醫(yī)院工程基建檔案收集歸檔中的問題及對策探討

陳玲 湛江中心人民醫(yī)院

醫(yī)院基礎建設工程的主要目的在于，完善基礎設施建設，提升硬件設備水平，滿足人們基本的醫(yī)療需求。在新醫(yī)改背景下，近些年國家和政府都在醫(yī)院發(fā)展上加大了資金投入力度，推動著我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。在各項工程開展過程中，涉及很多信息資料，門類復雜，涉及范圍廣泛，如果沒有對其進行良好整理，則難以為醫(yī)院后續(xù)發(fā)展提供穩(wěn)定保障。因此，對醫(yī)院工程基建檔案進行分析具有重要意義。

一、醫(yī)院工程基建檔案的特點

首先，形成周期長。當前我國建設事業(yè)發(fā)展迅速，建筑高度、規(guī)模、精細化管理水平要求不斷提升，在醫(yī)院基礎工程建設中，施工周期較長，因此檔案形成也需要花費大量時間。其次，載體形式多樣。通常來說醫(yī)院工程基礎檔案的載體十分豐富，不僅包括相應的設計圖紙，還有照片、音頻、視頻等，而由于載體的不同，在收集和歸檔上也有一定差異。最后，醫(yī)院工程基建檔案的數量大，這也是基建工程施工周期長的特點決定的，且當前各種先進設備、材料、技術都被廣泛應用到醫(yī)院的基礎建設中，參與建設的主體也越來越多樣化，這也增加了檔案收集、歸檔的難度。

二、醫(yī)院工程基建檔案管理存在的問題

首先，思想意識不夠先進，是很多施工單位、檔案人員都普遍存在的問題，重工程、輕檔案的現象較為嚴重，檔案管理工作沒有落到實處。其次，施工單位人手緊張，在遞交材料時不夠及時，難以為后續(xù)各項工作的順利開展提供必要保障，而且在巨大的工作壓力面前，如果檔案收集、歸檔工作難以滿足需求，則無法為醫(yī)院工程基建的順利開展提供保障。第三，專業(yè)化的檔案人才缺乏，部分醫(yī)院基建都是由非專業(yè)人才擔任，沒有經歷系統(tǒng)的學習，不管是在思想上還是能力方面都有所欠缺，對自身工作的認識不夠充分，增加了醫(yī)院工程基建檔案收集和歸檔的難度。最后，信息化技術應用不足。當前我國科學技術發(fā)展十分迅速，信息技術為很多行業(yè)和領域都指明了新的發(fā)展方向，能夠大大提升工作效率。在醫(yī)院工程基建檔案收集歸檔中，部分醫(yī)院沒有完善的基礎設施建設，在信息化建設方面的投入力度不夠，不管是資金還是人員投入都存在著嚴重不足，大大降低了工作效率，難以為醫(yī)院發(fā)展提供保障。

三、醫(yī)院工程基建檔案收集歸檔問題的解決對策

（一）提升歸檔質量

醫(yī)院領導人員要轉變思想理念，重視工程基建檔案收集、歸檔工作，提升各項工作地位，加大資金、人力資源投入力度，為其提供必要的物質保障。首先，不管是領導人員還是基層工作人員都要在崗位中不斷學習并提升自我，轉變“重基建、輕檔案”的思想理念，主動學習相應的政策，嚴格按照規(guī)章制度中的要求開展工作。其次，落實“三同步”的方針，要保證工程建設的實施環(huán)節(jié)和資料的積累同步，工程竣工驗收和材料、圖紙?zhí)峤或炇胀剑椖块_工啟動和基建檔案建設同步。最后，要貫徹落實全過程基建檔案管理原則，切實做到事前、事中、事后管理，提升管理水平。

（二）加強業(yè)務培訓

部分人員專業(yè)能力不強、綜合素質低下是醫(yī)院工程基建檔案收集歸檔工作難以順利開展的主要原因，為了提升工作效率，醫(yī)院要定期對有關人員進行教育培訓，要根據國家檔案局、國家計委出臺的相關政策，提升培訓的針對性。要從專業(yè)能力、思想意識、職業(yè)態(tài)度等多個方面完成轉變，檔案人員要具備能夠從工程各階段收集數據信息的能力，并對其進行整理、歸納和分析。

（三）嚴格把控竣工資料驗收關卡

在醫(yī)院竣工驗收前期，要對照檔案管理的辦法和要求，對竣工資料進行全面審查，如果存在著字跡模糊、書寫不規(guī)范、資料不齊全等任何問題，都要及時向上級部門進行反饋；要避免對關鍵檔案資料進行隨意涂畫和修改，一旦出現問題，要及時找到相關單位進行追責。在驗收工作完成后，要由專門的管理部門對其進行確認簽字，保證工程驗收各個階段的檔案資料沒有問題。

（四）應用信息化管理模式

當前我國科學技術發(fā)展迅速，先進技術在很多行業(yè)和領域都得到了廣泛應用，并取得了不錯成效，醫(yī)院基建檔案包含的內容廣泛，十分復雜，將信息化技術應用其中，可以大大提升檔案收集和歸檔水平，減輕檔案人員工作負擔。醫(yī)院要加大資金投入力度，完善基礎設施建設，配備專業(yè)化的計算機，將傳統(tǒng)紙質檔案掃描錄入后，儲存到電子系統(tǒng)中進行管理。這樣一來能夠按照歸檔時間、文件名稱等，對其進行分類和儲存，可以有效提升工作效率，也便于各部門之間進行查閱，提升了工程基建檔案利用率。

（五）完善管理制度體系

完善的規(guī)章制度能夠對各項行為進行約束，從而合理規(guī)范檔案管理行為，保證工程基建檔案的科學合理。首先，對檔案收集、歸檔的責任管理，貫徹落實責任制度，加強施工方、監(jiān)理方、建設方等各部門之間的聯系，確保能夠統(tǒng)一協調開展工作。其次，落實動態(tài)化跟蹤管理制度體系，由于工程基建檔案涉及的部門和檔案種類多，很容易造成遺漏，可以定期開展工作例會，加強在工作上的交流和聯系，要能夠及時發(fā)現工作中存在的問題和漏洞，遵循精細化管理原則，為剛踏入崗位的員工提供學習機會。

四、結語

總而言之，醫(yī)院工程基建檔案形成周期長、種類多樣，涵蓋的內容十分廣泛，不管是在收集還是歸檔中，都需要嚴格注意。在信息化時代背景下，要轉變思想理念，應用現代化管理手段，制定針對性的管理對策，提升醫(yī)院檔案管理水平，為醫(yī)院穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造良好條件。