實驗室計量標準檔案信息化管理探究

何小紅 南漳縣公共檢驗檢測中心

實現(xiàn)計量標準檔案信息化就是在原有檔案信息的基礎(chǔ)之上，對檔案的信息內(nèi)容存在的形式加以更改，使實驗室相關(guān)檔案融于社會、經(jīng)濟、大眾，趨向于社會化發(fā)展，推動資源在一定程度上的共享。這樣的管理方式需要有與時俱進的思想意識，還必須要結(jié)合先進的信息化技術(shù)應(yīng)用手段。

一、實驗室計量標準檔案信息化管理的意義

（一）保證工作質(zhì)量

在實驗的過程中，由于各個儀器會有眾多的有用信息和數(shù)據(jù)，使得信息的保存和管理工作尤其重要。數(shù)據(jù)處理得當，才能確保實驗可以正確開展，從而保證實驗的質(zhì)量。通過檔案的信息化管理，做好實驗過程的記錄工作，對相關(guān)數(shù)據(jù)進行分析和歸納整理是科研工作的關(guān)鍵關(guān)節(jié)。

（二）提高工作效率

在實際工作中，各方面內(nèi)容的文件采用的是紙質(zhì)和電子存儲兩種方式相結(jié)合，但在查找和使用時，極其不便，嚴重影響工作效率。實驗室的工作人員不僅要具備專業(yè)化水平，還要有耐心和細心，才能應(yīng)對實驗室內(nèi)各種各樣的復(fù)雜任務(wù)。利用信息化手段，可以數(shù)據(jù)處理更具有條理[1]。工作人員在查找資料時能節(jié)省時間，并及時發(fā)現(xiàn)存在的問題，同時也能保證用戶在需要的時候，能迅速掌握自己想了解的信息。另外，對于一些大機構(gòu)而言，由于信息量太多，在保存和歸納上很難做到條理性，而信息化手段則可以保證檔案管理的有效性。

（三）是保障檢校工作的關(guān)鍵

信息化手段可以在管理系統(tǒng)中設(shè)置提醒功能和預(yù)警機制，并且可以真實的反映計量標準所涉及的詳細記錄，包括設(shè)備和文件、數(shù)據(jù)以及工作人員等，檢校人員在日常的管理中，通過預(yù)警機制和數(shù)據(jù)信息記錄，及時發(fā)現(xiàn)問題，并結(jié)合實際情況調(diào)整工作方式，減少錯誤發(fā)生的概率，確保工作結(jié)果的客觀、可靠性。

二、實驗室計量標準檔案信息化管理中存在的問題

（一）專業(yè)化管理人才的匱乏

盡管檔案管理在實驗室的管理當中十分重要，然而，在現(xiàn)實中，由于各方面條件存在局限性，導致目前的檔案管理員的專業(yè)化水平參差不齊。一些檔案管理員并不是專職人員，而是身兼數(shù)職，有些管理員可能是實驗室的財務(wù)管理人員，又甚或是由實驗室物品管理人員來擔任這份工作。人才的后備力量跟不上，會導致檔案管理方面存在各種問題。

（二）思想意識不足

在日常的檔案管理工作中，工作人員往往更加重視按時完成設(shè)備檢校和正確的出具報告或證書，而忽視對相關(guān)資料的收集和整理歸檔。其實，重要資料的分類整理歸檔是一份復(fù)雜的任務(wù)，事關(guān)計量標準檔案資料的完整性，如果工作人員的日常管理中缺乏正確認識，會導致資料的缺失，給查找信息增添了麻煩，也不利于及時更新信息[2]。

三、計量標準檔案信息化管理的相關(guān)舉措

為了解決以上問題中，需要采取以下措施：

（一）培養(yǎng)綜合型優(yōu)秀人才

計量標準檔案信息化管理工作有其特殊性，專業(yè)性理論知識強，工作內(nèi)容涉及面廣泛，是一份綜合性管理工作。因此，工作人員不僅要掌握一定的計量方面的專業(yè)知識，同時還要能夠具備現(xiàn)代化信息技術(shù)的實操能力，能夠熟練使用計算機應(yīng)用和先進的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。唯有如此，才能夠使用檔案信息化管理的實施。很多實驗室機構(gòu)應(yīng)該跳出過去的管理方法，讓兼職人員去管理檔案是不可取的，必須要選聘專職人員，定期通過座談會和專家網(wǎng)課等方式豐富和更新人才的理論知識，組織培訓，提升專業(yè)能力，讓工作人員在不斷學習中，充分認識到工作內(nèi)容的特殊性，提高責任意識和使命感[3]。在掌握了專業(yè)知識的基礎(chǔ)之后，各大機構(gòu)還要注重培養(yǎng)人員對信息化手段的敏感性，引導員工將人工管理和信息化手段管理結(jié)合起來，提高管理工作的整體水平。

（二）提高重視，建立完整的信息化管理模式

在信息化社會，如果實驗室的檔案管理一直停留在過去傳統(tǒng)的管理模式中，勢必檔案管理不能及時有效發(fā)揮最大價值，所以，管理者要跟上時代，轉(zhuǎn)化思維方式。計量標準檔案包括表格類和證書類。前者是由專門的人員進行記錄，記錄的內(nèi)容有考核和項目審核等方面的內(nèi)容。后者則是實驗室計量認證、檢校以及設(shè)備等方面的證書。除此之外，還有質(zhì)量手冊和實驗室相關(guān)政策要求等等方面內(nèi)容。由此可見，計量標準檔案的管理內(nèi)容十分復(fù)雜和龐大，建立完整的檔案管理體系是有必要的。管理者在建立完整的管理體系之前，要多參考和借鑒其他機構(gòu)的成功做法，并立足自身實際情況，制定符合自己的方法，讓信息化手段發(fā)揮應(yīng)有的作用。

（三）做好分類工作，保證有序性

一套完整的管理體系，理應(yīng)包含檔案的分類管理。實驗室檔案管理的工作人員在做分類工作時，應(yīng)善于列清單，將所有的檔案都分門別類，這種分類管理的模式，能夠為后續(xù)的查閱和更新管理做好鋪墊，減少工作的重復(fù)性。將各個板塊的數(shù)據(jù)輸入計算機系統(tǒng)中進行存儲，根據(jù)相關(guān)權(quán)限進行使用和整理，能夠保證檔案在時間上和類別上更有連續(xù)性，資料的完整度也能保持。例如，可以對不同類別的檔案做好編號，劃好文件放置區(qū)域，并使用表格法，使得劃分更加清晰和明確。總而言之，計量檔案信息化管理工作需要精益求精，一點點小小的失誤和懈怠都容易增加工作量，甚至發(fā)生嚴重錯誤，所以管理者在工作中一定要做好每一個流程的有序管理。

四、結(jié)束語

總之，實驗室檔案要想實現(xiàn)信息化管理，需要逐步完善各項管理機制，讓信息化和人工管理兩種方式在實際工作中相得益彰，還需提高工作人員總體水平，大力引進和培養(yǎng)復(fù)合型的高素質(zhì)人才，提高管理工作效率。實踐證明，信息化手段有效提高了實驗室檔案的管理水平，將所有工作信息連接成一個有機整體，使檔案管理工作日益完善，提升規(guī)范化和系統(tǒng)化，使計量標準檔案在計量檢定和檢校工作中發(fā)揮著積極作用。