新時期優化城建檔案管理工作的策略探析

韋芳芳 安徽省肥東縣住房和城鄉建設局

所謂城市建設檔案，是指在城市建設過程中保存的施工圖、規劃圖、數據圖、視聽資料等。它在支持城市設施建設、改善城市治理水平以及促進社會和經濟發展方面的作用非常重要。因此，如何進一步增強其經濟和社會效益，造福社會，更好地服務于社會，仍然必須繼續使用新的技術手段進行持續的研究。

一、管理和開發城市建設檔案的重要性

城市建設檔案記錄了城市規劃、建設和管理的內容，它可以反映城市的歷史景觀和當前的發展數據，它不僅是這座城市的歷史記憶，還是這座城市未來發展的重要參考。因此，有必要加強對城市建設檔案的管理、開發和利用，加強城市建設檔案的管理與開發，有助于相關人員對城市進行全方位的監控與分析，掌握城市發展規律。通過改革與創新，使城市的社會、經濟、文化等各項成就得到更好地發展，可以看出，城市建設檔案的管理，開發和使用對城市發展具有重要意義。

二、城建檔案管理的現狀

在封建時代，每個州和縣都有專門的人編纂州和縣的紀事，以記錄州和縣中發生的最重要的事情。因為這是人們了解城市的最簡單、最直接的方法。簡而言之，城市建設檔案是城市的內涵。盡管城市建設檔案的管理發生了變化，但政府也非常重視城市建設檔案的建設，并制定了一些改善計劃。但是，必須承認，城市檔案建設中仍然存在許多嚴重的問題。

（一）城建檔案的內容非常復雜，涉及面積很大

城市建設源于對政治，經濟，文化等的參與，其內容是相關的。城市建設是一個動態的發展系統，需要員工之間的密切合作以及時監控和接收城建檔案。這是城市建設檔案中的薄弱環節，城建檔案信息相對落后，不能滿足城市發展的實際需要。

（二）系統不完善，組織不明確

當前，城鎮的城市建設檔案基本上為零，而縣級城市建設檔案基本上為全覆蓋。許多部門尚未制定城市建設檔案或相關管理團隊，職責劃分不明確。即使制定相關管理團隊，辦公條件也很簡單，設備少，相關法律法規尚未制定，導致城市建設檔案停滯不前，工作效率低，工作質量低。

（三）工作人員不足和操作人員素質不高

第一，城市建設檔案的工作是一項艱巨的任務，需要足夠的人力進行業務咨詢，檔案的存儲和使用以及外部服務。第二，我國許多城市往往缺乏檔案專家。人員流動性大，也非常不穩定。現有檔案管理人員的素質和專業素質很差，對于相關的管理工作，不遵守專業管理要求，嚴重影響了城建檔案管理的有效發展。我國的城市建設檔案管理工作起步較晚，受傳統建設思想的影響，對城市建設檔案管理的認識不足，檔案管理工作不足，影響了城市建設檔案數據的完整性。

（四）工作方法相對比較落后

當今社會是一個信息日新月異的社會，盡管城市的建設檔案管理部門也引進了計算機和其他設備，但發展的影響并不令人滿意。在傳統的手動控制下，檔案的科學分類不足，存儲不合理，管理仍集中在紙質檔案上，信息不方便進行轉換、使用和傳輸。基于相對落后的情況，僅將當前的城市建設檔案存儲在檔案管理中，并初步創建了檔案目錄數據庫。勞動力有限，顯然不可能搜集、組織、保存和使用這些大型城市建設檔案的資源，無法緊跟信息技術飛速發展的時代步伐。

三、如何促進城市建設檔案的管理

（一）加強檔案接收，加強檔案資源建設

首先，市建設部門要積極與有關部門和建設部門協調，積累檔案，形成有效的增長機制。其次，管理城市建設檔案的主要目的是更好地服務于城市現代化的發展和城市經濟的發展。這就要求檔案管理員將以前的“等待”歸檔概念從被動更改為主動，并始終保持敏感嗅覺，關注城市發展過程，并及時收集與城市建設有關的資料。

（二）完善法律法規，并明確責任

為了保證檔案的順利發展，需要采取以下步驟：第一，建立并嚴格遵守統一的城市建設檔案管理標準體系。第二是完善問責制，明確分工，使檔案保管員能夠履行職責，執行各項任務。第三，建立可靠的檔案信息保護體系，確保檔案信息資源的安全。第四個目標是明確城市建設檔案管理人員的責任心，提高職業道德，完善內部管理制度，建立考核和薪金制度，鼓勵員工的積極性和主動性，提高城市居民的積極性和主動性。根據適用的法律法規和文件，執法隊伍提高了執法能力，加深了公眾對法律的了解。

（三）提高城建檔案工作人員的整體素質

檔案業務正面臨知識經濟時代的挑戰，需要具有現代科技知識的人才。城建檔案是一項非常專業的工作，需要高級專業知識。城建檔案要根據從業人員的實際情況，定期組織各種職業培訓課程，不斷加大培訓力度，提高檔案管理人員的專業素質。其次，隨著科學技術的飛速發展，城市建設檔案的管理工作不斷引進先進的現代技術和方法，對員工提出了越來越高的要求。除了強大的業務技術外，新時代城市建設檔案的工作人員還需要熟悉計算機，數字控制技術，網絡技術和縮微膠卷技術，并嘗試建立一個完美的團隊。

（四）加強信息技術發展

目前，城市建設檔案的管理方法相對落后，許多地方仍具有傳統的人工管理水平。隨著大數據時代的到來，城市建設檔案將不可避免地從紙質檔案轉移到電子檔案，這是未來發展的趨勢。加強檔案信息數據庫建設，數字化傳統紙質檔案，這不僅解決了紙質文件難以保存的問題，而且為共享文件信息資源鋪平了道路，大大提高了文件查詢的速度和便利性。

四、結語

綜上所述，城市建設檔案工作在城市建設中發揮著極其重要的作用，與城市的未來發展息息相關。城建檔案必須與時俱進，樹立現代觀念，加強法律法規和管理體系建設，改善管理方式，提高人員素質，充分發揮現代信息技術在城市發展中的作用。數字化城市建設檔案正在努力適應新形勢的發展需要，以鼓勵我國城市化水平的進一步提高。