高校檔案實體分類的問題與建議

汪 敬

（達州職業技術學院 四川達州 635000）

目前，高校檔案工作主要依據《高等學校檔案管理辦法》（教育部令第27號）開展。《高等學校檔案管理辦法》第三章第十六條規定：高等學校實行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度。四川省《高等學校檔案管理辦法實施細則》（川教〔2017〕11號）第三章第二十六條規定：高校實行文件材料形成單位、課題（項目）組立卷的歸檔制度。因此，高校檔案管理的基本模式是部門、課題（項目）組立卷制，但檔案實體的分類還是延續了《高等學校檔案實體分類法》的分類體系。隨著高校的快速發展和內部機構的不斷改革，在部門立卷制的管理模式下繼續按照《高等學校檔案實體分類法》對檔案實體進行分類存在一定的不足，本文將結合達州職業技術學院檔案管理的實際情況，列舉近年來高校在檔案實體分類中出現的問題并提出自己的觀點和建議。

高校檔案實體分類存在的問題

《高等學校檔案管理辦法》將高等學校文件材料的歸檔范圍分為黨群類、行政類、學生類、教學類、科研類、基本建設類、儀器設備類、產品生產類、出版物類、外事類、財會類，共計十一類，這十一類為一級類目，一級類目的標識，采用類目名稱主詞的漢語拼音的第一個字母，如：“DQ”即黨群的簡稱，“XZ”即行政的簡稱 ，“SB”即設備的簡稱。二級類目是對一級類目的細分，二級類目的標識，采用“雙位制”，帶“0”的數字不用。比如：行政類檔案，XZ為一級類目，XZ11為二級類目，表示綜合，XZ12人事，XZ13監察審計，XZ14武裝保衛，XZ15總務，XZ16檔案、圖書、文博。但是，在部門立卷制的管理模式下按照此分類法對檔案實體進行分類出現了以下幾個問題：一是共用一個分類號，需排隊拿號，人為影響歸檔工作進展；二是新成立的部門如信息中心、采購中心等，其檔案資料不知歸往何處；三是采購中心的檔案涉及到物資招標和設備采購，這些檔案將被分到不同的類目中，不利于檔案資料的集中保管，不便于部門查閱和利用。

首先，幾個部門共用一個分類號，需等待排號，人為影響歸檔工作進展的問題。比如：XZ15為總務，隨著我院內部機構的改革，現已不存在總務處，分別成立了國資基建處和后勤管理處。然而，按照此分類法，國資基建處和后勤管理處仍需共用分類號XZ15，再加上受保管期限的限制，每年組卷歸檔時部門之間就要相互等待排號。后勤管理處因檔案資料少，組卷快，而國資基建處檔案資料多（主要是國資管理檔案），工作量大，組卷相對較慢，因此，后勤處必須要等到國資基建處一起拿檔號，因為根據保管期限設定，先排永久，再排30年，最后排10年。這不僅影響了后勤處的歸檔工作進展，還人為分散了部門檔案，不利于檔案的集中保管和查閱利用。

其次，采購中心的檔案有的被分散，有的不知歸往何處的問題。采購中心的采購范圍包括貨物、工程（基本建設除外）和服務，貨物是指各種形態和種類的物品，包括儀器儀表、設備、材料、耗材、家具、圖書、數據庫、電子出版物及其他物品等。工程是指建筑物和構筑物的裝修、拆除、修繕等，以及水電管網和道路維修、改造、綠化施工等。服務是指除工程和貨物以外的其他采購對象。其檔案資料涉及政府采購項目（政府集中采購目錄范圍內及采購限額標準以上的項目）、院內招投標項目（項目預算金額10萬元（含10萬元）以上，政府采購限額標準以下的項目）、院內詢價采購項目（項目預算金額2萬元（含2萬元）以上，10萬元以下的項目）以及部門自行采購但需在采購中心備案的項目（2萬元以下的項目）。如果按照實體分類法，這些檔案資料有的將被歸到XZ15（10萬元以下的物資采購招投標等資料），有的將被歸到SB12（10萬元以上的儀器設備項目），那么，金額在10萬元以上，但又不屬于儀器設備的采購項目，比如：辦公家具、服務類等，其招投標資料就不知歸往何處。因此，這種分類法顯然已經不適應高校發展現狀，不但不利于檔案資料的集中保管，也不便于部門查閱和利用，尤其是紀委、巡視組巡查我院的采購工作時，采購中心檔案工作人員需快速找到政府采購和院內招標項目的所有檔案資料，資料的分散保管不利于快速找到及找全所有檔案。綜上所述，二級類目設置與部門立卷歸檔制的不統一不利于檔案工作的開展。

對高校檔案實體分類的建議與意見

鑒于《高等學校檔案實體分類法》中二級類目的設置在指導高校檔案整理工作中存在的問題，建議高校行政類檔案二級類目的設置采用“組織機構”分類法。組織機構的設立，總是以職能劃分為基礎的，履行什么樣的職能就相應地設立什么樣的部門，每個部門都是在履行各自職能的過程中形成各種文件材料。高校檔案的管理模式是又部門立卷制，各個部門負責對自己部門的文件材料進行組卷歸檔并移交綜合檔案室。因此，在部門立卷制的檔案管理模式下，高校行政類檔案宜采用“組織機構”分類法。比如：XZ15為后勤管理處的檔案，XZ16為圖書館的檔案，XZ17為國資基建處的檔案（除基建檔案外），XZ18為采購中心的檔案，XZ19為信息中心的檔案......其中，關于采購中心的政府采購檔案、院內招標檔案以及院內詢價采購檔案，建議在“組織機構”分類法的前提下，再按采購項目組卷，即一個采購項目為一卷，政府采購項目、院內招標項目檔案的保管期限為30年，院內詢價采購項目檔案保管期限為10年，部門自行采購項目檔案由部門自行保管。

行政類檔案采用“組織機構”分類法的重要意義

行政類檔案按“組織機構”進行分類的重要意義有三點，一是分類標準客觀，在實際工作中更易操作；二是有利于檔案資料的集中保管和查閱利用；三是“組織機構”分類法更符合部門立卷制的特點和要求。首先，“問題”分類法帶有很強的主觀性，人為因素大，在實際工作中不好把握。相反，“組織機構”分類法是以高校各內部組織機構的檔案為對象，依據其客觀的組織機構作為分類的標準，每一個具體的內部組織機構就是一個具體的類別，檔案文件在哪個部門中形成就將其歸入哪個組織機構，具有一定的客觀性，主觀因素較少，在實際工作中更易操作。其次，高校按職能設立組織機構實際上已經形成了分類體系，如果再按照《高等學校檔案實體分類法》中的“問題法”進行分類，在“組織機構”分類基礎上對文件進行再分類，不但造成了文件材料分類復雜，而且人為地將歸檔文件分散在不同類目中，不利于集中保管和查閱利用，而“組織機構”法只對文件材料進行一次分類，分類方法單一，且不會將歸檔文件拆分成四分五裂，有利于檔案資料的集中保管以及方便各組織機構查閱和利用。最后，“組織機構”分類法以“組織機構”為基礎，誰形成誰負責，按組織機構拿檔號，更符合部門立卷制檔案管理的特點和要求。

綜上所述，在部門立卷制的檔案管理模式下，繼續沿用《高等學校檔案實體分類法》中的問題分類法，存在一定的局限和不足，建議采用組織機構分類法，這樣不僅分類客觀、操作簡單，更便于查閱和利用。