建筑檔案管理重要性及措施

張秋丹 重慶環(huán)美建設(shè)發(fā)展有限公司

在建筑工程建設(shè)的過程中，所產(chǎn)生的文件資料種類比較多，有的以圖表形式存在的，有的以文字形式存在，還有的以電子文件形式存在，這些資料都具有保存價值，也能夠?qū)こ陶麄€建設(shè)情況進(jìn)行充分反映，不僅影響著工程質(zhì)量控制效果，對工程后期的維護(hù)以及運(yùn)營都有著深遠(yuǎn)的影響。所以，在建筑工程管理的過程中，建筑檔案資料是一項(xiàng)重要的管理內(nèi)容，需要對該項(xiàng)工作給予高度的關(guān)注，并且，對各個階段的資料進(jìn)行收集和記錄，做好檢查工作，針對建筑企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展以及經(jīng)濟(jì)效益的獲取具有重要的意義。

一、建筑檔案管理的重要性

在我國經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展中，城市化建設(shè)進(jìn)程也不斷加快，建設(shè)的項(xiàng)目越來越多，不僅為人們生活質(zhì)量提升提供了優(yōu)質(zhì)服務(wù)，也能夠推進(jìn)社會發(fā)展進(jìn)程，所取得的經(jīng)濟(jì)效益是顯而易見的，但是，在建筑行業(yè)發(fā)展的過程中需要做好檔案管理工作。由于檔案資料管理貫穿于整個施工過程，所以需要保證建筑檔案的完整性。在項(xiàng)目前期準(zhǔn)備階段，需要對項(xiàng)目立項(xiàng)報告、計(jì)劃書可行性分析以及施工圖等等進(jìn)行管理。在項(xiàng)目中期階段，需要對相關(guān)的監(jiān)理資料以及使用資料等等進(jìn)行管理，在項(xiàng)目后期階段需要對工程驗(yàn)收資料進(jìn)行管理，這些資料都是原始的記錄，對工程建設(shè)全過程進(jìn)行了充分反映。通過分析這些資料，可以查找存在的相關(guān)問題，進(jìn)而針對性地改進(jìn)，對后續(xù)的工程維修只有有重要參考價值，一旦建筑工程出現(xiàn)相關(guān)質(zhì)量問題，也可以根據(jù)檔案資料找到具體的責(zé)任人，利用原始憑據(jù)增加說服力，可以看出建筑檔案管理工作對推進(jìn)建筑行業(yè)發(fā)展具有重要的意義[1]。

二、建筑檔案管理的措施

（一）健全建筑檔案管理制度

對于建筑工程來說，在檔案管理方面往往存在著諸多不足，有些資料未能夠及時歸檔，相關(guān)施工環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)為能夠準(zhǔn)確的記錄，這樣就影響了建筑檔案的真實(shí)性，尤其一些重要簽證、會議紀(jì)要等未能夠進(jìn)行歸檔，這樣就無法保證檔案資料的完整性，對施工質(zhì)量控制也起到了負(fù)面影響，所以，針對建筑檔案進(jìn)行管理的過程中需要針對檔案管理制度進(jìn)行完善，相關(guān)文件資料都要得到妥善地保管[2]。對于檔案管理制度進(jìn)行制定時，應(yīng)該結(jié)合相應(yīng)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)要求立足于建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)際情況，科學(xué)設(shè)置相關(guān)檔案管理部門，并且也需要對檔案管理人員提出嚴(yán)格要求，從項(xiàng)目立項(xiàng)階段就應(yīng)該進(jìn)行管理。根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況制定系統(tǒng)的檔案管理制度，采取有效的管理措施，各單位都應(yīng)該積極參與其中，不管是施工單位、設(shè)計(jì)單位、又或者是監(jiān)理單位等等，都應(yīng)該履行自身的職責(zé)義務(wù)，讓他干管理工作得到多方參與，這樣才能夠保證項(xiàng)目資料的真實(shí)性完整性，同時發(fā)揮檔案管理制度的作用。

（二）加大檔案信息化管理力度

在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)信息技術(shù)的不斷發(fā)展下，建筑工程管理工作逐漸應(yīng)用了先進(jìn)的技術(shù)手段，尤其在建筑檔案管理中逐漸應(yīng)用了信息化技術(shù)，這樣就使得檔案管理工作朝著規(guī)范化方向發(fā)展。對于建筑工程來說，由于參與的單位比較多，這就需要對檔案信息化管理平臺進(jìn)行大力建設(shè)，讓各單位能夠在管理平臺中，輸入相應(yīng)的信息資料，提升資源共享效果，不僅要對工程名稱、建筑面積、工程地點(diǎn)等等進(jìn)行管理，也需要將相關(guān)資金來源，以及相關(guān)單位的信息進(jìn)行詳細(xì)地記錄，使得檔案信息能夠得到持續(xù)性完善，在項(xiàng)目管理過程中提供可靠的參考依據(jù)，這對提升工程質(zhì)量控制效果也有著很大的幫助，進(jìn)一步提升了檔案信息化管理水平。

（三）提升檔案管理人員綜合素質(zhì)

作為建筑檔案管理人員，既要具有良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)，也需要具有一定的管理能力，這樣才能夠保證建筑檔案管理工作的全面開展。針對建筑檔案管理人員來說，需要對他們進(jìn)行全面的培訓(xùn)，樹立端正的工作態(tài)度，掌握豐富的業(yè)務(wù)知識，并且能夠靈活應(yīng)用信息技術(shù)等等。在檔案管理工作中發(fā)揮自身能動性，并且還要增加一定的高度來看待檔案管理工[3]。作為相關(guān)單位提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，使其能夠快速地找到所需要的檔案資料，在根本上提升檔案資料利用價值。除此之外，建筑單位也需要對檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其充分認(rèn)識到自己本職工作的重要性，不斷更新自身的理念以及方法，借助于信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，同時遵守相應(yīng)的法律法規(guī)，使得建筑工程檔案管理工作能夠朝著科學(xué)化方向發(fā)展。

（四）做好檔案資料的編制和管理工作

對于建筑工程進(jìn)行施工建設(shè)過程中，需要做好管理工作，針對相關(guān)檔案資料需要進(jìn)行科學(xué)編制，加大管理力度，各種文件記錄都要準(zhǔn)確，保證檔案資料具有應(yīng)用價值。相關(guān)單位以及部門都應(yīng)該明確檔案資料的編制標(biāo)準(zhǔn)，做好檔案資料整理工作。相關(guān)檔案管理人員也應(yīng)該積極學(xué)習(xí)相關(guān)知識，對檔案資料進(jìn)行科學(xué)編制。除此之外，建筑單位應(yīng)該對當(dāng)管理人員給予一定的指導(dǎo)和幫助，使其能夠在檔案管理中發(fā)揮監(jiān)督作用，提升自身管理水平，在各個施工階段都能夠科學(xué)編制檔案材料，做好各項(xiàng)檢察工作，保證各項(xiàng)資料能夠及時歸檔，做好二次檢查核對工作，以此保證建筑檔案資料的完整性、真實(shí)性，且不存在錯誤。

三、結(jié)語

綜上所述，在當(dāng)今社會中，隨著城市化進(jìn)程不斷加快，建筑檔案管理工作也受到了社會各界的高度關(guān)注。根據(jù)現(xiàn)階段實(shí)際現(xiàn)狀來看，這項(xiàng)工作還存在著一定的不足之處，這就需要充分認(rèn)識到建筑工程檔案管理工作的重要性。根據(jù)工程項(xiàng)目的實(shí)際情況采取有效的管理方法，不僅要對檔案管理制度進(jìn)行完善，也需要加快檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，針對檔案管理人員進(jìn)行大力培訓(xùn)，使其能夠提升自身的綜合素質(zhì)，在此基礎(chǔ)上，針對各種工程資料也要進(jìn)行科學(xué)的編制和管理，只有這樣，才能夠在根本上提升建筑工程檔案管理水平，確保建筑工程建設(shè)目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)。