現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理簡述

王亮 煙臺檢驗認證有限公司

當前，企業(yè)發(fā)展已步入現(xiàn)代管理階段，檔案管理將同步進行。現(xiàn)代企業(yè)制度下的檔案管理不僅具有方式和技術(shù)效率高的特點，而且使企業(yè)檔案的價值再次得到彰顯，這直接關(guān)系到企業(yè)的未來發(fā)展，是企業(yè)的核心工作。

一、現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)檔案管理發(fā)展

（一）由專一轉(zhuǎn)為多元化

對于傳統(tǒng)的檔案管理，通常使用手寫紙質(zhì)文件和打印等方法來移交，查閱和保存報告或正式文件。由于管理工作量大，對管理場所提出了更高的要求，增加了企業(yè)的經(jīng)濟負擔，消耗了大量的人力和物力。我們只能通過手動方式申請或查詢企業(yè)文件信息，這很容易導致工作繁忙檔案管理中存在錯誤，因此在檔案管理中存在遺漏。在現(xiàn)代社會中，檔案管理正在朝著各種載體的方向發(fā)展，利用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來實現(xiàn)檔案管理的系統(tǒng)化，數(shù)字化和電子化。

（二）由內(nèi)向外發(fā)展

在現(xiàn)代體制下，盡管一些大中型企業(yè)可以自行管理檔案，但小型或微型企業(yè)仍然很多，難以完善相關(guān)的檔案管理體系。因此，我們需要將管理模式從本地管理更改為內(nèi)部和外部聯(lián)合管理，并且可以自行管理機密檔案或企業(yè)的核心技術(shù)。外包檔案管理公司需要管理普通檔案，可以減輕管理人員的工作量，節(jié)省隨機成本，時間成本和人工成本，提高勞動生產(chǎn)率，促進新興產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。

二、現(xiàn)代制度下企業(yè)檔案管理的具體方法

（一）加強管理觀念

對于現(xiàn)代企業(yè)，應更加注重獲取利潤，提高企業(yè)的經(jīng)濟效益和社會效益。在某種程度上，缺乏對檔案管理的關(guān)注可能導致錯誤的惡性循環(huán)。因此，有必要總結(jié)歷史行動的軌跡，改變管理者的觀念，回顧過去的失敗經(jīng)驗和教訓，防止再次發(fā)生錯誤。可以看出，檔案管理的重要性是不言而喻的。必須確定資源居住地和信息源的重要位置，運用信息技術(shù)，打破檔案柜和檔案盒的思維限制，將大量的信息資源與光速網(wǎng)絡(luò)相結(jié)合，充分發(fā)揮價值和所含信息的作用在檔案中，為企業(yè)制定方案和計劃提供重要依據(jù)。抓住短暫的商機，以確保企業(yè)的長遠發(fā)展。

（二）提高管理人員的專業(yè)性

首先，企業(yè)要注意對相關(guān)檔案管理人員的培訓，并定期進行檔案管理基礎(chǔ)知識的培訓。對于不同級別的人員，應進行有針對性的培訓。對于老員工，有必要轉(zhuǎn)變他們傳統(tǒng)的檔案管理基礎(chǔ)知識。例如教這些老員工如何使用計算機進行信息管理。其次，對于一些年輕或新的檔案管理人員，他們應該關(guān)注檔案管理的基本理論知識，關(guān)鍵是教他們專業(yè)知識。我們可以實行“新舊結(jié)合”的方針，以師徒為主的形式進行一對一的培訓，使他們可以在最短的時間內(nèi)掌握相應的管理知識。只有這樣，企業(yè)中的所有檔案管理人員才能提高專業(yè)水平，始終滿足當前市場經(jīng)濟的需要，并在促進企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮有效作用。

（三）多元化的檔案管理

首先，在實現(xiàn)檔案管理信息化和現(xiàn)代化的基礎(chǔ)上，需要建立統(tǒng)一的管理系統(tǒng)，使檔案管理形成一個有機的整體，并確保信息技術(shù)手段的實施。根據(jù)指導原則和實踐基礎(chǔ)，可以實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換為電子文件，實時訪問有用信息，為企業(yè)決策提供參考，以提供可靠的數(shù)據(jù)支持。其次，通過數(shù)字檔案管理，可以實現(xiàn)集約化，集中化的管理模式，打破無序，煩瑣的紙質(zhì)檔案的局限性，不再受時間和地點的限制，充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)“云技術(shù)”的優(yōu)勢。使檔案管理無限深度和廣度，實現(xiàn)系統(tǒng)化和網(wǎng)絡(luò)化，此外，我們可以實時收集和組織企業(yè)生產(chǎn)信息，銷售，管理，維護，客戶服務等信息，防止丟失或損壞對紙質(zhì)檔案進行管理，實現(xiàn)檔案管理的改革和創(chuàng)新。最后，通過系統(tǒng)的檔案管理模式，它可以與企業(yè)生產(chǎn)和運營平臺相關(guān)聯(lián)，以進行集中和集成的管理。它需要建立一個內(nèi)部本地化系統(tǒng)，使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來建立相關(guān)的端口，在平臺上實現(xiàn)客戶服務和產(chǎn)品銷售，在系統(tǒng)中實時獲取該鏈接的情況，查詢每個階段的檔案并發(fā)送及時改變現(xiàn)在影響企業(yè)自身發(fā)展的因素，調(diào)整生產(chǎn)，銷售，管理方式。

（四）做好安全監(jiān)管

隨著時間的流逝，企業(yè)檔案的數(shù)量將繼續(xù)增加，這具有一定程度的復雜性和多樣性。因此，有必要對檔案進行分級管理，以防止掩埋檔案本身的價值，甚至避免出現(xiàn)錯誤和遺漏。通常，可以根據(jù)重要性的程度細分檔案管理，例如次要，不太常見，一般重要和核心。使用本地存儲管理和本地服務器備份數(shù)字檔案。由于大多數(shù)文件管理都需要網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應用，因此很容易受到病毒的入侵。因此，在開始存儲之前，必須安全地檢測電子信息數(shù)據(jù)，及時進行防病毒處理，并升級病毒庫。

此外，企業(yè)要嚴格遵守《檔案法實施辦法》，加強檔案工作的領(lǐng)導，確保檔案管理工作依法進行。同時，要加強法制觀念，配合檔案行政部門發(fā)布的規(guī)章制度，全面推進“依法管理檔案”，正確處理業(yè)務指導與行政執(zhí)法之間的關(guān)系，根據(jù)企業(yè)需要制定不同的監(jiān)督指導方法和體系，實現(xiàn)多元化管理。

三、結(jié)束語

總而言之，企業(yè)進入現(xiàn)代管理時代，檔案管理也應同步發(fā)展，需要采取有效的管理措施，發(fā)揮檔案管理的價值和作用，為企業(yè)戰(zhàn)略管理提供重要依據(jù)。根據(jù)客觀需求和自身實際，企業(yè)需要合理地匹配不同的組合方式，不僅可以簡化信息資源的使用過程，提高檔案管理的效率和速度，還可以降低管理成本，確保信息的安全。