機關事業單位人事檔案管理問題和應對措施

全璟 湖北省武漢市江夏區衛生健康局信息中心

人事檔案是人事管理活動的重要組成部分，記錄了個人在各個方面的信息，是人才履歷和品格的直觀體現，也是單位培養選擇人才的重要依據。隨著信息化建設的發展，目前機關事業單位檔案管理中存在的問題也逐步顯現。本文對存在的問題進行分析，并提出相應的解決措施。

一、人事檔案管理工作對機關事業單位的意義

人事檔案管理工作在機關事業單位的發展中起著至關重要的作用。首先，機關事業單位重視人事檔案管理工作，人事檔案管理可以幫助機關事業單位及時掌握單位員工的基本信息，有了人才的支持，機關事業單位各項工作才能高效開展，只有更好地掌握人員信息，充分了解內部人員的情況，才能充分發揮人才的價值。其次，機關事業單位的人事檔案管理，滿足了社會人才流通的需求，是各個單位進行人才選聘的重要依據。再次，人事檔案的管理工作有利于推動人力資源改革的深化。從目前來看，部分機關事業單位在人事檔案管理工作上出現了一些問題，比如：機關事業單位領導對人事檔案管理工作的重視度不高、人事檔案管理部門缺少相應的配置、人事檔案管理方式落后等，需要機關事業單位對這些問題進行優化，提升人力資源的工作水平，使機關事業單位人才隊伍建設穩步發展。

二、機關事業單位人事檔案管理的不足

（一）對人事檔案管理有一定的忽視

人事檔案管理對于機關事業單位來講，不僅是工作組成部分還是維護其人才的關鍵方式。因此，要一直強化人事檔案的整個管理力度，才可以符合單位未來發展的方向和目標。然而，目前有個別單位忽視人事檔案管理，將發展的目光和重點放在了業務上，沒有重視認識檔案管理對其產生的積極影響，這就對其發展產生一定程度的阻礙作用。同時，一些單位的主要領導自身對人事檔案管理的整體了解甚少，只是知道其管理工作的大概情況，對于實質性的具體內容缺少全面認知，所以造成其管理工作效率低下，工作人員的態度不端正，選人用人效果不佳。

（二）人事檔案的管理不夠專業

人事檔案的管理看起來十分輕松，實際上是十分單調乏味同時專業性、保密性很強的工作。因此，需要管理人員具備專業的素養與熟練的專業技能，在人事檔案的收集、整理、保管以及使用的過程中，不斷認識以及實踐，進而充分了解全部人事檔案工作的相關知識，提升人事檔案的質量和使用率。但是如今的現狀是有些單位對工作專業度的要求并不太高，很多從事這一工作的人員并未掌握相應的技能；有些單位人事檔案管理員往往身兼多職，導致檔案管理者的工作超負荷，不能集中精力在這一工作中，不能形成很高的專業素養。

三、解決機關事業單位人事檔案管理存在問題的對策

（一）提升機關事業單位人事檔案管理工作地位

在機關事業單位改革背景下，人事檔案管理工作的重要性日漸凸顯，機關事業單位領導應提升對干部人事檔案管理工作重要性的認識，將其放到應有的地位。應結合機關事業單位改革的發展趨勢，重新定位機關事業單位人事檔案管理目標，優化管理方法與成效。與此同時，應為干部人事檔案管理提供制度、資金、技術設備、專業人才等方面的支持，使這項工作擁有較為完善的基礎保障。還應將事業干部人事檔案管理工作與本單位改革目標、主要職能業務的發展、人力資源管理措施等相結合，促進干部人事檔案管理價值的有效遞增。

（二）推行管理工作的信息化數據庫

應該大力推行信息化建設，努力將人事檔案管理工作實現信息化，在配備計算機等信息化設備的前提下，加大對操作人員計算機技能的培訓，盡量防止使用手工操作的手段進行管理，讓管理者可以及時掌握最新設備的使用技能，從而提高認識檔案管控的水平和工作效率。信息數據必須規范，若沒有統一的格式及標準，便不能實現地區、專業系統及國家的人力資源信息共享的目的，在數據信息設置中可以增設一條有關單位、部門特征的項目。信息分類數據庫設立的內容通常有身份證號、姓名、性別、工作單位、現住址、聯系電話、畢業學校、時間、專業、學歷等信息。這是人事檔案管理的基礎，是人事檔案信息化管理的核心，可以集中組織、管理人員所需的所有基礎數據，不但可以重復使用，提升利用率，還能消除重復數據收集存儲，使結構合理、功能齊全，能夠共享人才信息資源庫，可時刻為組織、人事的業務管理者提供多種功能、深層次的信息服務。

（三）對管理制度予以進一步優化

在機關事業單位進行相應的檔案管理過程中，需要進一步對人事檔案管理制度進行有效的優化，傳統的檔案管理制度往往在具體的應用過程中已經無法與創新時代的發展特征相符合。因此，相應的機關事業單位需要充分對當前單位自身的發展特性以及單位人力資源自身所擁有的特點進行詳細的探究，并以此對相應的管理制度進行有效的制定，使整體管理制度能夠深入人事檔案管理的諸多角度，使相應的檔案管理工作得以有效細化。由此，使檔案管理在發展過程中所擁有的管理制度得以進一步健全。此外，在建立優質的檔案管理制度時，需要進一步對整體檔案管理的考核激勵機制予以有效確立，進而以考核與激勵的手段促進檔案管理人員端正工作態度，并且將相應的檔案管理責任落實到人，使機關事業單位檔案管理的綜合效率得以大幅度提升。

四、結束語

綜上所述，機關事業單位應提高對人事檔案管理工作的重視程度，采取先進的管理措施和手段，對檔案管理工作加以改善并健全，讓人事檔案管理工作彰顯出本來的價值，推動機關事業單位的長足進步。