靈活就業人員人事檔案管理面臨的問題及對策研究

文/ 黃毓暉

我國人事檔案經歷了長期的發展，已經由高速增長向高質量發展轉變，并取得了一定的成就。隨著我國行業產業轉型升級和產業結構調整，靈活就業群體規模不斷擴大，但其人事檔案管理問題日益凸顯，如棄檔、多頭管理等，給靈活就業群體業務辦理帶來不便。只有準確加強靈活就業人員人事檔案管理，及時收集、掌握其個人信息，才能精準對接靈活就業人員 “穩定就業”“創業扶持” 等方面的需求[1]，促進靈活就業人員創業、就業。因此，做好靈活就業人員人事檔案管理工作具有重要的現實意義。基于此，本文深入研究靈活就業人員人事檔案現狀，并針對性提出建議措施，以期推動人事檔案管理覆蓋靈活就業人員，為就業政策制定與實施提供有效支撐。

一、靈活就業人員人事檔案管理的涵義及特點

（一）靈活就業人員人事檔案管理的涵義

根據2005 年發布的《中國靈活就業基本問題研究》，靈活就業人員是指 “除單位長期雇員以外的其他所有就業形式”[2]。隨著我國第三產業的發展，企業、社會組織用工形式日趨靈活，且由于信息技術的發展，服務供給不再受空間距離的限制，如從事與互聯網相關的技術服務類、創作類工作等。由于此類用工形式靈活、工作時間較為自由，日益受到就業群體的青睞，造成靈活就業群體規模不斷擴大。當前，根據就業服務主體，可將靈活就業人員分為自雇型就業人員、自由職業者、獨立服務型就業人員和小微企業雇員等。

（二）靈活就業人員人事檔案管理特點

靈活就業人員工作地點、工作形式靈活多變，給人事檔案管理帶來一定的困難，要求深入研究流動人員人事檔案管理特點，為流動人員人事檔案管理改善提供依據。

1. 人事檔案流轉速度快。靈活就業人員最重要的工作時間、工作地點的靈活性，其人事檔案保存主要以就業公共服務部門、人才公共服務部門等。由于其工作地點經濟發生變化，或因繳納社保、出具證明等原因，造成其人事檔案流轉速度較快。

2. 人事檔案利用率高。由于公安部門取消了部分證明業務，而人事檔案作為個人教育、工作經歷、技能培訓等方面最為詳細的證明材料，是靈活就業人員辦理各類證明業務最為有效的證明材料之一。在此背景下，由于靈活就業人員在求職、就業、退休手續辦理等業務中需要人事檔案用于身份、技能核實，造成流動人員人事檔案利用率不斷提高。

3. 流動人員人事檔案管理難度大。由于該部分就業群體勞動關系松散，脫離社會組織的監管，且靈活就業人員工作不固定、流動頻繁，人事檔案信息收集難度極大，容易出現丟失、損毀等問題，導致人事檔案管理難度加大。

二、靈活就業人員人事檔案管理現狀

靈活就業人員具有流動性強、就業形式多樣等特點，主要表現為經常變換工作地點、就業渠道相對復雜，且由于人事檔案管理部門職能交叉，存在多頭管理的情況，一定程度上影響了人事檔案管理質量。

（一）人事檔案管理多頭管理問題突出

當前，靈活就業人員人事檔案管理可通過人才服務中心、職業介紹中心進行檔案接收和管理，均為人社保障部門下屬單位，且兩家單位缺乏互動和溝通，可能面臨管理部門職能交叉、多頭管理的局面，甚至存在個人檔案同時保存于人才服務中心、職業介紹中心的情況，如人事檔案保存于人才服務中心，而就業經歷保存于職業介紹中心，兩家機構均隸屬于人社部門，但缺乏有效互動和溝通，容易產生人事檔案模糊地帶，給靈活就業人員人事檔案管理、出具證明業務辦理等造成較大困難。

（二）檔案管理轉寄不規范

人事檔案轉寄服務是指人事檔案在不同管理部門、地區之間的轉入、轉出等業務。由于靈活就業人員流動頻繁，工作時間長短不一，部分企業在招聘員工時不重視就業人員人事檔案材料，人事檔案查閱、補充完善積極性不高，造成靈活就業人員工作經歷不完整問題突出。部分企業在員工離職、解除勞動關系時將員工人事檔案由員工自行管理，導致人事檔案轉寄工作不規范、轉寄不及時，甚至造成人事檔案缺失、丟失等問題，嚴重影響人事檔案管理和利用。如部分靈活就業人員在離開原工作單位后不重視人事檔案管理情況，原工作單位未能及時將人事檔案轉寄到人才市場等公共檔案管理部門，人事檔案管理材料缺失、丟失問題突出，造成人事檔案管理不規范、不完整。

（三）靈活就業人員人事檔案棄檔問題突出

靈活就業人員檔案管理意識淡薄，對人事檔案重視程度不足或根本不重視，部分人員認為人事檔案缺失、丟失不影響自身就業或業務辦理，補充、完善人事檔案意愿薄弱，造成大量靈活就業人員人事檔案存放在自己手中或長期存放于人才服務機構而未更新形成 “棄檔”。

三、完善靈活就業人員人事檔案管理建議措施

為推動人事檔案管理和利用質量提升，應從完善人事檔案管理體制、規范人事檔案轉寄流程、強化社會檔案管理意識、推動人事檔案信息化和智能化管理方面加大管理創新力度。

（一）完善人事檔案管理體制，打破多頭管理機制

在靈活就業人員人事檔案管理中，多頭管理容易造成人事檔案分部門收集、保存和管理，進而影響人事檔案管理效能，影響人事檔案完整性。為保障靈活就業人事檔案規范化、標準化管理，應從頂層設計層面明確人才服務機構職能，依據《關于進一步加強流動人員人事檔案管理服務工作的通知》要求，由人社部門授權委托的人才服務機構提供人事檔案接收、保管、轉寄、證明業務辦理等服務，可采用政府購買服務模式，由政府委托具備相關資質的服務機構提供檔案管理服務，開展靈活就業人員檔案管理、代繳社會保險、職業對接、退休手續辦理等業務，實現靈活就業人員人事檔案集中化管理，解決人事檔案多頭管理、不同服務主體推諉責任的問題。

（二）推動人事檔案無障礙轉寄

靈活就業人員工作變動頻繁，人事檔案轉寄服務頻次需求較高，要求人才服務機構根據其工作單位變動情況及時將人事檔案轉寄至工作單位或工作單位所在地人才服務機構，實現 “檔隨人走、人檔統一” 的檔案管理目標，提高靈活就業人員群檔案管理服務全覆蓋，為區域性就業扶持政策落實、反饋提供有效依據。針對該要求，人才服務機構應加強與企事業單位聯系，要求原企業單位在規定時間內將個人檔案移交至人才服務機構，人才服務機構應加強對檔案完整性、真實性審查，并根據靈活就業人員社會保險接續情況通過專門渠道轉寄人事檔案，落實人員管理、檔案管理相統一原則，確保靈活就業群體檔案管理與人員流動不脫節。

（三）加強宣傳力度，提高靈活就業人員檔案意識

人事檔案是靈活就業人員證明業務辦理的重要途徑，與個人再就業、社會保險、工齡連續、退休業務辦理等業務聯系緊密，然而，部分靈活就業人員檔案管理意識薄弱，人事檔案自工作單位轉出后由個人保存現象并不鮮見，由此造成的檔案破損、缺失、丟失問題突出，直接影響靈活就業人員人事檔案管理質量。為促進靈活就業人員將人事檔案交由人才服務機構規范化管理。應在社會范圍內加強檔案管理宣傳，通過社區、網絡宣傳等途徑擴大人事檔案宣傳覆蓋范圍，管飯宣傳人事檔案接收范圍、管理程序等，并通過社區、互聯網等途徑提供零散材料收集歸檔工作。確保人事檔案材料及時收集、歸檔。

（四）基于信息技術，加強靈活就業人員檔案智能化分析與利用

加強靈活就業人員人事檔案智能化分析與利用，即利用人事檔案數字化管理、大數據、云計算等技術，通過人事檔案語義分析和關聯，以人事檔案數據挖掘、立體數據倉庫為基礎，通過人事檔案 “深加工”，優化靈活就業受教育經歷、技能、能力評估等數據[3]，為人才服務機構精準化檢索、用人單位崗位需求和人才崗位推薦提供精準化服務，以此舉辦面向靈活就業人員的職業介紹服務。同時，借助大數據、云計算等新興技術，通過人社保障部門牽頭整合業務數據，將靈活就業人員多源檔案整合為統一的數據庫標準，開發網頁端人事檔案業務辦理、手機APP 端 “移動檔案中心” 等多渠道檔案管理服務，整合靈活就業人員社保、民政、公安等證明開具服務，提高人事檔案管理便民化、大眾化，有利于推動政府體質機制改革，為政府服務 “一站式辦理” 夯實基礎。

四、結語

當前，隨著我國就業形式不斷發展，靈活就業群體規模不斷擴大，人事檔案管理面臨檔案收集、轉寄、多頭管理等問題，給檔案管理和利用造成不便。針對該問題，應結合靈活就業人員人事檔案管理新變化、新特點、新需求，以人事檔案數字化、智能化為基礎，加強人事檔案管理機制頂層設計，明確靈活就業人員接收管理機構，加強人事檔案宣傳教育，規范靈活就業人員轉寄業務，并積極利用大數據、云計算等技術，評估靈活就業人員就業需求并精準化對接企業崗位，保障、扶持靈活就業人員就業、創業，提高靈活就業人員人事檔案管理提升。