試論基層審計(jì)機(jī)關(guān)審計(jì)檔案管理工作

張金玉 河南省鹿邑縣審計(jì)局

審計(jì)檔案是指審計(jì)機(jī)關(guān)在開展項(xiàng)目審計(jì)調(diào)查時，形成的數(shù)據(jù)資料，以不同介質(zhì)形式儲存，例如，紙質(zhì)、光盤、磁質(zhì)等，是對審計(jì)工作開展情況最真實(shí)的記錄與反映，也是對審計(jì)工作開展質(zhì)量的有效衡量標(biāo)準(zhǔn)。審計(jì)項(xiàng)目檔案管理工作開展過程中不僅需要做好資料收集歸檔，檔案儲存保管工作，也需加強(qiáng)對檔案內(nèi)信息資料的有效利用，為基層審計(jì)機(jī)關(guān)所開展的審計(jì)工作提供指導(dǎo)依據(jù)。

一、審計(jì)檔案管理工作中存在的問題

（一）管理工作認(rèn)識不足

基層審計(jì)部門對檔案管理工作缺乏重視，資金投入少，不利于信息化檔案管理工作建設(shè)推進(jìn)，也會導(dǎo)致檔案管理工作開展受限。基層領(lǐng)導(dǎo)緊抓業(yè)務(wù)，輕視檔案管理，也會導(dǎo)致基層管理人員對檔案管理的重視度降低，不利于檔案管理工作的長久發(fā)展。

（二）缺乏專職人員

基層審計(jì)機(jī)關(guān)的工作任務(wù)重，時間緊，審計(jì)人員較少，審計(jì)人員不僅要完成本職的審計(jì)工作，也需做好檔案歸檔工作，這就使得審計(jì)人員在完成當(dāng)?shù)攸h委、政府交辦的審計(jì)工作，完成年度審計(jì)項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)的時候花費(fèi)大量時間與氣力，無更多精力完成檔案歸檔工作，長久以來導(dǎo)致審計(jì)工作中重業(yè)務(wù)、輕檔案管理的現(xiàn)狀存在，不僅不利于檔案內(nèi)容的及時歸檔，管理工作滯后，也導(dǎo)致檔案內(nèi)容的利用率降低[1]。

（三）信息化建設(shè)程度低

基層審計(jì)機(jī)關(guān)的辦公條件緊張，資金緊缺，導(dǎo)致審計(jì)檔案未能設(shè)立統(tǒng)一的存放室，與其他工作檔案統(tǒng)一存放管理，隨意存放，缺乏有效管理。由于電腦硬件與軟件配置均需要較多經(jīng)費(fèi)，但是由于基層資金無法有效保證，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)較為緩慢，部分基層建設(shè)甚至處于空白狀態(tài)。

二、審計(jì)檔案管理的優(yōu)化改進(jìn)措施

（一）做好檔案管理基礎(chǔ)工作

加強(qiáng)對基層審計(jì)人員的培訓(xùn)，提升審計(jì)人員對檔案管理工作的認(rèn)識，掌握檔案管理的方法，樹立檔案管理的責(zé)任感。建立完善的檔案管理制度，進(jìn)一步規(guī)范審計(jì)人員的工作行為與管理行為，將審計(jì)檔案管理工作落實(shí)到個人，由審計(jì)組長統(tǒng)一負(fù)責(zé)。并對審計(jì)檔案的完整性與規(guī)范性進(jìn)行定期檢查，在每項(xiàng)審計(jì)工作完成后就可將相應(yīng)檔案整理歸檔，從而提升檔案管理效率[2]。根據(jù)《審計(jì)機(jī)關(guān)審計(jì)檔案管理規(guī)定》作為基礎(chǔ)，開展審計(jì)項(xiàng)目檔案管理評估，將檔案管理工作好的方法與經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行推廣普及，學(xué)習(xí)其他審計(jì)部門的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，建立更加完善的檔案質(zhì)量評價體系，從而對檔案管理工作進(jìn)行有效評估。審計(jì)組人員要專門負(fù)責(zé)收集相關(guān)資料，立卷歸檔；審計(jì)組其他成員及業(yè)務(wù)人員需要對檔案進(jìn)行交叉復(fù)核，保證管理程序清晰，資料數(shù)據(jù)完整，要件齊全，以保證檔案管理質(zhì)量。

（二）加強(qiáng)檔案信息利用效率

在審計(jì)項(xiàng)目開展過程中，審計(jì)人員再對同類型資料進(jìn)行借鑒的同時，也需避免審計(jì)思路固化、僵化，導(dǎo)致審計(jì)效果降低。根據(jù)檔案內(nèi)容對審計(jì)工作開展過程中調(diào)查、取證、分析等工作進(jìn)行參考優(yōu)化，充分汲取審計(jì)經(jīng)驗(yàn)，也可有效降低工作失誤情況發(fā)生。審計(jì)檔案可為審計(jì)項(xiàng)目提供有效的參考依據(jù)，使審計(jì)調(diào)查效率大幅提升，為行政復(fù)議、訴訟等環(huán)節(jié)提供有效參考憑證，對于紀(jì)檢部門與監(jiān)察部門開展工作提供線索與依據(jù)，對于審計(jì)工作落實(shí)情況也可有效的反映，同時可對審計(jì)情況專報等重要意見或建議提供準(zhǔn)確且可靠的信息來源，使審計(jì)檔案所具有的“智庫”作用充分發(fā)揮[3]。

審計(jì)檔案在歸檔時，也是對審計(jì)工作進(jìn)行檢驗(yàn)的最后關(guān)口，需要根據(jù)《審計(jì)機(jī)關(guān)審計(jì)檔案管理規(guī)定》、本單位所制定的審計(jì)檔案管理細(xì)則，對審計(jì)工作檔案內(nèi)容進(jìn)行檢查，回顧審計(jì)過程，通過檔案進(jìn)行工作復(fù)盤，對項(xiàng)目審計(jì)過程中存在的疏漏及時進(jìn)行補(bǔ)救，完善管理工作。根據(jù)審計(jì)檔案也可對審計(jì)工作質(zhì)量進(jìn)行評估分級，進(jìn)一步規(guī)范審計(jì)人員工作，提升審計(jì)工作質(zhì)量，從而有效發(fā)揮審計(jì)檔案所具備的監(jiān)督作用。

對檔案信息進(jìn)行梳理歸納，可對審計(jì)工作中存在的傾向性、普遍性問題加以明確，制定更規(guī)范的制度，對審計(jì)工作進(jìn)行約束。根據(jù)檔案內(nèi)容總結(jié)經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，為審計(jì)工作傳承，創(chuàng)造更珍貴的財(cái)富經(jīng)驗(yàn)。在法律與政策允許范圍內(nèi)，審計(jì)檔案也可作為社會與經(jīng)濟(jì)等方面研究的重要資料，可進(jìn)一步推動研究工作開展。

（三）建立數(shù)字化、信息化管理模式

審計(jì)工作開展過程中計(jì)算機(jī)是推進(jìn)現(xiàn)代化、信息化的關(guān)鍵所在，很多審計(jì)數(shù)據(jù)與資料均是利用數(shù)字化處理后，上傳至網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行處理備份。因此，基層審計(jì)機(jī)關(guān)要盡快建立電子檔案管理系統(tǒng)，對檔案內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)分類、保存、編目、查閱，使檔案信息的可重復(fù)利用率大幅提升[4]。加快對過往紙質(zhì)檔案的數(shù)字化管理，通過圖像掃描、拍照等方式，將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募４妗Ｔ谶M(jìn)行信息化檔案建設(shè)過程中，要做好數(shù)據(jù)安全管理，做好云儲存的同時，做好加密處理，對不同等級的檔案文件設(shè)立不同權(quán)限密碼，從而避免審計(jì)檔案外泄造成不必要的損失。

三、結(jié)束語

綜上所述，基層審計(jì)機(jī)關(guān)想要適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程，建立數(shù)字化、信息化管理模式，不僅需要做好基礎(chǔ)管理工作，建立完善的管理機(jī)制，強(qiáng)化人員管理工作，也需積極應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，充分發(fā)揮檔案的內(nèi)容優(yōu)勢，大膽創(chuàng)新，不斷嘗試，從而更好服務(wù)于審計(jì)工作，促進(jìn)地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展。