貴檔案模塊，對珍貴的實物檔案、圖文檔案，以及將其他經過拍攝、錄影、掃描等方法得來的檔案完成數字化錄入。

最后，要明確數字化檔案的管理制度和管理標準，要切實做到數字檔案的管理有章可循，踐行統一的標準和規范，以確保數字檔案管理的公開、透明和公正。對于涉密檔案要建立長效的安全防護機制，確保數字檔案管理有效、可靠和真實，如，數字檔案管理中的加密程序，要由數據管理中心根據檔案的涉密性設定不同層級，并劃分好權限，定期進行系統維護和檔案數據備份，防止數據被非法篡改和盜取。

（三）做好檔案工作的應用工作。

環衛數字檔案收集和管理的最終目的是確保檔案得到應用，推動環衛事業發展，推動城市衛生環境建設，為人們提供更好的工作和生活環境。因此環衛數字檔案的應用工作中首要考慮便捷性和合理性。城市可以建立環衛數據管理機構，對數字檔案進行專業管理，要做到：環衛數字檔案中的非涉密檔案可以實現全市環衛網內網用戶查詢、利用和下載，針對非涉密檔案要充分發揮其數據支撐作用，為各行各業建設提供相應的數據信息，推動環衛建設中數據信息的對稱傳播。當然對于不同涉密層級的數據信息，也可以設定相對應的查詢權限，由管理員負責資格審核。另外可以設置開放性的環衛數據檔案管理體系，對接其他社會公共管理事務，由環衛數據管理中心負責定期更新相關數據和檔案信息，促使全市的環衛檔案建設更加便捷快速，也推動其他相關社會管理事務的現代化管理。

當然在大數據背景下，環衛數字檔案的管理可以綜合利用多種大數據技術，建立環衛數據分析整合體系，針對環衛數字檔案進行大數據挖掘，分析出檔案背后的數據信息，確保不同環衛系統、環衛部門的數據進入到數據中心，為數據分析提供原始素材和資源。

此外，針對信息技術時代背景下的數據信息安全管理需求，環衛部門要建立針對性的環衛數字檔案信息建設和信息安全體系，針對數字檔案做好安全管理工作。環衛部門要充分利用當前的數字化環境和信息技術，明確數字檔案信息網絡傳輸、替換和應用安全。在對數字檔案進行開發的過程中要做好網絡系統建設和信息安全體系建設，確保數字檔案的應用處在安全保護中，減少或消除信息泄露、替換等事件發生。

檔案應用中的安全管理包含內容較多，除了建立安全系統外，也要遵循相關規定對基礎設施做好物理保護，并為數字軟件配備防火墻、殺毒軟件等，只有通過健全統一的信息安全管理體系，才能積極應對可能出現的檔案數據管理風險，為網絡風險、網絡安全做好萬全措施。

總之，隨著環保信息建設的逐步推進，數字檔案的管理工作成為環衛檔案管理中的重要內容，如何針對大量的數字文檔進行管理，推進環衛辦公自動化、智能化發展，是需要環衛檔案工作者認真思考的一件事情。數字檔案的內容輻射范圍廣，電子文本、音視頻、圖形等都屬于數字檔案范疇，工作人員要在日常工作中提高信息技術水平，拓展檔案管理思維，明確數字檔案收集范疇、標準，并建立完善統一的數字檔案管理制度，創建數字檔案數據庫，對數字檔案進行層次分明，權限明確的管理，并提高數字檔案的應用水平，推進環衛數字檔案的交流、傳播和安全防護。