檔案室檔案管理中計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用研究

林惜順 中共東山縣委機(jī)關(guān)綜合事務(wù)保障中心

目前，檔案室檔案管理也成為人們所探討的焦點(diǎn)，因?yàn)檫@直接關(guān)乎行業(yè)發(fā)展，而隨著科學(xué)信息技術(shù)水平的不斷提高，計(jì)算機(jī)技術(shù)也被各行各業(yè)所應(yīng)用，也被應(yīng)用在檔案管理中，且獲得了令人稱贊的成績(jī)和效果，該技術(shù)的應(yīng)用能夠提高工作人員工作質(zhì)量，也能夠避免問題的出現(xiàn)。筆者也根據(jù)自身多年工作經(jīng)驗(yàn)，針對(duì)檔案室檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，也提出一些優(yōu)化策略，希望能夠切實(shí)的將計(jì)算機(jī)技術(shù)融入在檔案管理工作中。

一、檔案室檔案管理中計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用價(jià)值

（一）有助于檔案歸檔

隨著行業(yè)發(fā)展規(guī)模的擴(kuò)大，檔案室管理人員也開始認(rèn)識(shí)到計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中的價(jià)值，它有助于檔案歸檔，具體我們從以下分析[1]。第一，由于檔案管理工作所涉及的內(nèi)容比較多，傳統(tǒng)人工管理方式不能夠提高工作質(zhì)量，所以此時(shí)可以將先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用起來。其中技術(shù)的應(yīng)用，有助于幫助檔案管理人員更好地展開檔案信息收集工作，進(jìn)而提高工作質(zhì)量和效率。第二，先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中，也能夠確保檔案數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性與完整性，進(jìn)一步為決策人員決策工作帶來數(shù)據(jù)上的支持，同時(shí)技術(shù)的應(yīng)用也能夠省去一些不必要的麻煩，如此一來，得以推動(dòng)檔案管理工作有序進(jìn)行。

（二）有助于資源共享

企業(yè)在實(shí)際檔案管理過程中，將先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于其中還有助于資源共享。本身是檔案室發(fā)展規(guī)模的擴(kuò)大，檔案管理工作量也逐漸的加大，所以為了保障資源信息得到實(shí)時(shí)共享，管理者更加需要將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于其中，同時(shí)我們也要構(gòu)建相應(yīng)的公共平臺(tái)，借助平臺(tái)，能夠?qū)崿F(xiàn)各部門之間信息以及資源實(shí)時(shí)共享的美好目標(biāo)。其次，計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中，也可以為工作人員工作提供很多便捷，管理人員只需要借助相應(yīng)的平臺(tái)，就可瀏覽到自身所需要的數(shù)據(jù)信息，進(jìn)而全面的提高檔案管理工作時(shí)效性[2]。

（三）有助于規(guī)范管理

檔案室檔案管理工作難度系數(shù)比較高，而以往在管理上往往面臨問題，所以隨著時(shí)代的快速發(fā)展，管理者也開始認(rèn)識(shí)到計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的重要性，它有助于規(guī)范化檔案管理，因?yàn)閱渭円揽坎块T人員并不能夠較好的完成，這就需要運(yùn)用技術(shù)的手段，保障管理工作處于規(guī)范化狀態(tài)。同時(shí)我們也要引導(dǎo)各級(jí)人員科學(xué)使用計(jì)算機(jī)技術(shù)，這樣才能發(fā)揮技術(shù)在檔案管理中的價(jià)值。此外，針對(duì)于檔案管理中存在問題，管理者也要予以重視，應(yīng)運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)去處理，進(jìn)而保障檔案室檔案管理工作處于規(guī)范化狀態(tài)，為行業(yè)發(fā)展奠定夯實(shí)基礎(chǔ)。

二、檔案室檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）檔案管理效率問題

相關(guān)數(shù)據(jù)表明，檔案室檔案管理效率比較低下，而致使此類問題產(chǎn)生的原因很多，其中由于管理人員不夠注重管理所引發(fā)的問題比較多，他們對(duì)檔案管理工作往往認(rèn)識(shí)不充足，對(duì)其認(rèn)識(shí)仍舊停留在表面層次，這樣就會(huì)因思想意識(shí)落后，而影響最終的檔案管理效果，難以將檔案管理工作應(yīng)有的價(jià)值發(fā)揮出來[3]。其次，部分人員在檔案管理過程中工作積極性也不高，這樣也會(huì)致使最終的管理效果差強(qiáng)人意，因?yàn)闄n案管理本身系統(tǒng)性就比較強(qiáng)，對(duì)專業(yè)人才的需求量也比較大，所以我們更加注意需要注重對(duì)檔案管理人員系統(tǒng)培訓(xùn)。但是很多企業(yè)往往忽視對(duì)檔案管理人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，這樣就會(huì)影響檔案室檔案管理工作質(zhì)量。

（二）檔案管理方式問題

由于檔案室檔案管理工作工作量比較多，我們還需要借助多元化的管理方式來提高工作質(zhì)量。然而實(shí)際上部分企業(yè)在實(shí)際檔案管理過程中，所采用的管理方法比較單一落后，這樣很難提高檔案管理水平。同時(shí)管理人員也沒有注重計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，使得整個(gè)檔案室檔案管理水平比較落后，這對(duì)于行業(yè)發(fā)展會(huì)造成諸多阻礙[4]。其次，企業(yè)并注重信息化建設(shè)，此問題這在當(dāng)前科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代背景下也較為突出，鑒于管理方式單一以及技術(shù)水平低下，導(dǎo)致檔案管理工作難度系數(shù)被加大，無形之中也會(huì)影響后續(xù)檔案管理。

三、檔案室檔案管理中計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用對(duì)策

（一）樹立正確檔案管理理念

為了保障檔案室檔案管理工作順利的展開，新形勢(shì)下我們應(yīng)將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于管理中，同時(shí)管理人員也要樹立正確的檔案管理理念，這樣才能夠有效的將檔案管理工作落實(shí)和貫徹下去。因?yàn)槿魏涡袠I(yè)發(fā)展都需要樹立先進(jìn)的管理理念，只有改變舊觀念，才能夠緊跟時(shí)代發(fā)展步伐。當(dāng)然，管理者要根據(jù)當(dāng)前自身發(fā)展需求去加強(qiáng)檔案管理，要善于借助先進(jìn)的技術(shù)手段，這不僅可以減輕工作人員工作壓力，也能夠提高工作質(zhì)量。其次，針對(duì)檔案室檔案管理中存在的問題，管理人員也要采取有效方法去克服這些問題，這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)提高管理工作質(zhì)量的目的，最重要是能夠保障管理工作處于規(guī)范化科學(xué)化狀態(tài)。最后，通過樹立正確檔案管理理念，保障現(xiàn)代行業(yè)朝著更好的方向健康可持續(xù)發(fā)展。

（二）創(chuàng)新檔案管理方式方法

再樹立正確檔案管理理念的同時(shí)，企業(yè)也要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理方式方法，因?yàn)橄嚓P(guān)數(shù)據(jù)表明，以往由于管理方式單一致使最終的檔案管理效果低下，難以滿足行業(yè)發(fā)展需求，所以為了緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，企業(yè)管理者還需要將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中，先進(jìn)技術(shù)手段的應(yīng)用可以彌補(bǔ)傳統(tǒng)管理方式上的不足，在最大限度上將檔案室檔案管理工作落實(shí)到實(shí)處。其次，管理人員也要結(jié)合實(shí)際狀況去選擇正確的方式方法來對(duì)檔案進(jìn)行管理，這樣一來，才能夠保障管理工作得以順利的展開，也能夠?yàn)樾袠I(yè)后續(xù)發(fā)展提供可靠的數(shù)據(jù)支持。本身檔案室發(fā)展規(guī)模的逐步擴(kuò)大，內(nèi)部檔案資料數(shù)量也變得越來越多，所以我們更加需要注重管理方式方法的創(chuàng)新，以此來推動(dòng)檔案管理工作有序展開，這對(duì)于行業(yè)經(jīng)濟(jì)利潤(rùn)的提高也至關(guān)重要。

（三）完善檔案管理規(guī)章制度

任何行業(yè)發(fā)展都需要規(guī)章制度的支持，倘若規(guī)章制度缺失，會(huì)致使內(nèi)部人員行為舉止存在著一些問題，同時(shí)也不利于各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的發(fā)展，所以新時(shí)期下對(duì)檔案室管理人員也提出了新的要求，日常檔案管理中應(yīng)將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于其中，也要完善相應(yīng)的管理規(guī)章制度，并引導(dǎo)各級(jí)崗位人員嚴(yán)格按照制度內(nèi)容去展開管理工作，這樣才能夠保障檔案管理工作處于一個(gè)規(guī)范化的狀態(tài)。同時(shí)我們也要將計(jì)算機(jī)技術(shù)滲透在各個(gè)管理工作中，也要積極落實(shí)計(jì)算機(jī)管理理念，這是保障檔案管理工作科學(xué)化有序化的重要內(nèi)容[5]。其次，企業(yè)也要建立完善的檔案管理系統(tǒng)，引導(dǎo)各級(jí)人員去正確使用系統(tǒng)，這樣才能夠保障內(nèi)部重要數(shù)據(jù)信息的完整性和真實(shí)性，保障后續(xù)檔案管理工作也能夠有序的展開。最重要的是要做好日常記錄工作，進(jìn)而通建立完善的管理規(guī)章制度，避免檔案信息丟失損壞等問題的產(chǎn)生。

（四）注重檔案管理人員培養(yǎng)

現(xiàn)代行業(yè)在發(fā)展速度提高的同時(shí)，管理者開始認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，特別是在當(dāng)前科學(xué)信息技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代背景下尤為重要。而以往由于內(nèi)部缺少專業(yè)人員，致使最終的檔案管理效率差強(qiáng)人意，對(duì)于其他經(jīng)濟(jì)活動(dòng)發(fā)展也會(huì)造成阻礙，所以要想促進(jìn)檔案室檔案管理工作順利展開，我們還需要注重對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)。第一，作為管理人員要以身作則，要努力提升自我、不斷豐富理論知識(shí)，這樣才能夠發(fā)揮好領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)當(dāng)發(fā)揮的作用和價(jià)值，進(jìn)一步調(diào)動(dòng)其他檔案工作人員工作熱情。必要的前提下，我們也要在內(nèi)部建立相應(yīng)的激勵(lì)懲處制度，對(duì)于表現(xiàn)良好的檔案管理人員可以給予嘉獎(jiǎng)，而嘉獎(jiǎng)的方式也要結(jié)合員工實(shí)際狀況科學(xué)給予，只有這樣才能發(fā)揮激勵(lì)懲處制度的最大化價(jià)值，保障檔案室檔案管理工作順利進(jìn)行。第二，我們也要注重對(duì)檔案管理人員職業(yè)道德品質(zhì)的培養(yǎng)，只有高素質(zhì)技能型人才，才能夠?yàn)闄n案管理工作提供新的理論知識(shí)，當(dāng)然也要提高他們的實(shí)際操作技，能要靈活使用計(jì)算機(jī)技術(shù)展開檔案管理，從而將計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案室檔案管理中的價(jià)值發(fā)揮出來。

（五）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)的構(gòu)建

現(xiàn)今階段，計(jì)算機(jī)技術(shù)被各行各業(yè)所應(yīng)用，為其經(jīng)濟(jì)活動(dòng)發(fā)展也帶來了很多便捷，同時(shí)也能夠減輕工作人員的工作壓力，因此，檔案室要想提高檔案管理工作質(zhì)量，也需要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)構(gòu)建，這就需要結(jié)合檔案管理工作實(shí)際需求，在內(nèi)部構(gòu)建一個(gè)網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)，平臺(tái)的構(gòu)建可以實(shí)現(xiàn)資源共享目的，進(jìn)而保障檔案管理工作順利有序展開。同時(shí)我們也要加強(qiáng)各部門人員之間的互動(dòng)交流，使他們能夠利用網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)去進(jìn)行溝通交流，這也是實(shí)現(xiàn)資源共享的一個(gè)重要途徑。其次，管理者也要對(duì)網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)的使用效果進(jìn)行分析，更要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理，倘若網(wǎng)絡(luò)不安全，也會(huì)造成重要數(shù)據(jù)信息被盜取或者是丟失，所以加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理非常重要。最重要的是要提高管理人員安全意識(shí)，使他們能夠正確去使用網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)，從而保障檔案數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性與可靠性，為后續(xù)檔案室管理也能夠注入生機(jī)與活力。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，如今檔案室檔案管理工作中所面臨的困境比較多，所以為了解決問題，我們應(yīng)將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于其中，而領(lǐng)導(dǎo)人員也要樹立正確檔案管理理念，同時(shí)也要?jiǎng)?chuàng)新管理方法并完善規(guī)章制度，最重要的是要注重檔案管理人員培養(yǎng)且加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)構(gòu)建，只有這樣才能將檔案管理工作切實(shí)落實(shí)下去，并借助現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)提高行業(yè)綜合管理水平。