現(xiàn)代人事檔案管理存在的問題及解決問題的對策

李婧 華電山西能源有限公司華盛燃料分公司

在當(dāng)今社會下，隨著越來越多的企業(yè)單位的擴大，人才的大量存在，這就使得在企業(yè)單位中現(xiàn)代人事檔案的管理居于重要的位置，人事檔案是一個企業(yè)單位中收集審查工作人員的主要方式，并且是一個企業(yè)單位中人才的履歷以及素養(yǎng)的直觀變現(xiàn)，還是單位再進行培養(yǎng)以及選拔人才時的主要途徑。隨著我國的日益發(fā)展，市場的競爭也是不斷地擴大，這就使得現(xiàn)代人事檔案管理在企業(yè)單位中存在的問題也是越來越明顯。

一、現(xiàn)代人事檔案管理概述

隨著我國的綜合水平的不斷提升，市場的經(jīng)濟也是不斷的擴大，這就需要企業(yè)單位大量的招聘人才，在招聘人才的同時，相關(guān)的企業(yè)單位就需要對受聘人員的信息資料進行核實比對，當(dāng)受聘成功時，企業(yè)單位還需要將受聘人員的信息資料進行整合收集，這就使得企業(yè)單位中出現(xiàn)了人事部門，人事部門主要負(fù)責(zé)的就是對內(nèi)部人員的教育經(jīng)歷以及社會關(guān)系、工作經(jīng)歷進行核實、存檔。人事檔案管理是企業(yè)內(nèi)部總體人員的信息庫，人事檔案管理人員對整體企業(yè)單位的運行起著非常重要的作用，如果管理檔案的人員沒有進行合理的管理時，那么就會形成企業(yè)中的人員與檔案信息對不上，這就影響了相關(guān)人員的信息檔案質(zhì)量[1]。

二、現(xiàn)代人事檔案管理存在的問題

（一）企業(yè)單位對人事檔案管理的輕視

在企業(yè)單位中，人事檔案管理這一部門并不會引起人們的重視，這是因為企業(yè)的人事檔案管理部門并不會給企業(yè)單位提供明顯的經(jīng)濟效益，這就會讓上級的領(lǐng)導(dǎo)所輕視，認(rèn)為這是一個可有可無的部門。這就使得人事檔案管理部門出現(xiàn)了對工作不重視的態(tài)度，在傳輸檔案時，認(rèn)為自己的工作無足輕重，會讓管理人員進行工作時出現(xiàn)錯誤，造成企業(yè)單位的損失。甚至在企業(yè)單位中，其他部門的管理人員會認(rèn)為人事檔案的管理工作過于輕松，只需要動動手指錄入信息資料，所以就會在企業(yè)單位中，各部門之間形成相互排擠，這也大大的影響了人事檔案管理人員的工作心情。

（二）人事檔案管理人員欠缺專業(yè)性

在企業(yè)招聘人事檔案管理人員時，往往會對所聘人員的工作素養(yǎng)缺乏了解，很難的保證其的工作水平以及效率。在人事檔案管理這一部門，工作看似輕松，但其實非常的考驗工作人員的嚴(yán)謹(jǐn)態(tài)度，如果在傳輸資料時出現(xiàn)一個錯誤，就會大大的影響傳輸信息時資料的正確性。所以，這就需要管理人員的整體素質(zhì)以及工作態(tài)度要有著明顯的高水平素養(yǎng)以及專業(yè)的技能。并且管理人員要在收集信息時不斷從收集、管理、保管的整個過程中不斷地認(rèn)識以及實踐，這樣才可以了解企業(yè)單位中人事檔案管理的方式，提高自身的專業(yè)素養(yǎng)，加強人事檔案的利用率。但是，在我國的企業(yè)單位看來，人事檔案管理的人員并不能很好地認(rèn)清自我，在工作中缺乏專業(yè)的素養(yǎng)，缺乏對這一崗位的認(rèn)識，并且還面臨著人事檔案管理中可能會發(fā)生的個人信息泄露的狀況，這都是因為企業(yè)單位中人事檔案管理人員欠缺專業(yè)素養(yǎng)。

（三）現(xiàn)代人事檔案的設(shè)備落后，制度不完善

因為有些企業(yè)單位對人事檔案管理部門的關(guān)注度不高，并且不提供專人進行檔案管理的工作，這就對人事檔案的管理工作是非常不利的。如果一個企業(yè)單位想要發(fā)揮完善人事檔案的管理作用，就必須要建立一批專業(yè)的人事管理人員，并且要在部門內(nèi)配置高質(zhì)量的電腦設(shè)施，這樣才能保障在工作人員進行數(shù)據(jù)傳輸時，設(shè)備避免出現(xiàn)意外。如果企業(yè)單位不重視部門設(shè)備的質(zhì)量水平，就會使得工作人員沒有辦法發(fā)揮好自身的技術(shù)作用，并且可能會阻礙整個企業(yè)單位的發(fā)展。很多人事檔案部門中，沒有明確的規(guī)定上班制度以及考核制度，這就會造成工作人員的散漫的壞習(xí)慣，更不利于工作人員的專業(yè)素養(yǎng)的提升。綜上所述，如果想要避免這些事件的發(fā)生，培養(yǎng)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)以及積極推動企業(yè)單位的發(fā)展，就要建立人事檔案管理部門中明確的規(guī)整制度，并且可以實施一些獎懲制度，以此來調(diào)動工作人員的積極性，推動企業(yè)的發(fā)展[2]。

（四）很難對人事檔案進行高效的利用

在當(dāng)前很多的企業(yè)單位中，只是僅僅關(guān)注著人事檔案的保密性。而忽略了人事檔案的利用性，人事檔案可以在企業(yè)單位中發(fā)揮良好的作用，例如，在企業(yè)單位進行人事調(diào)動的時候，就可以充分的利用檔案資料來進行人員的崗位調(diào)動，為企業(yè)單中進行人才的調(diào)動以及安排都提供了數(shù)據(jù)的支持，所以人事檔案管理部門為企業(yè)的人事資源的合理利用做出了很大的貢獻，所以，企業(yè)單位中如果對人事管理部門不充分的進行利用，就會使得其在企業(yè)中沒有存在的真正意義。

三、現(xiàn)代人事檔案管理問題的解決對策

（一）加大資金的投入，進行設(shè)備的定期更換

如果企業(yè)單位想要將人事檔案管理部門充分的利用起來，就需要對其部門進行設(shè)備的定期維修與更換，來確保工作人員在進行傳輸資料時的精確度以及操作性，先進的設(shè)備也可以減輕工作人員的勞動力，提高工作效率。

（二）招聘專業(yè)的人才，建設(shè)高效的隊伍

是否有過相關(guān)的工作經(jīng)驗，在受聘通過后，相關(guān)的企業(yè)部門也要向受聘人員開展培訓(xùn)，確保受聘人員的工作水平，并且建立科學(xué)的考核制度。適當(dāng)?shù)倪M行一些物質(zhì)的獎勵，從而激發(fā)受聘人員的學(xué)習(xí)能力，企業(yè)在進行培訓(xùn)的階段時，也要幫助受聘人員與時俱進，要熟練的操作現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，這樣才可以保證受聘人員的專業(yè)性以及工作效率。

（三）加強對人事檔案的整理

在人事檔案管理人員進行資料整理時，也要按照規(guī)定來進行資料信息的整理，并且適當(dāng)?shù)倪M行分類，比如一些離職人員的檔案要進行定期的清理，避免出現(xiàn)重名的現(xiàn)象，所以在資料整理時要嚴(yán)格進行人臉識別進行，以避免資料的清理有誤。不同的檔案類型要進行不同的放置，如果發(fā)現(xiàn)有問題，也要及時的進行核對處理。檔案管理人員也要與企業(yè)單位簽署相關(guān)的保密協(xié)議，來保障檔案的保密安全性。

四、結(jié)束語

綜上所述，為了適應(yīng)市場經(jīng)濟的發(fā)展以及時代進步的需要，就要針對著企業(yè)單位中的人事檔案管理部門進行強化，并且要結(jié)合著企業(yè)單位中工作人員的整體水平進行定期培養(yǎng)。