生產制造企業采購信息化系統存在的問題與建議

張鄭華 四川中煙工業有限責任公司綿陽卷煙廠

伴隨著各種智能化技術與應用的成熟，各種智能化技術快速融入到制造業。智能制造的應用可以使企業更快、更好地適應市場需求變化、增強企業市場競爭實力，不斷提高企業的整體效益。中國是制造業大國，但還不是強國。因此，國家確定了通過信息化帶動工業化的國策，推動制造企業實施制造業信息化。

在這樣的背景下，生產制造企業對信息化系統的需求日益增加，軟件開發項目在企業采購中的比重逐年上升，采購成本是體現企業采購管控水平的重要指標，強化并不斷優化信息化系統的采購內控流程，對防止采購舞弊，降本增效具有重要的意義。

一、生產制造企業采購的信息化系統分類及特點

信息化系統作為一種特殊的商品形式，具有高度不可測量性和高度柔性，具體表現在：信息化系統功能的實現不具有唯一性，不同的開發團隊有不同的實現方法；不同功能、不同供應商開發的信息化系統價格差距較大；信息化系統以程序和文檔的形式存在，通過在計算機上運行體現其作用，對信息化系統質量的考評缺乏量化指標。由于不確定因素較多，信息化系統的采購難以精確控制進度、質量、資源和成本。

從研發屬性上，生產制造企業采購的信息化系統可以分為兩大類：在市場上流通的標準化系統軟件、定制的信息化系統。

第一類，市場上流通的商品化系統軟件，可直接從版權企業或分銷商處采購。例如Oracle 公司的Oracle 數據庫、AB 公司的PLC 編程軟件Rslogix 5000 等。生產制造企業根據實際需求購買此類產品，相對于定制化軟件系統，此類采購過程清晰、內容規范、價格相對透明和低廉，風險可控。

第二類，在現有技術的基礎上，定制研發滿足企業個性化需求的信息化系統。此類系統傾向于采購服務，開發成本較高，周期較長，風險較大。本文所研究的信息化系統采購指此類。

二、生產制造企業采購信息化系統的流程及存在的問題

（一）采購流程

采購活動涉及事前、事中、事后各個環節，關系到采購、使用、財務、審計各個部門，應當有嚴格的流程規范保障采購活動的順利實施。根據企業智能化發展戰略，生產車間等使用部門對信息化系統提出需求；工程信息科等采購部門進行需求分析和框架設計，并根據需求計算開發系統的工作量和項目預算；審計等價格評審部門對預計采購價格進行評審；采購部門根據需求、預算、時間等要素編制采購文件，通過核定的采購方式（通常是招投標）選擇合適的實施單位進行商務談判、簽訂合同；開發實施；采購部門跟蹤合同執行情況，組織項目的交驗測試、付款、安裝培訓和維護升級。

（二）存在問題

1.立項缺乏科學評估論證

立項工作主要由各使用部門和采購部門主導，專業知識、市場調研不足，使用部門的需求文件細化往往來自潛在供應商；潛在供應商又不太可能提前詳細解讀需求；沒有細化需求就沒有量化工作量，也就難以準確的定量定價。同時，采購部門也不一定理解使用部門的需求，難以核定需求文件準確性；價格評審部門不一定看得懂采購部門提供的信息化采購文件的內容和指標，就無法衡量預算的合理性。

立項缺乏論證，預算申報價格不合理，直接影響后期采購價格。對于參與需求調研的潛在供應商，參與投標有明顯優勢，市場競爭不平等，采購價格虛高。

2.供應商管理缺乏評價考核

恰當的供應商是采購資源中能夠帶來最大增值的一部分。信息系統的采購金額動輒千萬，需全面綜合考慮各方因素，對供應商提出更高的要求。供應商資質、業績、質量管控、成本管控、技術能力等不盡相同，未能建立和使用供應商準入制度。對已供和在供供應商沒有建立供應商績效管理，供應商是否始終處于受控制狀態并不斷進行改善活動是缺乏約束監督的。

3.驗收形式化

信息化系統的質量包括性能質量和服務質量。性能質量指系統固有的技術特征，包括功能、可靠性、可維護性、使用壽命等；而服務質量則是產品為滿足使用需要而附加的各項指標，包括培訓、故障響應等售后服務。信息化系統是一個較復雜的邏輯運行和應用，只有在使用過程中才能發現其漏洞和不足。驗收缺乏統一標準，難以用量化指標衡量，只能做簡單的到貨驗收、形式化驗收。

三、有效提高生產制造企業采購信息化系統質量的措施

（一）采購管理

1.項目論證。采購部門組織相關部門開展信息化系統投資的必要性、可行性、經濟性論證，填寫項目論證表，簽署論證結論。

2.市場詢價。采購部門結合項目的經濟性論證結果，對市場進行充分的調研。包括但不限于類似信息化系統的試用、價格、結算方式、售后服務，已有用戶滿意度，同類生產制造企業的購買和使用情況。

3.價格評審。加強對預算價格合理性和完整性的評審。依據信息化系統的費用組成，財務、審計、采管等部門對采購實施部門的預計采購價格、組成情況的合理性、市場調研的充分性進行復核，并給出明確的價格建議。

4.采購文件。規范準入門檻，設立合理嚴謹的準入門檻?？茖W設置采購文件的評分分值，改變低價優先的采購標準。信息化系統的研發屬于高技術融合的項目，價格分設置的比重應相對小些，技術標的比例應相對高些，重點關注系統的需求理解、技術方案的可行性、開發團隊的實力、售后服務等。

（二）供應商管理

1.建立供應商甄選和評價體系

管理供應商的準入制度。綜合考慮供應商的業績、質量控制、成本控制、技術開發、用戶滿意度、交貨協議等要素，采購部門甄選并建立合格供應商檔案庫。通過供應商基礎設施能力、實際業績表現這兩個階段的評估，采購部門對檔案庫進行動態管理，對不適應技術發展需要、出現不良行為的供應商清退，同時尋找新的合格供應商入庫。

2.建立供應商績效考核機制

控制和評估供應商日常行為和業績改善。從產品質量、進度控制、故障響應等維度對在供供應商進行綜合打分，建立量化的供應商行為績效指標，利用指標衡量與供應商的后續合作，增大或減少供應份額、延長或縮短合作時間等。

（三）驗收管理

軟件開發階段，采購部門定期評估系統的開發進度、質量和成本。階段性地組織使用部門對購置的軟件、硬件、人力資源進行驗證。

交驗測試階段，采購部門按照測試計劃和驗收方案進行驗收測試，因信息化系統的特殊性可在合同約定中把驗收時間延長，待系統試運行一段時間后，嚴格按照投標文件中的需求規格說明書逐一測評后，出具測評報告，支付進度款，并適當扣留項目1-3年免費維護期間的質量保證金。

事后評價，采購部門將此信息化項目的所有文檔歸類封存，以備項目后續維護的參考查詢。對供應商的技術開發成熟能力、資源、信譽、組織配置、管理能力提交評價報告。對項目的進度、質量、成本、流程、風險控制進行總結。