信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的實踐應(yīng)用研究

云南電網(wǎng)有限責(zé)任公司 云南 昆明 650000

1 引言

信息時代的到來對企業(yè)檔案管理帶來了極大的改變，信息技術(shù)的運用能夠有效推動檔案管理效果的提升，為企業(yè)發(fā)展提供有效支持。但是在實際的檔案工作中，檔案部門的管理思路較為傳統(tǒng)，對信息技術(shù)的應(yīng)用缺乏科學(xué)的規(guī)劃，無法實現(xiàn)管理效果的提升，需要管理部門創(chuàng)新管理思路，推動信息技術(shù)價值的高效實現(xiàn)，為檔案管理水平的提升提供有效支持。

2 信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的優(yōu)勢分析

信息技術(shù)的科學(xué)運用對提升檔案管理質(zhì)量和服務(wù)水平起到積極作用，對提升檔案工作實效性具有較大的優(yōu)勢。

首先是推動檔案工作效率的提升，能夠利用技術(shù)手段，對管理流程的科學(xué)優(yōu)化，通過對信息設(shè)備和技術(shù)的運用，對檔案管理歷程的高效整合，建設(shè)完善的管理平臺，實現(xiàn)對管理環(huán)節(jié)的全面覆蓋，對企業(yè)經(jīng)營管理活動中形成的數(shù)據(jù)資料進行全面的收集整理，保證檔案工作的全面性。同時利用專業(yè)設(shè)備，實現(xiàn)對傳統(tǒng)檔案載體的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，有效降低實體資料的管理投入，并能夠利用技術(shù)手段，實現(xiàn)數(shù)字化資料的高效存儲和利用，有效提升管理水平。[1]

其次是有效提升檔案管理質(zhì)量，信息技術(shù)手段的科學(xué)運用，推動信息化管理平臺的建設(shè)，使管理部門能夠通過對系統(tǒng)功能的構(gòu)建，對檔案管理需求進行科學(xué)分析，有效結(jié)合傳統(tǒng)檔案管理模式存在的問題，對系統(tǒng)功能進行科學(xué)設(shè)計，提升功能設(shè)計的針對性，并利用技術(shù)手段對相關(guān)的功能模塊進行科學(xué)的規(guī)范，實現(xiàn)檔案管理制度的高效落實，對提升管理工作的科學(xué)性提供有效支持，使檔案工作能夠有效適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需求，提升檔案管理質(zhì)量。[2]

再次是提升檔案資料的安全性，網(wǎng)絡(luò)時代的到來在實現(xiàn)檔案資源高效共享的同時，檔案資料容易受到網(wǎng)絡(luò)安全威脅的影響，造成資料的遺失或篡改，對企業(yè)造成嚴(yán)重的損失，信息技術(shù)在網(wǎng)絡(luò)安全防護工作中的運用能夠有效提升檔案管理質(zhì)量，切實保證檔案安全。[3]

最后是實現(xiàn)檔案利用效率的提升，檔案利用工作的高效開展對推動檔案價值的實現(xiàn)提供基礎(chǔ)保障，技術(shù)手段的運用能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案資料的深入分析和科學(xué)的整理，建設(shè)完善的數(shù)字化資料數(shù)據(jù)庫，能夠有效結(jié)合使用需求，實現(xiàn)對檔案資料的準(zhǔn)確定位，并能夠通過網(wǎng)絡(luò)環(huán)境實現(xiàn)對檔案資料的遠程調(diào)用，推動檔案資源利用水平的提升。

3 信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的必要性分析

3.1 企業(yè)發(fā)展壓力的不斷增大 隨著社會環(huán)境的復(fù)雜變化和改革的不斷深化，企業(yè)發(fā)展壓力不斷提升，檔案工作作為企業(yè)管理活動的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對推動企業(yè)發(fā)展起到重要作用，但是實際的檔案工作中，檔案工作思路較為傳統(tǒng)，不能充分發(fā)揮檔案工作價值，無法為企業(yè)發(fā)展提供有效支持，影響企業(yè)核心競爭力的提升。而信息技術(shù)的運用能夠利用先進技術(shù)手段，實現(xiàn)檔案管理水平的提升，推動檔案價值的高效實現(xiàn)，為企業(yè)發(fā)展提供基礎(chǔ)保障。[4]

3.2 傳統(tǒng)檔案管理模式較為落后 傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)檔案工作實際需求，特別是隨著信息時代的到來，大量的數(shù)字化資料信息對傳統(tǒng)的檔案工作造成了嚴(yán)重的沖擊，不能對相關(guān)的數(shù)據(jù)資料進行及時有效的處理，影響到企業(yè)的正常管理運行，無法保證檔案的全面性。同時網(wǎng)絡(luò)安全問題對檔案安全造成嚴(yán)重威脅，傳統(tǒng)的安全防護措施已經(jīng)不能有效抵御網(wǎng)絡(luò)安全威脅的入侵。而利用信息技術(shù)優(yōu)勢，對管理工作進行科學(xué)優(yōu)化，利用信息設(shè)備，實現(xiàn)管理效率的提升，并能夠?qū)崿F(xiàn)對安全風(fēng)險的有效防護，提升檔案管理水平。[5]

3.3 檔案資源利用效率相對較低 檔案資源的高效利用能夠為企業(yè)經(jīng)營管理決策的制定和執(zhí)行提供有效的參考，而在傳統(tǒng)的管理模式中，重視對檔案資料的管理，對檔案利用環(huán)節(jié)缺乏有效的優(yōu)化，不能有效滿足企業(yè)對檔案資源的使用需求。信息技術(shù)的運用能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案資料的科學(xué)分析，為利用工作的開展提供有效的條件。[6]

4 信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中應(yīng)用的對策分析

4.1 優(yōu)化檔案管理思路 信息技術(shù)在檔案工作中的科學(xué)運用對提升檔案管理質(zhì)量和服務(wù)水平起到積極作用，對企業(yè)發(fā)展提供有效支持。檔案管理部門要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理思路，充分認(rèn)識到信息技術(shù)對檔案工作的重要作用，結(jié)合檔案工作實際和企業(yè)發(fā)展需求，合理利用技術(shù)手段，對管理活動進行科學(xué)優(yōu)化，對相關(guān)管理流程進行高效整合，結(jié)合當(dāng)前管理工作中存在的具體問題，進行信息化管理模式的科學(xué)構(gòu)建，提升檔案工作的針對性，推動管理效果的提升。要對檔案管理制度進行針對性的調(diào)整，能夠?qū)π畔⒒芾砹鞒绦纬煽茖W(xué)的規(guī)范，為檔案工作的開展提供有效的制度保障，保證檔案規(guī)范的高效落實，提升檔案管理科學(xué)性。

4.2 加強信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè) 信息技術(shù)的高效運用需要專業(yè)的信息設(shè)備為依托，管理部門要結(jié)合檔案工作情況，對信息化管理體系建設(shè)進行統(tǒng)籌規(guī)劃，科學(xué)整合現(xiàn)有的信息資源，對信息基礎(chǔ)設(shè)施進行針對性建設(shè)，結(jié)合具體的管理環(huán)節(jié)配置相應(yīng)的專業(yè)設(shè)備，使管理人員能夠借助信息設(shè)備實現(xiàn)管理工作的高效推進，提升檔案管理效率。要利用技術(shù)優(yōu)勢實現(xiàn)對傳統(tǒng)檔案存儲形式的轉(zhuǎn)型，實現(xiàn)數(shù)字化存儲載體的廣泛普及，有效降低檔案管理難度。要優(yōu)化檔案工作的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，構(gòu)建高速網(wǎng)絡(luò)通道，實現(xiàn)各個管理環(huán)節(jié)的高效互聯(lián)，推動檔案資源的高效共享和管理指令的高速傳遞，提升管理水平。

4.3 構(gòu)建完善的信息化管理平臺 管理部門要利用信息技術(shù)優(yōu)勢，構(gòu)建完善的信息化管理平臺，實現(xiàn)對管理流程的全面覆蓋，管理人員能夠通過對管理系統(tǒng)的操作實現(xiàn)管理工作的完成，提升檔案管理效率。這就要求在信息系統(tǒng)建設(shè)過程中，要做好需求分析，充分結(jié)合檔案工作實際，對系統(tǒng)功能進行科學(xué)設(shè)計，有效適應(yīng)檔案工作需求。同時要加強與各個企業(yè)職能部門的對接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的高效共享，為管理工作的開展提供有效的參考和數(shù)據(jù)依據(jù)。通過信息系統(tǒng)的運行，能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案工作各個環(huán)節(jié)的全面監(jiān)控，對檔案管理數(shù)據(jù)進行科學(xué)的分析，有效掌握管理活動中存在的問題和不足，對相關(guān)管理環(huán)節(jié)進行針對性的調(diào)整，有效提升檔案工作的科學(xué)性。

4.4 強化安全防護工作 網(wǎng)絡(luò)安全隱患已經(jīng)嚴(yán)重威脅到檔案資料安全，需要管理部門運用信息技術(shù)，構(gòu)建完善的安全防護體系，切實保證檔案資料的真實有效，有效防止外界威脅的入侵。要完善檔案管理安全規(guī)范，對管理人員的工作進行有效的規(guī)范，提升其網(wǎng)絡(luò)安全意識，保證安全制度的高效落實，結(jié)合管理人員的崗位職責(zé)，設(shè)定相應(yīng)的管理權(quán)限，制定嚴(yán)格的身份識別和安全驗證機制，防止越權(quán)行為的出現(xiàn)。同時要加強對防火墻的優(yōu)化，對系統(tǒng)設(shè)備與外界網(wǎng)絡(luò)間的數(shù)據(jù)交流進行全面監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)異常數(shù)據(jù)，并進行隔離處理，有效抵御外界安全入侵。要合理利用殺毒軟件對系統(tǒng)軟件和硬件設(shè)備進行實時查殺，及時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中的病毒木馬，并對病毒庫進行實時更新，防止新型病毒的入侵。要構(gòu)建VPN網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)環(huán)境與現(xiàn)實網(wǎng)絡(luò)的有效隔絕，加強對數(shù)據(jù)交換環(huán)節(jié)的安全防護，提升整體安全防護效果。

4.5 創(chuàng)新檔案利用形式 檔案資源的高效運用是推動檔案工作水平提升的重要基礎(chǔ)，信息技術(shù)的運用能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案資料的深入分析和科學(xué)的整理，建設(shè)完善的檔案資料數(shù)據(jù)庫，結(jié)合使用者需求對檔案資料進行準(zhǔn)確的定位。對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的利用環(huán)節(jié)進行優(yōu)化，使用人員能夠結(jié)合自身需求，利用終端管理設(shè)備，進行自主檢索，實現(xiàn)對紙質(zhì)檔案的準(zhǔn)確定位。而對數(shù)字化檔案資料，利用信息技術(shù)手段，實現(xiàn)對資料的遠程調(diào)用，使用者能夠通過網(wǎng)絡(luò)途徑對管理系統(tǒng)進行訪問，提升檔案服務(wù)水平。

4.6 加強管理隊伍建設(shè) 信息技術(shù)的運用需要管理人員具備較強的信息知識技能，管理部門要加強對隊伍建設(shè)的重視和支持，積極引進優(yōu)秀檔案專業(yè)人才和信息技術(shù)人才，為信息技術(shù)的運用提供有效的基礎(chǔ)。要完善培訓(xùn)機制，推動復(fù)合型人才培養(yǎng)，使檔案工作人員在具備相應(yīng)專業(yè)素養(yǎng)的同時，能夠?qū)π畔⒃O(shè)備和技術(shù)進行熟練的運用，為檔案工作的高效開展提供基礎(chǔ)保障。

5 結(jié)語

信息技術(shù)在檔案工作中的科學(xué)運用對提升檔案管理水平起到關(guān)鍵作用，檔案部門要充分認(rèn)識到信息技術(shù)的先進優(yōu)勢，推動信息化管理體系的科學(xué)建設(shè)，優(yōu)化檔案管理機制，創(chuàng)新檔案管理和利用模式，提升檔案資源利用效率，推動檔案管理質(zhì)量和服務(wù)水平的提升。