重點工程檔案與工程建設同步管理問題探討

劉玉 國家管網西部管道公司

目前，工程建設管理作為國家關注的新型管理模式，得到了管理人員的認同。但是工程建設管理制度發展的時間較短，在制度上存在一定缺陷，整體建設中存在一定的風險，需要管理人員制定有效的管理方案，做好風險分析，做好風險控制，積極探索工程建設管理項目管理工作中可能出現的風險與相應的解決方案。

一、重點工程項目檔案管理中存在的問題

在重點工程項目檔案管理中，普遍存在著：檔案人員管理職責不明確，對應收集材料的范圍不清晰，人員專業知識缺乏；重點大型工程項目具有線長、點多、分散的特點，同時建設單位等對檔案管理工作缺乏重視，未設置專門的檔案管理人員進行文件資料的收集工作，導致建設項目文件不齊全；文件簽章手續不齊備，缺乏真實性，復印件較多，以及圖紙修改不符合要求等；文件材料分類不準確，使項目檔案的完整性、準確性難以保障。在部分項目文件歸檔時，未做到紙質與電子文件一一對應、同步歸檔，存在歸檔質量不高的現象，為后期檔案查詢利用帶來不便；現場施工對聲像材料的形成、收集缺乏重視，導致工程質量、進度、安全等問題無法在聲像材料中予以真實反映。

二、重點工程檔案與工程建設同步管理措施

（一）借助質量管理體系控制施工進度

借助科學的質量管理體系來控制工程的施工進度：第一，任何一個施工方都必須在分析不同類型工程特點的基礎上，來建立合適的質量管理體系。例如：可以在水處理公司內部建立與水處理設備、水質和其他不同方面相關的質量管理體系，從根本上提升水處理的質量。第二，針對水處理的每一個環節來建立合適的質量管理體系，并注意將不同部門和人員都納入質量管理體系內部，最終才能夠更好地提升管理的有效性。第三，全方位地讓水處理設備質量管理體系發揮實際的作用，重點可以從施工材料、施工機械、設備保養、設備維修和其他不同的方面來控制其質量。例如：可以在建設的過程中，通過使用包括〈危險化學品建設項目安全監督管理辦法〉這樣的規定來更好地強化安全工程建設。這一項規定中有包括危險化學品使用、危險化學品工藝和其他相關的規定，最終讓工程建設的過程變得更順利。

（二）構建網絡化系統，以資料控業務

第一，工程檔案資料是伴隨項目整個運行過程的原始記錄，是把控工程質量、工程施工和支出進度的重要依據。通過檔案管理數字化平臺和網絡系統，將工程資料和項目管理緊密結合，“構建一種工程檔案管理和工程項目管理同步運行、相互支持、相互促進的新型智能化管理模式，以實現文件流控制業務流、業務流促進文件流的目標”。第二，可建立智能化數據庫，分為歷史數據和在建項目數據兩部分，歷史數據通常由已經竣工驗收的工程項目提供，直接將紙質檔案數字化進行保存、利于查找即可；智能數據庫建立主要目標針對在建項目的管理上。將在建工程項目參建單位獨立系統連接起來，按建設階段和管理范圍設置身份驗證和使用權限，通過系統主腦對施工現場、設備材料、招標采購、咨詢服務、工程監理、財務審批等方面進行控制，實現工程質量和進度的發展動態管理和項目的全過程監督。但在主腦的權限控制方面一定要注意網絡安全問題，要不斷更新完善信息技術和系統管理。

（三）建立健全檔案管理部門及管理體系

為了保證檔案管理與工程建設同步，首先應從項目計劃任務書下達階段開始，對項目檔案的建立任務加強重視，并制定相應的管理要求；其次，在施工過程中，監督檢查施工進度和質量時，應對項目階段性產生的資料加強收集、整理和審核；最后，在項目竣工驗收時，應確保檔案驗收工作同步進行。工程項目立項審批環節完成后，在進入施工建設階段時，需要結合施工實際，適時建立重點工程指揮部，并同步建立檔案管理部門。首先，通過指揮部門的設立，對各部門之間的工作進行有效協調，通過有效溝通，確保工程進度得以保障。其次，加強檔案管理部門的設立，以及專職管理人員的設置，能夠對所有形成的工程圖紙、文件等進行收集和保管。另外，還需要對所參建單位進行文件歸檔業務指導，使其對施工過程所形成的檔案資料加強收集和管理，進一步提高文件歸檔質量。各參建單位也應設置相應的專業檔案人員，明確其在施工過程中，所承擔的本單位所形成工程檔案的及時收集、歸檔等職責。最后，在工程項目竣工驗收時，項目文件作為竣工驗收的一部分，要進行同步驗收，驗收合格后方能移交。

（四）合理選擇建設模式

在整體建設前夕，工程建設管理單位選擇合理的開發建設模式，可以有效保障企業自身利益。通過開發建設模式的選擇，能夠有效控制工程建設管理企業的風險。由于工程建設管理項目建設中，建設單位會對整體建設工程提出較高的意見，需要工程建設管理企業充分考慮建設單位的需求，及時做出相應的改正。整體施工量龐大，合理選擇建設模式，能夠降低管理過程中出現的風險，及時制定相應的管理方式。一般情況下，為降低可能出現的風險，通過招投標擇優選擇施工企業進行施工，安排相應的監管機構與設計單位，提高整體項目質量。這種平行分包的方式，能夠控制整體項目施工風險，減少施工時間。

三、結語

在重點工程項目建設中，工程建設與檔案管理實現同步，能夠在項目后期的管理、維護和運營中發揮重要作用。項目檔案驗收質量和水平直接影響著項目的竣工驗收工作，其能夠全面反映和體現整個項目活動的全過程及建設質量，因此通過實現工程檔案管理與項目管理同步至關重要，能夠使檔案資料的準確性、完整性、系統性得以保證。