企業合同管理中的風險因素及其控制措施分析

次玉濤 中國人民大學 河北太平洋世紀律師事務所

一、合同管理

（一）概述

合同是開展經濟行為期間，具有法律效力的主要文件之一，也是引起糾紛的主要來源之一。企業之間的任何經濟活動都要以合同的形式來實現，企業的成敗，發展的速度，規模的程度，一部分因素取決于合同簽訂的質量。所以，合同管理是企業經營管理的重要制度之一。合同管理是指企業存續期間，為實現合同的既定目的，可以依據現行合同法等相關法律實施合同的變更、轉讓和終止的綜合表述，其中的部分為管理的內容，如訂立、變更、終止等，其余為管理的手段，即審查、監督以及控制。基于有關部門及機制，利用專業人才強化對經營項目涉及的合同全過程加以管控，并完成資料歸檔。使得合同具有合法性，且相關當事人可完成合同指出的內容，實現降低風險因素帶來的影響，下調經營資本投入以及強化競爭水平，切實達到經營階段的資源最優配置，實現效益的最大化。

（二）地位

在經濟飛速發展的當今社會，隨著外部環境的不斷變化，機遇與挑戰并存，利益與風險同在，企業迎來了更大的發展機遇，也同時面臨著難以控制的風險，如何戰勝挑戰、解決危機，減少企業運營的成本，提高企業的核心競爭力，并且實現企業利益最大化？建立一個完善的合同管理體系，才是必不可少的一個重要的機制。企業與外部之間構建聯系是借助合同的方式，同時也可以體現在組織內部的聯系。而企業內部的各組成元素涉及人與物兩類。企業管理是依據某種秩序，將內部各要素整合起來，并不斷調整，以形成最佳組合。只有正確處理內部管理的全部項目，運營活動才能按照預期的想法進行，獲取良好的效益。企業簽訂合同是為實現某些行為，滿足預期的經濟目的。而合同履行期間，便為組織內部的各要素相互協調合作的過程。企業若想保證該過程有序進行，便應開展多項管理活動。為保證合同內容能夠有效落實，需要借助于組織內部各個管理要素的有效配合。并且利用合同進行期間開展管理活動，還可提高既定目標實現的概率。

二、企業合同管理中存在的風險因素

企業合同管理的風險一般可以分為外部管理風險和內部管理風險。企業合同外部管理風險實際上就是企業在經營的過程中，受國家政策變動和社會環境變化影響不得不面對的一些經濟波動和管理要求變更。企業內部的合同管理風險就是建立在企業運行基礎之上的，例如技術風險、運行風險、決策風險等。其中合同風險又可以在實踐中被分為三類：第一，客戶風險。在企業開展相關工作前，應圍繞工作內容和工作順序展開協商，協商的有效性對合同的后續履行及相關工作有很大的影響。在此過程中，企業的相關管理人員需要做好協商溝通工作，規避合同簽訂風險。對于部分存在信譽問題的客戶可以適當做出“不合作”的決策。第二，決策風險。決策風險也是企業在運行過程中不可以避免的風險類型，受技術手段等因素影響。簡單來說，在合同決策的過程中，由于技術的使用、產品的供應中存在的部分問題，導致企業決策的風險程度增大。第三，企業運行的過程風險。企業在執行合同的過程中，可能會受到可流動資金的限制，或外部環境不可抗力的影響。如由于外部因素所導致的企業合同執行出現問題，企業利潤下降，制約后續其他工作的落實。

三、企業合同管理中的風險控制措施

（一）提高協商工作有效性

降低合同管理風險涉及合同管理的方方面面。一是降低了合同管理的風險，需要在簽訂合同前認真討論。在合同簽訂的過程中，先由一方進行合同的起草，再由雙方派遣負責人就合同細節展開商討。這一模式可以在極大程度上減少由雙方共同撰寫合作產生的巨大分歧，提高協商效率，加快合同敲定進程。而這項工作也可以豐富企業管理合作的經驗，提高合同管理人員的工作效率和業務能力，為企業合同管理的改進帶來更多的幫助。另外，企業的合同管理者需要不斷提高自身的職業素質，及時發現企業合同管理中的漏洞，并及時對漏洞進行彌補，以免給企業帶來更大的負面影響。

（二）完善企業合同管理制度

傳統的企業合同管理部門往往依靠人工管理的模式，從各個部門抽調大量人員對企業合同進行監督。這種監督體系的運行浪費了企業大量的人力物力。管理者在管理過程中往往會出現細節錯誤，最終導致管理效果不佳，影響企業在合同支持下的利潤獲取，為企業合同管理埋下隱患。因此，應建立更加完善的企業合同管理制度，設置專業的管理人員組織和監督合同信息，并安排專門的管理人員監督合同管理的進度，組織進度信息，并發布在企業工作專欄，方便相關人員隨時查詢。在合同管理系統運行過程中，將大大提高合同管理的效率和質量，降低合同管理的成本。合同管理人員需要完善企業合同管理制度，優化合同管理措施，建立健全合同管理全周期制度，跟蹤合同從預算到結算階段的合同管理信息，在此系統的基礎之上，企業可以不斷地完善企業的合同管理信息庫，將企業的合同管理工作體系化、系統化，為后續的企業合同管理工作提供數據支持，為企業后續的合同管理提供數據支持。隨著企業合同管理系統的不斷完善，企業還可以利用合同管理系統對發票過程進行跟蹤，并對合同所涉及的資源使用情況進行更細致的監督，提高企業的利潤。

（三）構建科學合理的合同管理風險預警體系

全面分析表明，完善的企業合同管理制度是重要保證。比如在選擇合作單位時，要以信用為重要參照，選擇信用度高的企業進行合作。同時，在合同執行過程中，要進行實時監控和綜合考慮。為盡可能減少損失，要高度重視異常發現，結合風險評估標準快速響應，登記異常信息，判斷風險內容。同時，合同管理者要加強合同風險的化解，認真調查可能的風險因素，設計應急風險預案。隨著信息時代的進步，可以結合科學、現代化的信息管理系統進行風險調查和實時監控，提高管理效率，充分發揮工程預算的重要作用。

（四）合同風險監控體系的建立

為了降低企業合同管理的風險，還需要一個完善的風險監控體系。健全的風險監控體系包括風險信息、風險決策和風險溝通。企業需要通過仔細的信息分析，以最高的效率確定可能導致風險的因素，并在合同中明確責任人。將合同管理任務落實到每位管理人員，明確合同簽訂的關鍵信息，對關鍵環節的合同簽訂進行控制。通過對風險監控信息的分析，得出最有利于企業發展的合同簽訂條件，并根據不同的客戶情況調整具體的簽訂方式。

（五）補充流程管理體制

發現問題要及時整改，有效規避合同執行中的各種風險。每個環節都要做好風險防控工作，如果控制不到位，就會影響后續工作的順利實施。因此，做好合同管理，充分發揮其監管職能是企業工作的重點。合同管理內容包括前期的市場深入調查、合同條款制定、相關內容的真實性核對，最終簽訂、執行及后期涉及分包轉讓等相關程序。每個階段都要有專人負責，將可能存在的風險分解，具體到個人，確保各個環節按照要求完成。此外，相關的監察機構，要安排專人進行流程監管，對于具體內容實施情況要一一進行核對，發現問題及時提出并督促解決，保障合同的實施更加規范化。從實際狀況來看，目前出現的問題大多數是由于信譽度不夠引起的。對此，改變現狀的主要渠道，就是提高對相關參與者的信譽度評估力度，制定完善的評估體系。在實際執行過程中，清除一切障礙，保障現場監管順利開展。因此，在合同簽訂前要形成信用檔案，對甲乙雙方的資信都要深入調查，認真評估，做好數據留存，以供后期參考。

（六）強化職工法律意識，提升合同管理能力

加強企業全體員工的經濟合同法律意識，強化風險教育，定期舉辦各類講座、培訓，將合同法律意識融入各級人員思想中；另外加強廉政教育，強化遵守職業道德意識，杜絕違法違紀事項。對于企業生產經營過程中的常用合同，企業應制定標準的合同格式文本。重大合同最好由企業法律部門牽頭，會同合同業務部門及其他相關職能部門共同起草，必要的時候聘請法律顧問。

四、結論

綜上所述，有效的合同管理，可降低經濟損失的發生概率。為此，企業需完善企業管理制度，構建科學合理的合同管理體系，同時培養全體職工的法律常識，避免被他人利用合同條款的變相闡述，損害自身的利益，并聘請法律顧問，從制度、體系到法律，多維度的保障企業權益。