淺析新時期人事檔案多向流動趨勢及對策

楊真超 中山市退役軍人服務中心

在我國經濟發展進入新常態的大背景下，社會結構也正在發生較大變化。傳統以工作單位為核心的一元模式正向以個人為核心的多元模式轉變，與之相對應，人力資源也從嚴重依附單位向逐漸解放自我，順應個性方向轉變，因此對人事檔案的多向流動產生了巨大需求。這一點本質上是經濟社會發展特色在人力資源管理領域的一個重要體現。

一、傳統人事檔案流動模式與新時期社會發展的矛盾

我國政府很早就建立了對人事檔案的專門管理體系，通過將主要的人力資源劃分為“干部身份”和“工人身份”，并由組織系統和人力資源社會保障系統分別進行管理的模式，搭建起了適應我國經濟社會運行制度的人事管理體系。在這一體系下，絕大多數的人事檔案基本都只能、也只需要單向流動。但新時期經濟社會的高速發展催生了一大批新業態、新職業和新組織，人力資源流動也有了新變化，傳統的人事檔案流動模式與社會發展的矛盾日漸凸顯。

1.經濟新常態催生了人事檔案多向流動的內在動力。隨著經濟發展的加快，社會分工也越來越細，出現了大量與傳統定義有所區別的職業、行業和企業，將人力資源簡單劃分為“干部”和“工人”兩種身份與上述情況越來越不相適應。例如自由職業者的人事檔案流動，“體制內”和“體制外”的人事檔案流動以及所謂“兩新組織”人員的人事檔案流動等問題，都是這一矛盾的集中反映。

2.經濟新常態之下人事檔案流動速度大幅度提升。從內容層面看，由于信息技術的飛速發展，相當一部分人事檔案信息都在進行線上化，諸如個人基本信息、學習經歷、工作經歷等信息使用頻率大為提高，甚至有部分較為私密的信息使用頻率也有明顯增加，同時信息的流通速度也更快，信息同時多點應用，或者對應不同場合使用的情況十分普遍。從程序層面看，傳統的人事檔案流動需要相對嚴格的授權，大大影響流動速度。例如行政服務需要讓“數據”在各個部門之間“跑腿”，而不是讓民眾親自“跑腿”，但涉及人事檔案信息的限制往往更加明顯。

3.人事檔案的記錄載體與方法需要改進。當今我們的日常經濟社會活動早已進入“掌上”時代，但大部分人事檔案載體卻停留在紙質時代；而作為人事檔案信息核心的內容，其“革命化”的記錄風格也與新常態之下很多企業和職業要求不相符合。這種強烈的差異已經越來越影響到民眾的切身利益，增加了人們“用手投票”的風險。

二、新時期建立與完善人事檔案多向流動的必要性

1.多向流動是新常態下經濟發展的必然趨勢。“兩新組織”的大量出現正在改變人力資源結構，而“兩新組織”在經濟社會發展中的話語權日漸增強也必然促使人力資源更充分的流動，因此人事檔案也必然從單向流動轉變為多向流動，以適應這種變化。

2.信息技術的發展為多向流動提供基礎。智能終端的不斷更新與普及，大數據技術的廣泛應用，線上模式的大規模推廣都為人事檔案的多向流動提供了技術支撐。智能終端讓人與信息聯系更緊密；大數據能以最快速度、在更廣范圍內匯聚海量信息；線上模式能實現對信息的動態管理。這些技術的發展和應用不僅在物質條件上改變著人事檔案管理的方式，更在思維上革新著人力資源管理的理念。

3.人事檔案多向流動是提升政府治理能力的內在要求之一。經濟新常態之下，國家提出了提升政府治理能力的方針，反映到人事檔案管理領域就是要把握好三個大原則：一是政府必須管的要加強管理，將責任主體落實到位，防止推諉扯皮；二是對可以放開管理權限的檔案信息應當積極探索分級分項授權；三是對目前由政府負責管理，但技術上并非最適合的檔案信息嘗試交給第三方去管理。只有進一步順暢人事檔案多向流動機制，才能切實提升政府在人事檔案方面的治理能力。

三、推動新時期人事檔案多向流動的幾個對策

1.人事檔案相關各方需要盡快轉變觀念，樹立動態化的檔案管理理念。公民個人不應再把人事檔案的管理完全丟給政府部門或第三方，而應當主動了解自己人事檔案的信息，載體和存放等情況，厘清重大事項的對應內容及程序，設置相關權限等。人事檔案管理方則應當盡可能為檔案信息的線上化提供便利，有條件的可以建立相關數據庫，實現檔案的動態管理。

2.積極探索人事檔案信息的分級與分項管理。依托大數據等技術，對不同的檔案信息進行分類管理。基礎性信息“強流通弱授權”，甚至對部分特定信息進行強制公開；而對個性化較強，涉及公民隱私的信息“強授權弱流通”，并根據工作需要對權限進行動態管理，真正將“數據跑腿”落到實處。

3.進一步暢通人事檔案多向流動的渠道。橫向而言，需要進一步打通檔案信息在政府部門之間的流通渠道，長遠來看還要打通機關、事業單位和企業之間相互流通的渠道，借助信息化手段完善信息的收集、整理、篩選和歸檔的路徑及方法，規范與清理行政許可。縱向層面則要利用大數據等技術實現檔案信息的動態化管理。例如根據國家人力資源政策的變化，及時調整既有的檔案信息，變更信息口徑或者補充相關佐證等等。建設更好的硬件和軟件環境，便利人事檔案管理方收集、整理和干預相關信息，從而讓人事檔案更加適應經濟社會發展。

4.不斷完善人事檔案的管理體制。國家應當加強對人事檔案管理的立法，盡快出臺《電子文件歸檔與管理規范》和《紙質檔案數字化技術規范》兩個文件的配套規范。提升人事檔案標準化水平，確保檔案信息更安全，更好地服務個人。著力培養運用大數據進行人事檔案管理的人才，遴選和推廣好人事檔案大數據管理的平臺。