淺談財務共享模式下的會計檔案管理工作

王鈺 無錫衛生高等職業技術學校

據相關資料顯示，企業在財務共享模式下的會計檔案管理與傳統工作方式有著極大的不同。其中，在財務共享模式下的會計檔案管理工作主要是將企業各部門中的會計檔案全部集中到財務共享中心，并實施統一管理；而傳統會計檔案管理工作大多靠人工，并且各部門的會計檔案較為分散，不具備集中性，導致會計檔案管理工作效率較低。而在財務共享模式下，不僅僅能夠實現會計檔案電子化管理，并且還能夠在線上進行管理工作的操作，科學提高會計檔案管理工作水平。

一、財務共享模式下會計檔案管理環境變化分析

1.從會計檔案管理體系上看，財務共享模式下財務管理體制重心逐漸向依賴財務共享模式構標準化管理體系發展，需要注意的是在新體系構建并不完善的情況下，直接推行財務共享會在一定程度上對傳統財務管理體系造成較大沖擊。

2.在會計檔案的形成過程中，檔案的形成過程正在不斷加長，企業財務管理模式由傳統橫向屬地化管理體系轉變為縱向的財務共享管理體系。從而有效加強企業內部各部門的聯系與溝通互動，因此會計檔案的形成就與財務共享部門有了直接的聯系。

3.會計工作內容以及檔案質量控制和責任主體都出現了一定的改變。財務共享部門的檔案質量，最終會影響到整個會計檔案的形成，并對整體質量承擔責任。因此，在財務共享部門中，加強內部控制已經成為日常工作中非常重要的環節之一。

二、財務共享模式下會計檔案管理價值

（一）提升會計檔案管理精細化

隨著財務共享服務模式的不斷發展，共享模式影響下檔案管理工作需在云平臺上完成，對檔案進行分類、電子化處理，并且將在財務共享數據中心上傳原始單據，上傳后系統將會自動進行分類處理、生成編號，以智能化的數據采集處理方式，減少檔案工作失誤情況，從而提高檔案綜合治療。此外，會計憑證經過上傳整合處理后，將會與其他會計信息建立聯系，從而提升檔案管理精細化。

（二）提升會計檔案管理準確性

在企業財務共享模式的影響下，會計檔案中賬簿與報表數據都是獨立存在的，同時也可以與其他會計系信息之間構成相應的聯系。相關人員僅需要利用相關技術對原始會計信息進行掃描，在影像識別系統支持下對原始數據進行自動讀取，之后再上傳至云端形成財務報表，在此過程中會計信息數據實時更新，因此準確性較強。

（三）提升會計檔案管理工作效率

財務共享模式會計檔案管理不僅擁有電子會計檔案，同時還擁有紙質會計檔案。在共享平臺中，相關人員將數據信息上傳后能夠有效減少紙質檔案，擴大電子檔案儲存空間。另外，還可以根據企業實際需求，對會計檔案進行預測，之后通過進一步處理、加工，大大縮短會計報表編制時間，從而有效節省人力、物力以及時間，提升效率。

三、財務共享模式下會計檔案管理策略

（一）統一會計檔案處理平臺

隨著社會的不斷發展與進步，企業在財務共享模式下創建統一的會計檔案處理平臺，能夠很大程度提升會計檔案管理工作質量。因此，在平臺創建過程中應當根據企業會計檔案管理相關規定，在信息化環境下需要對數據進行電子化處理形成電子化檔案，隨后進行歸檔，針對該工作內容制定相應的標準與規范，在具體的實施過程中需要為工作人員調配相應專業工作者加以指導，保證會計檔案處理平臺運行。另外，財務共享模式實施后，會計檔案管理硬件設施將會有一定程度上升，進而會計檔案信息化水平將會隨之提升，最終提升企業各項工作網絡性能以及工作效率。

（二）完善會計檔案管理制度

在企業財務共享模式不斷落實的影響下，會計檔案管理工作首先應當完善相應的會計檔案歸檔制度。第一，相關財務數據并未打印成為書面形式之前，相關人員應當對其妥善保管，并對副本進行留檔處理；第二，合理建設會計電算化檔案管理存儲制度，在國家檔案局相關標準下，對會計檔案數據進行備份，分開存放備用盤以及儲存盤，根據分類與順序，將現代化檔案數據儲存設備對會計電子檔案進行編號，并將時間、內容等標注清楚；第三，完善查閱手續制度，在日常管理工作中工作者想要查看會計檔案，必須由專門負責人進行簽批，并辦理相應的借閱手續；第四，會計檔案定期備份。針對會計檔案備份，做到定期處理，并創建備查登記簿，其中包括備份時間、數量以及保管形式等。

（三）重視風險控制以及安全防范

財務共享模式下會計檔案管理發生了巨大變化，紙質會計檔案以及影像資料是否一致經常會被質疑。在此情況下，相關部門應當創建相應的風險控制，起到有效防范外部風險的作用。因此，在實際工作中首先需要不斷提升在會計數據流轉過程中的數據處理治療，避免失誤，盡可能降低由于管理人員操作失誤所產生的風險，有效提升財務共享服務質量及效果。除此之外，還應當提升員工安全防范意識，重視風險控制，提高風險控制質量。

四、結語

總而言之，隨著新時代的發展與進步，財務共享模式逐漸普遍化，企業在財務共享模式下，會計檔案管理工作發生變化，逐漸電子化、集中化發展。因此，在情況下企業相關部門以及相關人員應當加強對財務共享模式的使用，不斷完善與提高財務共享模式下會計檔案管理工作質量，從而對會計檔案管理起到積極的推動作用。此外，財務共享模式下會計檔案管理工作應當根據企業實際情況，制定出符合企業內外部發展的管理制度，推動企業發展、進步。