檔案室檔案管理中計算機技術的應用研究

林惜順 中共東山縣委機關綜合事務保障中心

目前，檔案室檔案管理也成為人們所探討的焦點，因為這直接關乎行業發展，而隨著科學信息技術水平的不斷提高，計算機技術也被各行各業所應用，也被應用在檔案管理中，且獲得了令人稱贊的成績和效果，該技術的應用能夠提高工作人員工作質量，也能夠避免問題的出現。筆者也根據自身多年工作經驗，針對檔案室檔案管理現狀進行分析，也提出一些優化策略，希望能夠切實的將計算機技術融入在檔案管理工作中。

一、檔案室檔案管理中計算機技術的應用價值

（一）有助于檔案歸檔

隨著行業發展規模的擴大，檔案室管理人員也開始認識到計算機技術應用在檔案管理中的價值，它有助于檔案歸檔，具體我們從以下分析[1]。第一，由于檔案管理工作所涉及的內容比較多，傳統人工管理方式不能夠提高工作質量，所以此時可以將先進的計算機技術應用起來。其中技術的應用，有助于幫助檔案管理人員更好地展開檔案信息收集工作，進而提高工作質量和效率。第二，先進的計算機技術應用于檔案管理工作中，也能夠確保檔案數據信息的真實性與完整性，進一步為決策人員決策工作帶來數據上的支持，同時技術的應用也能夠省去一些不必要的麻煩，如此一來，得以推動檔案管理工作有序進行。

（二）有助于資源共享

企業在實際檔案管理過程中，將先進的計算機技術應用于其中還有助于資源共享。本身是檔案室發展規模的擴大，檔案管理工作量也逐漸的加大，所以為了保障資源信息得到實時共享，管理者更加需要將計算機技術應用于其中，同時我們也要構建相應的公共平臺，借助平臺，能夠實現各部門之間信息以及資源實時共享的美好目標。其次，計算機技術應用于檔案管理工作中，也可以為工作人員工作提供很多便捷，管理人員只需要借助相應的平臺，就可瀏覽到自身所需要的數據信息，進而全面的提高檔案管理工作時效性[2]。

（三）有助于規范管理

檔案室檔案管理工作難度系數比較高，而以往在管理上往往面臨問題，所以隨著時代的快速發展，管理者也開始認識到計算機技術應用的重要性，它有助于規范化檔案管理，因為單純依靠部門人員并不能夠較好的完成，這就需要運用技術的手段，保障管理工作處于規范化狀態。同時我們也要引導各級人員科學使用計算機技術，這樣才能發揮技術在檔案管理中的價值。此外，針對于檔案管理中存在問題，管理者也要予以重視，應運用計算機技術去處理，進而保障檔案室檔案管理工作處于規范化狀態，為行業發展奠定夯實基礎。

二、檔案室檔案管理現狀分析

（一）檔案管理效率問題

相關數據表明，檔案室檔案管理效率比較低下，而致使此類問題產生的原因很多，其中由于管理人員不夠注重管理所引發的問題比較多，他們對檔案管理工作往往認識不充足，對其認識仍舊停留在表面層次，這樣就會因思想意識落后，而影響最終的檔案管理效果，難以將檔案管理工作應有的價值發揮出來[3]。其次，部分人員在檔案管理過程中工作積極性也不高，這樣也會致使最終的管理效果差強人意，因為檔案管理本身系統性就比較強，對專業人才的需求量也比較大，所以我們更加注意需要注重對檔案管理人員系統培訓。但是很多企業往往忽視對檔案管理人員綜合素質的培養，這樣就會影響檔案室檔案管理工作質量。

（二）檔案管理方式問題

由于檔案室檔案管理工作工作量比較多，我們還需要借助多元化的管理方式來提高工作質量。然而實際上部分企業在實際檔案管理過程中，所采用的管理方法比較單一落后，這樣很難提高檔案管理水平。同時管理人員也沒有注重計算機技術的應用，使得整個檔案室檔案管理水平比較落后，這對于行業發展會造成諸多阻礙[4]。其次，企業并注重信息化建設，此問題這在當前科學技術飛速發展的時代背景下也較為突出，鑒于管理方式單一以及技術水平低下，導致檔案管理工作難度系數被加大，無形之中也會影響后續檔案管理。

三、檔案室檔案管理中計算機技術的應用對策

（一）樹立正確檔案管理理念

為了保障檔案室檔案管理工作順利的展開，新形勢下我們應將計算機技術應用于管理中，同時管理人員也要樹立正確的檔案管理理念，這樣才能夠有效的將檔案管理工作落實和貫徹下去。因為任何行業發展都需要樹立先進的管理理念，只有改變舊觀念，才能夠緊跟時代發展步伐。當然，管理者要根據當前自身發展需求去加強檔案管理，要善于借助先進的技術手段，這不僅可以減輕工作人員工作壓力，也能夠提高工作質量。其次，針對檔案室檔案管理中存在的問題，管理人員也要采取有效方法去克服這些問題，這樣才能夠實現提高管理工作質量的目的，最重要是能夠保障管理工作處于規范化科學化狀態。最后，通過樹立正確檔案管理理念，保障現代行業朝著更好的方向健康可持續發展。

（二）創新檔案管理方式方法

再樹立正確檔案管理理念的同時，企業也要創新檔案管理方式方法，因為相關數據表明，以往由于管理方式單一致使最終的檔案管理效果低下，難以滿足行業發展需求，所以為了緊跟時代發展步伐，企業管理者還需要將計算機技術應用于檔案管理中，先進技術手段的應用可以彌補傳統管理方式上的不足，在最大限度上將檔案室檔案管理工作落實到實處。其次，管理人員也要結合實際狀況去選擇正確的方式方法來對檔案進行管理，這樣一來，才能夠保障管理工作得以順利的展開，也能夠為行業后續發展提供可靠的數據支持。本身檔案室發展規模的逐步擴大，內部檔案資料數量也變得越來越多，所以我們更加需要注重管理方式方法的創新，以此來推動檔案管理工作有序展開，這對于行業經濟利潤的提高也至關重要。

（三）完善檔案管理規章制度

任何行業發展都需要規章制度的支持，倘若規章制度缺失，會致使內部人員行為舉止存在著一些問題，同時也不利于各項經濟活動的發展，所以新時期下對檔案室管理人員也提出了新的要求，日常檔案管理中應將計算機技術應用于其中，也要完善相應的管理規章制度，并引導各級崗位人員嚴格按照制度內容去展開管理工作，這樣才能夠保障檔案管理工作處于一個規范化的狀態。同時我們也要將計算機技術滲透在各個管理工作中，也要積極落實計算機管理理念，這是保障檔案管理工作科學化有序化的重要內容[5]。其次，企業也要建立完善的檔案管理系統，引導各級人員去正確使用系統，這樣才能夠保障內部重要數據信息的完整性和真實性，保障后續檔案管理工作也能夠有序的展開。最重要的是要做好日常記錄工作，進而通建立完善的管理規章制度，避免檔案信息丟失損壞等問題的產生。

（四）注重檔案管理人員培養

現代行業在發展速度提高的同時，管理者開始認識到檔案管理工作的重要性，特別是在當前科學信息技術飛速發展的時代背景下尤為重要。而以往由于內部缺少專業人員，致使最終的檔案管理效率差強人意，對于其他經濟活動發展也會造成阻礙，所以要想促進檔案室檔案管理工作順利展開，我們還需要注重對檔案管理人員的培養。第一，作為管理人員要以身作則，要努力提升自我、不斷豐富理論知識，這樣才能夠發揮好領導人應當發揮的作用和價值，進一步調動其他檔案工作人員工作熱情。必要的前提下，我們也要在內部建立相應的激勵懲處制度，對于表現良好的檔案管理人員可以給予嘉獎，而嘉獎的方式也要結合員工實際狀況科學給予，只有這樣才能發揮激勵懲處制度的最大化價值，保障檔案室檔案管理工作順利進行。第二，我們也要注重對檔案管理人員職業道德品質的培養，只有高素質技能型人才，才能夠為檔案管理工作提供新的理論知識，當然也要提高他們的實際操作技，能要靈活使用計算機技術展開檔案管理，從而將計算機技術在檔案室檔案管理中的價值發揮出來。

（五）加強網絡化平臺的構建

現今階段，計算機技術被各行各業所應用，為其經濟活動發展也帶來了很多便捷，同時也能夠減輕工作人員的工作壓力，因此，檔案室要想提高檔案管理工作質量，也需要加強網絡化平臺構建，這就需要結合檔案管理工作實際需求，在內部構建一個網絡化平臺，平臺的構建可以實現資源共享目的，進而保障檔案管理工作順利有序展開。同時我們也要加強各部門人員之間的互動交流，使他們能夠利用網絡化平臺去進行溝通交流，這也是實現資源共享的一個重要途徑。其次，管理者也要對網絡化平臺的使用效果進行分析，更要加強網絡安全管理，倘若網絡不安全，也會造成重要數據信息被盜取或者是丟失，所以加強網絡安全管理非常重要。最重要的是要提高管理人員安全意識，使他們能夠正確去使用網絡化平臺，從而保障檔案數據信息的真實性與可靠性，為后續檔案室管理也能夠注入生機與活力。

四、結語

綜上所述，如今檔案室檔案管理工作中所面臨的困境比較多，所以為了解決問題，我們應將計算機技術應用于其中，而領導人員也要樹立正確檔案管理理念，同時也要創新管理方法并完善規章制度，最重要的是要注重檔案管理人員培養且加強網絡化平臺構建，只有這樣才能將檔案管理工作切實落實下去，并借助現代計算機技術提高行業綜合管理水平。