新形勢下企業(yè)工程項目檔案管理工作的思考與建議

趙立霞 天津市亨益晟泰筑路材料科技有限公司

項目檔案作為反映建設工作的重要資料，貫穿于公路工程建設項目的全過程，并對工程的后期驗收階段產(chǎn)生顯著影響，尤其在公路建設工程中，檔案管理質量直接關系到工程建設的整體質量。因此，將項目檔案與工程建設同步管理作為檔案管理的首要目標，旨在提高項目檔案管理質量，促進公路工程項目檔案管理工作不斷向專業(yè)化、規(guī)范化方向發(fā)展。

一、關于工程建設項目檔案管理創(chuàng)新的重要性

基于市場經(jīng)濟的推動下，我國加大對公路工程建設項目的投資力度，工程建設項目檔案呈現(xiàn)出突出作用，為項目檔案管理提供專業(yè)服務的同時，其檔案管理模式成為當前重要課題研究，檔案管理手段能夠優(yōu)化工程資源配置，降低工程質量成本，最大化提升工程建設質量和檔案管理工作效率。通過建立信息化檔案管理系統(tǒng)，為檔案檢索查詢提供便利條件。公路建設在項目立項、審批、招投標、勘察設計、施工、竣工及行業(yè)的驗收的全過程中形成文件資料，公路工程建設項目檔案在檔案管理上不同于基建類的項目檔案，具體要根據(jù)項目建設特點制定專業(yè)、規(guī)范的項目檔案管理辦法，有效進行檔案分類、資料收集、整理、目錄編制、保管期限、竣工圖編制等，推動工程建設與檔案管理的高度融合；確保促進工程建設項目的高效開展，滿足工程建設運行和管理需求。同時，檔案管理能夠充分體現(xiàn)工程實體安全質量狀況，是消防、應急預案、應急救援的重要參考依據(jù)；在檔案內容上可作為工程合同糾紛、索賠的重要憑證，資料中記錄了工程建設的原始數(shù)據(jù)，可有效降低工程質量風險，為行政主管部門、工程管理單位嚴格履行崗位職責提供法律保障。

二、提升公路工程檔案管理基礎工作質量的措施

（一）進行檔案管理基礎工作的超前謀劃

為了保障項目檔案管理基礎工作質量，在項目建設初期由項目業(yè)主超前謀劃，落實執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》和交通運輸部工程項目檔案管理相關規(guī)定，建立工程項目檔案管理組織機構及制定相應的檔案管理制度。按照制度落實統(tǒng)一領導、分級負責，明確責任。由項目業(yè)主實施集中統(tǒng)一管理，將工程檔案納入招標合同條款來落實，有效實現(xiàn)檔案與項目建設同步收集、整理、歸檔及同步立卷，保障參建各單位歸檔及時、資料準確完整。

（二）重視公路工程檔案原始資料的收集管控。

公路工程檔案原始資料按項目各階段落實收集管控。前期主要有項目立項批文、工可、初步設計、施工圖設計及批復、招投標、合同、公函等資料：建設期主要有施工、監(jiān)理、第三方檢測、監(jiān)督和項目業(yè)主管理及征地拆遷產(chǎn)生的大量原始資料，包括質量檢查記錄、試驗檢測報告、監(jiān)督檢查資料、施工和監(jiān)理日志、征地拆遷資料和管理文件、建設相關方來往文件、會議紀要、決算、交工、竣工、圖片和視頻等有價值的資料；投入營運管理主要是大小修和改擴建生產(chǎn)資料。以上各階段必須落實原始資料管控并及時收集整理歸檔立卷，確保資料真實完整。

（三）確保檔案管理基礎工作的安全保密

提升檔案管理人員綜合素質，不定期開展保密教育，工作中落實保密工作法律和規(guī)定，明確劃分歸檔、建檔資料的保密等級，確保對列入保密的檔案嚴格保密，嚴防泄露保密檔案內容，有效保障檔案安全。對于列入保密的檔案，嚴格按保密管理制度管控查閱，應對查閱人進行監(jiān)控并登記在冊，防止檔案泄密。

（四）落實檔案管理基礎工作的軟硬件建設

要做好公路工程檔案管理基礎工作，檔案基礎設施建設必須達標，既要抓人才隊伍方面的“軟件”建設，又要抓好庫房和辦公建設等“硬件”建設。首先要打造高素質的檔案管理隊伍。此外，要加大投入，使檔案庫房達到恒溫恒濕環(huán)境，還要做到防盜、防火、防蟲、防鼠等要求。辦公設施應滿足管理和業(yè)務開展的需求，這樣就能充分調動檔案管理人員的積極性，有助于其運用信息資源和現(xiàn)代科技，最大程度地完成檔案管理基礎工作，有效服務于交通事業(yè)。

（五）提升檔案管理人員的能力和素質

目前，檔案管理人員能力偏低，素質參差不齊。由于種種原因在進行人員選拔與聘用時，對其專業(yè)技術未能提出較高的要求，選拔缺乏嚴謹性，導致從事檔案管理的人員年齡結構和專業(yè)技能均不合理，導致檔案管理基礎工作質量不高。因此，必須加強員工的培訓教育，提高檔案管理隊伍的業(yè)務意識和業(yè)務技能。

（六）強化項目檔案數(shù)字化建設，提升檔案管理水平

基于“互聯(lián)網(wǎng)+”時代發(fā)展下，現(xiàn)代化信息技術快速發(fā)展，數(shù)字化檔案管理廣泛應用，通過信息技術的運用，有效提升檔案管理的現(xiàn)代化水平，提高檔案管理質量和工作效率，從檔案錄入到歸檔全程進行智能化管理，較比傳統(tǒng)檔案管理更具實效性，便于添加檔案信息和實時查詢，通過建立檔案管理系統(tǒng)，在原有檔案基礎上，創(chuàng)建檔案信息化管理模式，推進目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)可建設，秉持簡化整理、深化著錄的原則，完善檔案數(shù)據(jù)庫建設，彌補傳統(tǒng)檔案存儲丟失的缺陷，提升工程建設項目檔案管理的科學性和規(guī)范性，在信息技術推動下，加快技術創(chuàng)新，盡快規(guī)范檔案數(shù)字化建設。

三、結束語

工程建設項目檔案是整個工程建設的見證和反映，真實記錄了工程建設全過程的原始完整信息，極具存儲價值。從它實體存在和形成過程就決定了它具有原始記錄性、信息性和知識性，還具有唯一性、同步性。因此，工程建設項目檔案的憑證和參考價值彌足珍貴，這就是檔案為何如此重要的原因。