RPA技術助力中國石化降本增效與財務轉型

張秀峰 王琴

(1.中國石化財務共享服務南京分公司，江蘇南京 210000;2.賣賣(武漢)科技有限公司，湖北武漢 430000)

0 引言

從美國開始，大家普遍把制造各種軟件機器人當成了一個新的行業，稱之為Robotic Process Automation，中文翻譯為機器人流程自動化，簡稱RPA。它是一套基于軟件機器人乃至人工智能概念的新興業務流程自動化技術形式。不管針對什么行業，不論企業規模大小，流程簡單還是復雜，RPA都能勝任。RPA旨在以人類的方式操作流程，實施速度更快，并且可以與企業原有的IT系統、軟件一起使用，輕松更改或更新以適應不斷變化的業務需求。

典型的RPA平臺至少會包含開發、運行、控制等三個組成部分。開發工具主要用于建立軟件機器人的配置或設計機器人。通過開發工具，開發者可以為機器人執行一系列的指令和決策邏輯進行編程。運行工具是當開發工作完成后，用戶可使用該工具，來運行已有軟件機器人，也可以查閱運行結果。控制中心主要用于軟件機器人的部署與管理。包括開始/停止機器人的運行，為機器人制作日程表，維護和發布代碼，重新部署機器人的不同任務，管理許可證和憑證等。當需要在多臺PC上運行軟件機器人的時候，也可以用控制器對這些機器人進行集中控制，比如統一分發流程，統一設定啟動條件等。選擇適合公司需求和經營狀況的RPA產品十分重要[1]。RPA產品介紹見表1。

表1 RPA產品介紹

RPA清賬機器人，作為一種虛擬勞動力，利用其無侵入性集成、高效、準確、無人值守的優點，迅速解決了資金清賬效率低、風險大、人員多的問題，相比過去的人工清賬，RPA機器人每天只需10分鐘就能解決過去2個小時的工作量，清賬率同比提高8個百分點。并且程序在用戶界面運行，而不受制于底層IT基礎設施，不會大幅影響企業原有的IT基礎架構以及業務流程。RPA取代這些人工操作，同時也可以降低員工壓力，讓員工專注于更有增值潛力的工作。

1 以需求為導向，積極深化應用RPA

中國石化銷售企業資金監管系統是一套集成度高、流程控制嚴謹的系統，銷售板塊各業務系統以資金監管系統為平臺，實現了從各業務子系統、銀行到賬信息與ERP系統間的無縫連接、互聯互通，有效解決了資金安全隱患。該系統同時實現了資金監管與會計核算的職能整合，助力財務人員從核算型會計向管理型財務的轉變。資金監管清賬系統操作涉及的人員約3萬人，涉及的范圍廣，資金流量大，操作頻繁。現在人工智能時代，機器人流程自動化(RPA)的發展和應用，為企業清賬提供了新的工作方法。該系統應用于28個省，約3.3萬個網點，系統操作人員大約3萬多人，隊伍不可謂不龐大。這些操作人員分布在各下屬分、子公司及加油站等一線網點，財務人員長期被巨大且繁瑣的工作量所困擾，工作效率低下，財務人員的價值難以得到充分發揮。

資金監管系統的不足主要表現在兩個方面：一是財務人員工作效率低下。每天財務人員都要導入各銀行及第三方的資金到帳流水明細，進行現金到賬勾選等重復性的工作。很多基層員工系統錄入資金不及時，錄入錯誤，導致最后難以匹配等，人為原因造成財務人員頻繁的與基層人員溝通、修改、調整。二是財務人員的工作價值沒有有效發揮。資金監管系統清賬原則上應繳、實繳、到帳金額一致，即可清賬，屬于基礎性工作。專業的財務人員長期從事這種導數、清賬工作，財務管理思維容易弱化，導致管理未來的時間少，事后報告多，過程信息少，難以及時發現和防范風險。系統原因也會導致數據不完整、不及時，存在很多手工操作，數據容易失真，不能滿足管理層的要求。

1.1 建設RPA平臺，提供基礎保障

信息系統的架構、功能以及與業務系統、其他財務系統的集成是系統規劃的重要內容，關系著能否實現端到端流程效率和流程自動化的提升，所以平臺的建設是RPA能否在企業中有效應用的關鍵。

RPA頁面數據抓取的關鍵技術為核心，確保資金安全提高工作效率的前提條件下，圍繞數據處理的基本要求，創建規則、展示規則、管理規則、優化規則并行，建設成新型管理平臺；利用RPA模擬人工和非侵入性特點和技術，準確快速從銀行卡及第三方等平臺下載流水，智能處理并導入數據，完美的從手工轉換成無人操作，提高數據處理的標準化，更大程度上保障了數據的準確性；企業積極協調銷售公司信息管理部門開放RPA平臺安全訪問權限，創建地市用戶。

1.2 以需求為導向，嵌入實際業務

在試點和使用過程中不斷挖掘系統應用功能和深度，在管理轉型和業財融合工作不斷推進的環境下，以企業業務和財務管理需求為導向，堅持“在應用中完善，在完善中提升”的方針，建立和完善企業和共享公司的溝通協調機制，充分挖掘系統潛力，最大限度地發揮RPA機器人優勢，深度融入企業實際業務，在實踐中探索更廣的應用空間，推進財務及業務再上新臺階。例如對資金監管系統中的差異清帳情況進行分解，從網點、日期、業務類型和支付方式上進行分類，在進行自動處理數據可行性進行分析，最后決定只有滿足其中四種情形的數據運行自動處理操作。

1.3 梳理流程，推進自動化操作

試點過程中對資金監管系統中現金審核確認、POS流水處理導入、預收業務日結、清帳、失敗數據處理、生成無到賬、POS拆分處理、第三方審核確認業務流程進行梳理分解，全面掌握資金監管系統中資金確認核算環節的應用現狀，在公司開展加油站層面風險體系建設的機會下，梳理最新的清帳和差異處理流程，細化原因分類，尋找方式方法，明確各層級職責，堅持按照“流程合理、及時安全、監控有效”的原則，對流程進行RPA應用評估，對不清晰的流程進行再完善，通過RPA功能界面及后臺程序完成流程及規則的設定，最后由RPA機器人執行定制好的流程，完成無人流程化任務。

1.4 建立關鍵用戶管理機制

RPA機器人上線后，除了原有清賬人員，每個地市均設置1名監管系統和RPA應用關鍵用戶。同時在釘釘APP中創建RPA關鍵用戶群，主要用于分公司管理員、RPA項目組與地市公司關鍵用戶交流，強化項目管理。第一在分公司群要求有問題在關鍵用戶群反饋解決，互相交流學習，項目組對提出問題及時解答和處理，一起探討各層級用戶的需求；第二針對RPA的應用分公司對關鍵用戶開展線上線下雙向培訓，并組織試點單位分享經驗，項目組不定時講解和展示系統運行規則給地市人員研究探討。管理要求由關鍵用戶統一管理收集反饋地市公司需求和問題，形成逐層統一管理機制。由于關鍵用戶人數較少，群人數也相應較少，在一定程度上緩解了群聊溝通由于聊天記錄較多關鍵信息經常被覆蓋、溝通效率低下的問題。

1.5 優化崗位深挖管理潛力

傳統思維模式下，財務部門往往把自己封閉在數字的城堡中，將會計核算、費用報銷等作為自己的核心工作[2]。財務組織也相對分散，建立自己的標準等，相互之間沒有經常性溝通，這種分散式的財務組織無法在不同的業務單元實現負載均衡。重核算、輕管理目前普遍存在，員工一人多崗繁雜的工作應接不暇，難以有效的記錄、識別和防范相關的風險。RPA機器人上線前，加油站的數據導入、數據核對、異常處理均由財務人員手工完成，一個分公司一天的清賬量大約需要3-6名清賬人員大約花費一天時間才能完成。RPA首次運用到企業的清賬業務中來，改變了企業的用工方式，由“勞動力密集型”轉變為以加油站基礎數據錄入準確為導向。企業合理的進行人員調整，一方面把對系統和核算工作比較熟悉的少部分人員保留在關鍵用戶崗位，參與到加油站層面基礎數據管理中來，提高與加油站的協調溝通能力，另一方面把原來大部分核算人員調整到其他管理崗位中，發揮財務管理優勢，提高人崗匹配度，釋放壓力讓員工集中精力到某一項管理工作中。使企業業務部門有精力專注于客戶價值的提升，業務成長的挖掘和人才培養。

在過程中發現加油站基礎數據錄入質量決定了網點核算工作的質量，完全準確的數據不僅能提高清賬準確性也能提高清賬的速度，減輕協調溝通工作，提升整體的財務管理工作水平，所以基礎數據時整個核算過程中的重點難點。RPA的應用，財務人員從核算工作中解放出來全力投入到提高網點基礎數據管理工作中，從傳統的財務、業務、片區、加油站層級溝通模式改變成了財務、加油站的溝通模式，各地市公司通過建立加油站管理群和電話與加油站員工進行溝通協調。

日常利用加油站的督查機會，跟業務部門和督查隊一起到加油站進行日常檢查，要求每周要檢查2～3座加油站，對日常資金錄入或者網點資金經常有問題的站點重點幫扶，同時，保留1～2個財務人員關注RPA界面清賬數據，同時查看未能清賬數據，與加油站員工直接對接分析原因，簡化對賬流程和核算流程，把重點從后端的清賬工作全流程的跟蹤轉變前端基礎數據管理的工作，從數據產生源頭——加油站進行監管，提高基礎數據錄入的正確性，提高清賬效率以及節約清賬時間，同時提升加油站層面風險系統的建設。

1.6 RPA在企業資金監管系統的運用

2019年9月RPA項目組基于現有監管系統功能和操作流程應用RPA(流程自動化軟件)進行分析，確定試點和推廣工作事項，先后在廣西，云南、貴州、湖南等省石油公司進行推廣實施，助力銷售企業財務轉型的工作推向新的臺階，RPA清賬機器人代替人工清賬正式步入一個新的起點。

自2018年財務共享中心全面承攬銷售企業財務、HR、IT等業務，會計核算業務全部轉由共享中心處理，但企業的資金監管系統清賬工作，因點多面廣，溝通成本高，一直保留由企業自行處理。作為人員密集型的資金清賬工作，每天耗費了大量的人力、物力在數據導入、核對數據、人工清賬等基礎工作上。人工智能時代的快速發展，對企業財務轉型有著巨大的促進作用。為提高企業資金清賬工作的效率，2019年RPA清賬機器人首次試點單位為廣西石油分公司，從試點運行到全省推廣完成歷時近半年時間。通過運行效果來看，一是降低了企業人工成本，不再需要大量人力，每天進行數據導入、數據核對、人工清賬等工作；二是提高了清賬效率，如企業財務人員對一個縣公司清賬時間大約20分鐘，運行RPA僅需0.2分鐘，清賬效率大大提高；三是可實現7×24不間斷工作；四是可實現清賬正確率100%，徹底告別因人為失誤造成的錯誤。將財務人員從大量重復性、機械的、低價值的工作中解放出來，更加集中精力于創造性的高價值工作上，增強企業核心競爭力[3]。

RPA智能清賬技術目前應用于銷售企業資金監管系統銀行卡及第三方明細導入、現金手工到帳勾選、銀行卡及第三方到帳勾選(多對多)、清賬情況查詢及處理、差異清賬處理、ERP記賬結果查詢及處理、預收ERP記賬數據維護、銀行卡POS導入情況匯總、生成無對賬明細網點到帳憑證等9個業務模塊。共享RPA項目組、分公司和試點企業經過緊密協調溝通，以相互負責相互支撐的態度確保完善數據獲取、導入、勾選、清賬、記賬處理，在應用中探索，在探索中總結，采用人機結合的方式發現問題，應用效果較好，達到了初步預期的目標。

初期RPA運用于共享中心較多，費用報銷付款憑證制證、資金結算收付款憑證制證、應收和直批客戶清賬、壞賬準備計提、資產和成本WBS維護、應付發票校驗、HR薪酬發放、IT運營平臺用戶管理等業務領域使用。再后來延伸到企業用戶層面，對企業的資金監管系統實施清賬，為使企業的財務人員從低效的導數、清賬等工作中解放出來。RPA清賬機器人提高效率的前提，歸于數據源頭，站級前端數據質量的提升是關鍵。前期財務人員疲于導數、對賬、清賬等量大，重復性的基礎工作無法抽身。RPA上線后，財務人員從核算型轉變管理型，有更多的時間參與到基層管理，同時也能有更多的時間發現分析差異數據，前期聯合業務部門對加油站站長開展資金監管系統和業務資金管理培訓，例如如何處理資金池預收團購，如何在資金監管系統錄入資金，分清各類業務類型和支付方式，把加油站層面的資金操作形成文檔下發；加強加油站基礎數據檢查，進一步提升財務基礎工作。

目前試點單位RPA在資金清賬層面的應用取得了不錯的成效，清賬覆蓋率達到100%，一次清賬率達到85%以上，基礎數據得到量的提升。基于在試點單位取得不錯的成效和積極收集地市公司的需求，南分共享RPA項目組協同廣西公司已于2020年3月正式推廣于全區，共14個地市公司、100多個片區、1300多個網點。為滿足客戶需求，全面發揮共享中心專業化、一體化、數據化優勢，通過全面優化系統提升、優化簡化業務流程，目前在湖南、貴州、吉林等省進行推廣實施，后期將在全國其他省市進行全面推廣運用RPA技術，為企業降本增效，助力企業財務轉型。

2 結論

為了推動企業財務人員轉型，加強資金管理力度，夯實資金基礎管理工作提升資金精細化管理水平，確保公司資金安全、風險可控，實現財務基礎工作的流程化和自動化建設，刻不容緩。