檔案電子化建設淺談

黃晗｜文

檔案電子化從頂層設計到落實運用，是一個牽涉面廣，技術要求高，既強調部門合作又要求相對獨立的專業工作。如果把檔案電子化的原則視為“道”，電子化的建章立制作為“法”，電子化的具體實踐是“術”，那么檔案電子化就是一個在明晰的原則下，建立完備的規章制度，采用具體手段得以實現的過程。

隨著信息技術、通訊技術和網絡技術的迅猛發展，用戶需求和檔案部門自身建設的要求也不斷變化，檔案信息資源的開發力度持續加大，利用模式不斷優化進一步促進了這些要求實現可能性。其中，檔案電子化因其在檔案資源保存、利用等方面所具有的無可比擬的優勢，日益受到用戶和檔案部門的青睞，成為時下檔案工作發展的重要方向。

檔案電子化從頂層設計到落實運用，是一個牽涉面廣，技術要求高，既強調部門合作又要求相對獨立的專業工作。如果把檔案電子化的原則視為“道”，電子化的建章立制作為“法”，電子化的具體實踐是“術”，那么檔案電子化就是一個在明晰的原則下，建立完備的規章制度，采用具體手段得以實現的過程。

檔案電子化之“道”——確立原則

1.建設目的要明確

檔案電子化從一開始就要明確目的。不同的檔案工作部門，檔案電子化的目的應有側重，以一般查詢應用為主要目的，還是需要深層次開發信息資源，滿足用戶高級需求，或是著重于壓縮保存空間。不同的目的對于電子檔案建設的要求是不同的，應當考慮具體檔案載體內容，從一開始就明確建設目的和總體原則，為后續工作搭好框架。

2.利用需求要明晰

建立檔案電子數據庫最基礎、最關鍵的環節是對檔案用戶需求的分析與研究。缺少必要的檔案用戶需求分析會導致檔案電子數據庫建設的盲目性，也使得檔案電子數據庫今后利用具有不確定性。因此，在檔案電子數據庫建設之前，進行充分的用戶需求分析，對于明確方向，確立指導是十分必要的。

3.建設標準要統一

規范化、標準化是檔案電子化建設面臨的很大問題。目前，從檔案電子數據庫建設的現狀來看，還沒有針對數據庫建設的標引體系、數據組織方式、數據文件結構及軟件開發技術等方面制定相應的標準規范，這會為檔案電子化的利用、交換、整合帶來巨大困難，所以無論在較小的單位內部建設檔案電子數據庫，還是在集團公司內建設檔案電子數據庫，都要統一標準，保證同一范圍內電子檔案的通用。

4.制度管理要強化

電子檔案修改不留痕跡這一特殊屬性，對于電子檔案的完整性、原始性、真實性、安全性都具有挑戰。因此，檔案電子化的過程中，只有建立完善的規章制度，約束電子檔案的實現主體——操作者或者使用人，再輔以相應的技術手段，才能實現電子檔案產生、使用、保管過程中不變形。

檔案電子化之“法”——建章立制

沒有規矩不成方圓，制度就是檔案電子化的規矩。傳統紙質檔案經過長期的工作積累，已有現成規章制度可以遵循，而電子檔案作為新事物，相對制度建設還處于探索階段，總的看應當圍繞服務工作，擴展維度，確保落地來開展。

1.制度設立原則

電子檔案制度要以服務電子檔案為中心，以檔案管理、電子文件等有關政策、法律、規章為依據。制度本身要有針對性、程序性，為檔案電子化工作提供可供遵循的依據。制度建立應該先于檔案電子化的具體工作，并留有探索、改進余地，且隨著電子化工作進程，在工作中不斷探索、完善，并將好的方法措施補充調整進入規章，固化為工作程序方法。

2.制度建立維度

要充分發揮電子檔案的優勢，在建設、管理、應用上不斷擴展空間。時間上要先推進現有檔案的信息化，數據的規范化，再推動新生成檔案的電子化；在空間上，既要保留原有檔案電子化的存儲，也要推動新的服務機組，專用庫房建設落地，并按照統一的標準做好檢索，應用系統開發，實現檔案工作最優效益。

3.制度落地措施

建立好的制度，仍需落實執行，因此制度的指導性和約束性就尤為重要。電子檔案制度對檔案電子化過程中的相關人員做些什么工作、如何開展工作要有必要的指導和禁止，明確各級權限、程序、措施和獎懲等，為推動工作規范化運行提供良好基礎。

檔案電子化之“術”——實現方式

為了實現檔案的電子化，從電子檔案的內容和形式來看，可分為文字圖表檔案、照片檔案、錄音檔案、錄像檔案等，檔案部門從實體檔案的保存對象、目標和需求出發，綜合分析各種文件格式的利弊，選擇最適于長期保存的文件格式，保證電子檔案的真實性和長期可讀性。

1.電子文字圖表類檔案長期保存格式

從文字圖表信息的呈現形式和效果來看，txt僅支持純文本描述，不支持圖表、圖像、結構、格式的描述，而doc、wps、xml和pdf都支持；從文字圖表信息的穩定性來看，txt、doc、wps都無法固化，內容很容易被修改，甚至被惡意篡改，xml可以通過數字簽名技術來防止不被授權的修改，而pdf實際上是圖形文件，其內容信息是固化的，具備不可編輯性；從獨立性來看，txt、xml和pdf都不依賴特定的軟硬件，可以在任何平臺讀取；再從標準性來看，pdf是國際標準，word雖不是標準，但其占領并主導了市場，其他應用系統及數據都以它為規范，以達到與其兼容的目的，從而成為事實標準。綜合來看，對于電子文字圖表類檔案來說，pdf不論呈現形式和效果，還是穩定性、獨立性和標準性都能很好地滿足其長期保存的需要。

2.電子照片檔案長期保存格式

從照片的呈現效果來看，jpeg、tiff、gif和pdf都可以滿足基本需要，但jpeg采用有損壓縮的方式對文件進行壓縮，而tiff、gif和jpeg2000支持無損壓縮，可以做到既保證圖像質量，又減少文件大小；從兼容性和標準性來看，gif、pdf和jpeg2000都是標準，具備較好的兼容性，而tiff格式在不同圖像處理軟件之間的兼容性較差；從穩定性來看，jpeg、tiff、gif都能被圖像處理軟件編輯，存在一定的安全風險，而pdf則相對穩定；從獨立性來看，gif、pdf都不依賴任何操作系統和平臺。綜合看來，pdf、gif、tiff以及jpeg2000都可以用于電子照片檔案的長期保存，在選擇時應根據檔案的特點、管理系統的需要而定。

3.電子錄音檔案長期保存格式

wav、mp3和flac都可以很好的呈現音頻信息，但mp3屬于有損數字音頻編碼和有損壓縮數碼錄音文件格式，壓縮后會損失部分信息，對于電子檔案長期保存來說，不利于保障其真實性和完整性，而wav和flac支持無損壓縮，可以很好地保留檔案信息原貌。從獨立性來看，flac不綁定軟硬件，易于讀取。就目前來說，flac是電子錄音檔案長期保存不錯的選擇。

4.電子錄像檔案長期保存格式

mpeg和avi都是目前最流行的音頻文件格式，從兼容性、標準性來看，mpeg是國際標準，具有很強的規范性和兼容性，而avi雖不是標準格式，但其用戶群廣，兼容性強；從獨立性來看，mpeg和avi都獨立于軟硬件，不依賴特定平臺；從穩定性來看，mpeg和avi都采用有損壓縮方式，而mpeg因其超高的壓縮性能，更勝一籌。對于電子錄像檔案長期保存來說，mpeg也許更適合。

隨著信息技術的不斷發展，相信會有更多的文件格式出現，或許會有更適合電子檔案長期保存的文件格式，然而，現階段，無論選擇哪種最適于本單位的電子檔案保存格式，都要格外關注電子檔案長期保存格式標準化，使得電子檔案具有長期可讀性和長遠保存價值，才能最大范圍惠及電子檔案的生成者、管理者和使用者。