檔案管理電子信息化及其重要性分析

黃燕 泗水縣人力資源和社會保障局

隨著計算機技術、互聯網＋以及云計算技術的迅猛發展，推動大數據走向一個新的紀元。而信息化技術也以迅雷不及掩耳之勢為各行各業所利用。信息化可以快速高效地對多種數據模型進行分析。如果將信息化技術引用到人事檔案管理中，將會大大提高人事檔案管理的效率和速度，為廣大民眾帶來更為便利的服務。

一、電子信息檔案管理的現狀

（一）電子信息檔案管理工作人員素質參差不齊

雖然我們已經進入數據大時代，在某些方面享受到信息化帶給我們的福利。但是，在電子信息檔案管理工作中，一些工作人員的電子信息管理的業務水平尚未達到要求，缺少從事此項工作擁有專業技能的專職人員。這就導致一些理論知識落后、技術不過關的工作人員無法勝任電子信息管理的工作。而這些工作人員年齡普遍偏大，即使從現在開始學習，也會因為年紀、學歷、精力等原因學習效率低，學習效果差。這很難適應電子信息檔案管理工作升級與創新的要求。這些管理人員無法利用信息化手段對信息化進行處理，也無法做好電子信息檔案管理工作，不符合時代的要求。

（二）電子信息檔案管理技術以及設施比較落后

信息化是科學技術迅猛發展的產物，是近幾年剛剛興起的。但是，我國企事業單位的檔案管理已經用傳統的方法發展了幾十年，所以傳統的檔案管理技術基礎和配套設施都比較落后，無法適應電子信息檔案管理的發展。檔案雖然很重要，但是我國的一些企事業單位在這方面并沒有足夠的認識。有些企事業單位雖然有專門的電子信息檔案管理的部門和工作人員，但形同虛設，并沒有發揮真正的價值。因為不夠重視，所以對電子信息檔案管理資金和技術的投入非常有限。有的企事業單位壓根就沒有電子信息檔案管理的部門。由此可見，電子信息檔案管理的設備和技術沒有與信息化協同發展。若要從根本上改變此問題，首先，需要培養電子信息檔案管理專門技術人員，實現專人專職的目標。其次，企事業單位需加大資金和技術投入，購買先進的設備，并聘請相關的專家教授本單位專職人員相關理論和實踐技術知識。最后，保障好這些工作人員的工資收入，以免出現人才流失的情況。

（三）缺少健全的人事檔案管理制度

人管人或人管事，并不能長久，還會引起諸多禍端。所以，若想促進信息化時代下，電子信息檔案管理工作的開展，必須給其以制度方面的保障。規范和完善檔案收集、檔案整理、檔案存儲程序，使工作人員在工作時明確下一步具體該做什么怎么做，增強工作人員工作的目標感、方向感。避免因為程序不清造成的檔案丟失、檔案分類不清、存儲不全等問題。任何制度，缺少評估，都不利于該事項向好發展。電子信息檔案管理工作就缺少評估，導致工作混亂。工作人員只知道按照要求做了工作，但是做得怎么樣，好不好，有沒有需要補充的，補充哪些內容……這就容易導致工作混亂，檔案的真正效能也無法合理有效地發揮。

二、檔案管理中應用電子信息技術的相關方法

（一）全面收集電子檔案方面

電子信息技術應用在檔案管理工作時，可以通過全面收集電子檔案、合理設置電子檔案存儲平臺及創建相應的辦公自動化模塊等方式，將檔案收集工作合理延伸到存儲系統設計環節，有利于給電子檔案管理工作提供保障和基礎。在開展電子檔案管理工作時，工作人員可以通過歸檔工作原則，根據保管期限和檔案內容做好分類存盤工作，并將歸檔電子文件作出合理說明，存盤后，檔案管理人員可以根據數據庫的結構和規范做好電子檔案目錄，有利于之后方便查找相關資料。

（二）使用管理電子檔案方面

通過分析和調查可以了解到，當前在使用電子檔案時，具體內容主要包含了直接使用、網絡傳輸以及拷貝等相關工作。其中，對于保護檔案資料和信息安全性而言，管理人員應做好完善的信息安全保密工作，尤其是針對涉及的機密檔案，應進行加密處理或提供只能閱讀但不可修改的查閱方式。同時，當前在開展檔案管理時紙質檔案仍然占據非常重要位置，因此在應用電子檔案過程中，需要整合電子檔案和紙質檔案，做好和紙質檔案的配套管理工作，并合理運用雙套歸檔形式。如，在紙質檔案中需要說明電子文件的相關編號、存放地址等內容，對于電子檔案應標注紙質檔案具體編號，應確保紙質檔案和電子檔案信息的一致性。

（三）加強保護電子檔案方面

目前，電子檔案主要通過采用電子檔案刻錄成光碟或者通過U 盤形式進行存放等方式，而光碟或者U 盤也有其相應的缺點，如光碟移動不當很容易劃傷，U 盤數據容易損壞丟失，且U 盤要經常插拔，接觸靜電的機會很大，存儲芯片很容易瞬間被強電壓破壞，造成數據無法恢復，同時二者在潮濕的環境下容易被損壞。為此，工作人員應注意確保光碟或者U 盤存放環境的可靠性，尤其應加強分析環境的濕度和溫度，防止對U 盤和光碟造成不同程度上的影響。

三、結束語

綜上所述，隨著我國科學技術水平的逐漸提高，人們在進行檔案管理時合理運用電子技術，能夠有效改善檔案管理工作中存在的不足情況，并使檔案管理工作更具規范化、科學化以及高效化等特征。然而，調研發現，我們在運用電子信息技術進行檔案管理工作時還有很多不足之處，因此管理人員需要針對當前檔案管理工作的實際情況，制定完善的解決措施，以逐漸提高檔案管理工作質量，并最終借助檔案管理電子化推動我國各個行業的快速發展。