事業單位改革中的文書檔案管理探索

吳 迪

（山西工程科技職業大學，山西 太原 030600）

2017年山西省政府辦公廳率先對所屬事業單位進行了總體改革，2019年，省委省政府又確定省交通運輸廳、省水利廳、省能源局為開展所屬事業單位改革的試點，2020年全面推進事業單位重塑性改革。截止2021年3月，省直事業單位機構從1205個精簡為370個，精簡69%，編制從6.7萬名減至2.7萬名，精簡近59%，省市兩級任務基本完成，縣級改革任務將于2021年6月底基本完成。

改革的總體目標是：將事業單位承擔的行政職能劃歸行政機關，行政執法職能劃轉綜合行政執法機構，主要從事生產經營活動的事業單位轉制為企業，對職能相近、規模過小的事業單位實行精簡整合、綜合設置。其中，文書檔案管理難度最大的當屬由諸多小單位精簡整合成立的新單位，其文書檔案管理存在檔案數量龐大、重復性較高、立卷歸檔不規范、管理水平參差不齊等問題。

1 文書檔案管理現狀分析

1.1 數量龐大

很多涉改單位成立時間早，按照文書檔案管理要求，納入檔案管理范圍的規范性文件、領導指示性文件、公布性文件、陳述呈請性文件、商洽性文件、證明性文件、綜合管理性文件的數量之大，成為檔案管理不容忽視的問題。在實際檔案管理過程中，因工作需要和管理實際，數量眾多的不需納入文書檔案管理的，如普發性不需本機關辦理的文件材料，任免、獎懲非本機關工作人員的文件材料，抄送件，無查考利用價值的事務性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄等，也被作為文書檔案管理起來，并且未嚴格按照檔案管理年限進行定期銷毀處理，致使文書檔案數量遠遠超出實際需求，降低了改革進程中檔案管理的效率。

1.2 重復度高

改革前的各單位職能各有分工，但也有諸多交叉，同一規劃（項目、計劃）在實施過程中形成的各階段文件，如立項評審、計劃實施、竣工驗收、績效評價等會涉及到不同的單位，每個單位都會對相關的文書進行整理歸檔，其中各相關單位在實施過程中所形成的請示、報告、合同、紀要等，都在文書檔案的整理范圍，無形中提高了文書檔案的重復性，也增加了文書檔案管理的難度。尤其是一些規范性的規定、通知，如山西省財政廳《關于公布規范、取消和停征部分行政事業性收費（政府性基金）項目的通知》、山西省人社廳《關于印發<山西省工傷職工停工留薪期管理辦法（試行）>的通知》等，因發文范圍幾乎涉及所有單位，其重復度之高也是顯而易見的。

1.3 管理水平參差不齊

因改革前單位規模大小不一，并且以小單位居多，文書工作與檔案工作往往沒有明確的區分，多半是由辦公室文書人員直接承擔，對檔案管理的重要性、嚴肅性缺乏深刻認識，對檔案管理的專業知識掌握不夠系統，檔案人員不固定，隨辦隨檔，容易造成期限不準確、無法人為排序、同一事由文件過于分散、件號隨機等問題。只有簡單的收文、發文分類，立卷歸檔不規范，查借隨意，檔案工作質量不盡如人意。辦公自動化水平不一致，檔案組卷不規范，案卷號編制不規范，檔案信息化建設缺乏統一指導。

2 新成立單位文書檔案管理探索

2.1 檔案的收集、移交

本著高效務實的原則，該部分工作以改革前的單位為基本單元，主要包括：對賬外文書，也就是未經收、發文登記的文件進行收集，重點收集對象為領導班子和部門負責人，主要包括外出開會或參加活動帶回來的文件，直接送到承辦部門的文件等，收集過程中注意文書的完整性、是否為原件等；對照案卷目錄逐條核實，是否有借閱后未及時歸還的檔案，對于未及時歸還造成的缺漏、遺失由借閱人進行書面說明；制定《××××單位文書檔案管理實施方案》，明確文書檔案的收集范圍，并明確標注各類檔案的保管期限，制作統一的文書檔案目錄模板及錄入標準，對目前的檔案文書進行梳理登記造冊，內容包括原收文單位名稱、原案卷編號、成文時間、來文單位、文號、文件標題、文件類別等，并盡量采用選擇下拉選項進行錄入；對確定不在檔案管理范圍內的文書，登記造冊后進行集中銷毀，并填寫檔案移交清單。

2.2 重復性文書的篩選

抽調各單位原檔案管理人員或文書人員，組成臨時檔案整理小組進行階段性集中辦公，由新成立單位的檔案管理負責人進行統一領導分工。以時間段為單位進行分組整理，例如建國前、1949—1990年、1991—2010年、2011—2019年，各組對接收檔案進行重復性篩查，對于重復性較大的規范類、公示類檔案，選取保存完整的原件即可；對于計劃、規劃等綜合管理類檔案，注意各單位之間因分工協作所形成檔案的先后邏輯關系，注重保持計劃實施過程的完整性；對于有領導批示的復印件，可將批示頁附于原件之后。

2.3 檔案的分類整理

首先明確檔案分類標準，可以按照時間順序進行整理，也可按照新成立單位的部門職責進行分類，為便于管理和提高使用效率，建議采用第二種，也就是按照新成立單位的職責分工進行分類整理。

涉及職能交叉的，歸入牽頭部門管理范圍，涉及所有部門的普及型文書，按照事務類型，歸入辦公室、財務部、人事部等綜合部門管理。梳理完畢的文書檔案按照時間順序和保管期限進行組卷和卷內文件排序、卷內文件編頁、填寫卷內文件目錄、裝訂案卷、編制案卷號、編制案卷目錄、編制檔案目錄、編制目錄號、編制檔號。

2.4 檔案數字化建設

申請專項預算資金，采用政府采購或政府購買服務方式，通過公開招標、競爭性談判等方式，引入有資質的第三方進行檔案數字化建設，既有利于檔案的保存，避免因年代久遠或頻繁借閱造成的檔案破損丟失等，也能夠提高檔案的使用效率，并探索與已有的辦公自動化（OA）系統對接，將文件的收發同檔案管理有機銜接，既滿足無紙化辦公要求，推動節約型機關創建，又大大減少了檔案管理人員的工作量。這里需要注意的是第三方的保密資質以及數字化建設過程中的保密管理。

3 文書檔案保管

以事業單位重塑性改革為契機，規范檔案保管工作。利用事業單位改革中騰退出來的閑置辦公用房，或在集中辦公區建設高標準檔案庫房，做好庫房的溫濕度調節、防光、防塵、防火、防蟲，制定完善檔案保管及借閱制度，配齊專業文書檔案管理人員。